Her yıl, işverenlerin toplam ücretlerini ve kesintilerini gösteren çalışanlara bir rapor göndermeleri gerekmektedir, böylece çalışanlar gelir vergisi beyannamelerine ilişkin bilgileri ekleyebilirler. Raporlar ayrıca Sosyal Güvenlik İdaresi'ne de bildirilmelidir. Bu rapor bir W-2 formudur.
W-2 formlarını hazırlayıp çalışanlara ve Sosyal Güvenlik İdaresi'ne göndermeden önce, her şeyin yolunda gitmesini sağlamak için aşağıdaki adımları izleyin.
01 - Çalışan olarak Doğru İşçi Sınıfına Sahip Olduğunuzdan Emin Olun
Bir çalışan , bir işveren yönünde iş yapan bir işçidir. Genelde, bir kuruluş için hizmet yürüten herhangi bir kişi, organizasyonun ne yapılacağını ve nasıl yapılacağını kontrol edebiliyorsa, bir çalışantır.
Öte yandan, bağımsız bir yüklenici , başka bir kişiye ya da işletmeye hizmet veren bir birey ya da iştir. Bağımsız yüklenici ayrı bir işletme tüzel kişidir ve çalışan olarak kabul edilmez. Bağımsız yüklenicilerin bazı örnekleri danışmanlar, aracılar veya aracı kurumlardır. Bağımsız yüklenicilerin işi genellikle tesadüfi veya iş için esas değildir; örneğin, bir temizlik servisi, bordro işlemcisi veya BT servisi.
Çalışanları ya da bağımsız yükleniciler olarak işçileri sınıflandırmak hakkında daha fazla bilgi edinin ve yardım için bir iş bulma bürosuna danışın.
02 - Cari Yıla Göre Dağıtım ve Dosyalama Tarihleri Kontrol Ediliyor
W-2 işleminde iki adım vardır. İlk adım W-2 formlarını çalışanlara dağıtmaktır. İkinci adım, bu formları Sosyal Güvenlik İdaresi ile dosyalamaktır. (SSA)
SSA ile hem çalışanlara hem de dağıtım için son tarih, bir sonraki yılın 31 Ocak'tır. Bu, SSA dosyalama için vergi dolandırıcılığından kaçınmaya yardımcı olacak yeni bir son tarihtir. W-2 ve 1099 son tarihler hakkında daha fazla bilgi edinin .
Çalışanlara formlarını Ocak ayında erken verdiğinizden emin olun, böylece hataları önlemek için bunları gözden geçirmeleri için zamanları olur.
03 - Çalışan W-4 Formlarını Kontrol Edin
İşverenlerin, tüm çalışanlar için her zaman W-4 formuna sahip olmaları gerekmektedir. Form W-4, çalışanın federal gelir vergisi stopajının miktarını, medeni durumu, bağımlıları ve saklanacak ek miktarları kullanarak belirlemek için gerekli bilgileri içerir.
W-4 Formu, işe alımda tamamlanmalı ve çalışanın istediği zaman değişiklik yapması istenmelidir. Çalışanın kişisel bilgileri (medeni durum ve bağımlıların sayısı dahil) değiştiğinde veya çalışanın adresi değişirse, çalışan W-4 formunu değiştirmelidir. Çalışan, ayrıca, stopaj miktarını değiştirmek için W-4 formunu da değiştirebilir .
Her yıl, yıl sonundan önce, işverenler tüm çalışanlardan kişisel bilgilerin doğru olduğundan emin olmak için W-4 formunu incelemelerini istemelidir.
Çalışanların W-4 Formunda doğru ve güncel bilgilere sahip olmasını sağlamak, W-2 formlarını hazırlamanıza ve dağıtmanıza yardımcı olacaktır.
04 - W-2 Formları için Bordro Bilgilerini Toplayın
İlk olarak, tüm W-2 formları için şirketiniz hakkında bazı temel bilgilere ihtiyacınız olacak:
- Firmanızın işveren kimlik numarası
- İşletmenin adı, adresi ve posta kodu
- Ve şirketinizin eyalet vergi kimlik numarası
Daha sonra, her çalışan, kişisel bilgi ve bordro bilgileri hakkında bilgi toplamanız gerekecektir:
- Çalışan adı ve adresi ile sosyal güvenlik numarası veya diğer vergi numarası
- O personele ödenen tutar: toplam ücret, ipucu ve diğer tazminat
- Federal gelir vergisi tutarı kesildi
- Sosyal güvenlik ücretleri (yıl için Sosyal Güvenlik tutarı kadar)
- Yüksek gelirli çalışanlar için ek Medicare vergisi de dahil olmak üzere Medicare ücretleri ve ipuçlarını ve Medicare vergisini korumuştur.
- Ödenen çalışan ipuçları
- Bağımlı bakım yardımları ve çalışanlara vergilendirilebilecek diğer yardımlar
- Çalışanın çalıştığı her devlet için, devlet ücretleri ve verilen ücretler ve devlet gelir vergisi kesildi
- Yerel ücretler ve verilen ipuçları ve yerel gelir vergisi saklı tutulur.
05 - W-2 İşleme gözden geçirin - W-2 nasıl yaratılacak?
Şirketiniz bordro işleme konusunda yeniyse veya bordro durumunuz son zamanlarda değiştiyse, yıl sonu raporlarını çalışanlara bulma, tamamlama ve dağıtma sürecini gözden geçirmek iyi bir fikirdir. W-2 formlarını bir ofis tedarik deposundan, EBM'nizden, vergi veya muhasebe yazılımlarından veya IRS'den alabilirsiniz.
Not: W-2 formlarını IRS'den veya İnternet'teki başka bir yerden indiremezsiniz. W-2 formunun A Kopyası, belirli bir kırmızı mürekkep rengindedir ve çoğaltılamaz. Sosyal Güvenlik İdaresi ile birlikte, A'nın özel IRS formunu da Sosyal Güvenlik İdaresi'ne (bu, Şubat ayının sonunda Sosyal Güvenlik ile birlikte sakladığınız ve dosyaladığınız kopya) yazmalısınız.
W-2 formlarını hazırlamak için bazı seçenekler:
- Muhasebe yazılımı kullanma . Sadece birkaç çalışanınız varsa ve muhasebe yazılımı kullanıyorsanız, bu yazılımı kullanarak W-2 formlarını hazırlamak için bir eklenti satın alabilirsiniz.
- Vergi hazırlık yazılımı kullanma. Ortak vergi hazırlık yazılım programlarından birini, çevrimiçi veya masaüstü sürümünde kullanıyorsanız ve bu yazılımın iş sürümünü satın aldıysanız, W-2 işleminin dahil olup olmadığını kontrol edin. Shirley Elmblad, Finansal Yazılım Kılavuzu, vergi yazılımı değerlendirmeleri ile ilgili bir makale var
- Satın alınan W-2 formlarının kullanılması . Büyük ofis tedarik şirketleri, bir CD üzerinde yazılımla kullanılmak üzere önceden yazılmış W-2 formlarına sahiptir, bu da bu formlar için bilgileri manuel olarak girmenize ve yazıcınızda yazdırmanıza olanak tanır.
W-2 formlarını doldurmak ve yazdırmak için kullandığınız her hangi bir yöntem de W-3 iletim formlarına sahip olmalıdır.
06 - W-2 Formlarının Çalışanlara Nasıl Dağıtılacağına Karar Verme
W-2 formları oluşturduktan sonra, bir sonraki kararınız çalışanlara nasıl dağıtılacağıdır. W-2 formlarının çalışanlara dağıtımı için son tarihin vergi yılını takip eden yılın 31 Ocak'ında olduğunu unutmayın. Örneğin, 2016 vergi yılı W-2'lerini dağıtması gereken işverenler, 31 Ocak 2017'ye kadar dağıtmak zorunda kaldılar.
Basılı W-2 formlarını çalışanlara dağıtmak için iki seçeneğiniz vardır: bunları postayla gönderin veya çalışanlara kişisel olarak dağıtın. Eğer bir çalışan W-2 formunu şahsen alırsa, bunun yapılıp yapılmadığına dair sorulardan kaçınmak için çalışanın formun alındığına dair bir işaret vermesini isteyebilirsiniz.
07 - W-2 Formlarını Çalışanlara Göndermeden Önce Hataları Kontrol Edin
Sorunları en aza indirmek ve W-2 formlarını yeniden göndermek zorunda kalmak için, bu kontrol listesini kullanarak hatalar için W-2 formlarını kontrol edin. Yaygın W-2 hataları , yanlış yıl formunu kullanmak, bilgiyi dahil etmemek, yanlış kutuya bilgi koymak ve en yüksek düzeyde Sosyal Güvenlik stopajını durduramaz.
08 - Yinelenen W-2 Formları için çalışan taleplerinin ele alınması
Çalışanlar genellikle W-2 formlarını yanlış sıralar ya da kaybeder ve W-2 Formlarının bir kopyasını isteyen bordro departmanınıza gelebilirler. W-2 formlarını dağıtmadan önce, aşağıdaki istekleri nasıl ele alacağınızı düşünün:
- Formları dahili olarak yazdırdıysanız, W-2 formunu yeniden yazdırabilir ve çalışanınıza verebilirsiniz.
- Form, bir dış maaş bordrosu servisi tarafından hazırlandıysa, formu yeniden basma ve postalama ücreti karşılığında sizden ücret alabilirler. Çalışanları bir ilk kopya formu veya bir yıl içinde ikinci bir kopya için ücretlendirmek isteyebilirsiniz (bu olur!).
Kararınız ne olursa olsun, yinelenen formlarla ilgili politikanızı çalışanlara iletmek iyi bir fikirdir. Yinelenen formlar için ücret ödemek aşırı görünebilir, ancak uğraşmanız gereken kayıp formların sayısını azaltabilir.
09 - Sosyal Güvenlik İdaresi ile W-2 ve W-3 Formlarının Kaydedilmesi
W-2 formlarının nasıl hazırlanacağına ve bu formları çalışanlara dağıtmaya karar verdikten sonra (vergi yılını takip eden yılın 31 Ocak tarihine kadar), bir sonraki kararınız bu formların Sosyal Güvenlik İdaresi (SSA) ile nasıl kaydedileceğinin belirlenmesidir. .
Tüm W-2 formları, W-3 iletim formu ile birlikte Sosyal Güvenlik İdaresi'ne dosyalanmalıdır. Bu formları göndermek için iki seçenek:
- Sosyal Güvenlik web sitesinin Business Services Online bölümünde çevrimiçi olarak dosya gönderebilirsiniz. İlk önce kayıt olmanız, ardından uygun formları çevrimiçi olarak doldurmanız gerekecektir. BSO ile çevrimiçi olarak dosya gönderirseniz, W-3 formları eklemeniz gerekmez.
- Ayrıca W-2 formlarını W-3 Formu ile birlikte Sosyal Güvenlik İdaresi'ne de postalayabilirsiniz.
W-3 formunun nasıl hazırlanacağı hakkında daha fazla bilgi.
10-W-2 Formlarının Dağılımı için Devlet Düzenlemelerini Kontrol Etme
Bir çalışan için W-2 formunu doldurduğunuzda, bu formun bir kısmı (Kopya 1), çalışanın çalıştığı duruma sunulmak üzere tayin edilir. Çalışan birden fazla eyalette çalışıyorsa, her bir duruma W-2 formunun bir kopyasını göndermeniz gerekecektir.
Her devletin W-2 formlarının ve herhangi bir iletim formunun sunulması için farklı gereksinimleri vardır. Devletin gereksinimlerini öğrenmek için eyaletinizin vergi dairesine veya eyalet gelir departmanına danışın.
GÜNCELLEME: Birçok eyalet, W-2'leri SSA ile doldurmak için 31 Ocak'a kadar olan son başvuru tarihine uymaktadır.
Devlet bordro vergileri hakkında daha fazla bilgi edinin .