Önceden duyulmak önceden duyulur. W-2 formlarını çalışanlara göndermeden ve bu formları Sosyal Güvenlik İdaresi ( W-3 iletim formu ile birlikte) ile birlikte göndermeden önce, sorunları önlemek için bu yaygın hataları gözden geçirin.
W-2 formları geç başvuru
2016 vergi yılı ile başlayarak, W-2 formları için son başvuru tarihi (ve 1099 form) 31 Ocak'a kadar taşındı. Bu nedenle, çalışanlarınız için 2017 W-2 formlarınız, en geç 31 Ocak itibariyle Sosyal Güvenlik İdaresi'ne sunulmalıdır. 2018.
Geç başvuru için cezalar vardır. W-2 ve 1099 formları için yeni son tarihler hakkında daha fazla bilgi edinin .
Yanlış Yılı W-2 Formunu Kullanma
Formu doldurduğunuz yıl değil, gelirin vergiye tabi olduğu yıl için W-2 formunu kullanın. Örneğin, 2015 yılında çalışan ücretleri için 2016 W-2 formunu kullanın ; Bu form çalışanlara verilecek ve 2017 yılında Sosyal Güvenlik Kurumu'na sunulacaktır.
Dosyalama tarihlerini kaçırma. W-2 formlarını en geç Ocak ayının sonuna kadar çalışanlara sağlamalısınız ve bu formları en geç Şubat ayı sonuna kadar Sosyal Güvenlik İdaresi'ne göndermelisiniz. Son tarihler, takvime tarihin ne zaman geldiğine bağlı olarak her yıl değişir. Son tarih bir haftasonu ya da tatil günü ise, tarih bir sonraki iş gününe taşınır. İşte bu yıl için yıl sonu bordro vergileri için kesin son tarihler .
Onaylanmış W-2 Formunu Kullanmamak
W-2 formunu indiremez, kopyalayamaz ve kullanamazsınız.
A üzerindeki kırmızı özel bir mürekkeptir. Onaylanmış formları bir ofis tedarik şirketinden, IRS'den veya bir yazılım şirketinden almalısınız. W-2 formlarını nereden alabileceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinin .
Sosyal Güvenlik Stopajını Durdurmamak
Sosyal Güvenlik tevkifatı, her yıl için Sosyal Güvenlik tarafından vergilendirilebilir maksimum ücret üzerinden durdurulmalıdır.
(Bu, yaşantının maliyetini yansıtmak için çoğu yıldaki maksimum değişimlerdir.) Bu özellikle bir W-2 hatası olmamasına rağmen, bu yaygındır ve bir çalışan için Sosyal Güvenlik ücretlerini fazla rapor etmenize neden olacaktır. Daha sonra, fazlalığı geri vermeli ve fazlalığı yansıtan herhangi bir çeyrek için W-2 ve Form 941 , üç aylık ücret ve vergi raporunu düzeltmelisiniz. Örneğin, çalışanlar Eylül ayında Sosyal Sigortalar için stopaj tutarına ulaşmışlarsa, üçüncü çeyrek için Form 941'i değiştirmeniz gerekir.
IR-2'ye W-2 Formları Gönderme
Sosyal Güvenlik formları Ocak ayının sonuna kadar çalışanlara verilmeli ve Şubat sonuna kadar Sosyal Güvenlik İdaresi'ne sunulmalı ve tüm W-2'lerden gelen tüm bilgileri bir araya getiren W-3 iletim formu ile birlikte.
E-fling değil bir IRS feragat almak için başarısız
250 veya daha fazla W-2 formunu dolduran işverenler e-dosya istemedikleri takdirde feragat etmelidirler. W-2 formlarını elektronik olarak göndermekten nasıl feragat edeceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinin (PDF).
W-2 Formunda Bu Ortak Form Hataları Oluşturma
W-2 formlarındaki en yaygın form hataları şunlardır:
- Tutarlarda ondalık ve sent içermemesi
- Siyah mürekkep kullanılmaması (girişlerin çok açık olması)
- Girişleri çok büyük veya çok küçük yapmak. IRS 12 pt kullanmanızı önerir. W-2 yazdırma için Courier tipi yazı tipi.
- Yanlış biçimlendirme çalışan adı. Çalışan adı ve orta ilk harfi ilk kutuya girer, çalışan soyadı ikinci kutuya gider ve herhangi bir ek ("Jr." gibi) üçüncü kutuya gider.
Finansal yazılımı kullanmak, W-2 formlarındaki bu hataların çoğunu, özellikle form hatalarını önlemenize yardımcı olabilir ve Sosyal Güvenlik maksimum ücret miktarına ulaştığınızda yazılımınız sizi uyarabilir. Bütçe fonksiyonları içeren programlara odaklanarak, Rosemary Peavler, İşletme Finansmanı Kılavuzu tarafından 2012 muhasebe yazılım programlarında bu makaleye göz atın.
W-2 Formunu Düzeltme
Her çalışan için her yıl Ocak ayının sonuna kadar (önceki takvim yılı için) bir W-2 formu sağlamalısınız, ancak bu formları Şubat ayı sonuna kadar Sosyal Güvenlik İdaresi'ne (SSA) göndermeniz gerekmiyor. Bu gecikme, hataları düzeltmek için zaman sağlar.
SSA ile dosyalamadan önce hatayı düzeltebilirseniz, düzeltmeyi yapın ve düzeltilmiş formu gönderin.
SSA'ya başvurduktan sonra hatayı bulursanız, düzeltilmiş bir W-2'yi düzeltilmiş bir iletim formu W-3c ile birlikte göndermelisiniz.
Sosyal Güvenlik İdaresi'ne sunulduktan sonra W-2 formunda düzeltmelerin nasıl yapılacağı hakkında daha fazla bilgi edinin .