İyi Ofis Yönetimi Alt Çizginiz İçin İyidir
1. Büro yönetimi rutinlerini oluşturun ve bunlara bağlı kalın.
Düzenli kalmak ve işleri düzgün bir şekilde sürdürmek istiyorsanız, rutin işlemlerin rutin prosedürlere ihtiyacı vardır.
Evrak ve ofis sistemlerini yönetmek için rutinleri ayarlayın. Örneğin, mümkünse, ofisinize gelen her kağıt parçası bir kez ele alınmalı, harekete geçirilmeli ve dosyalanmalıdır - masa üzerinde gelişigüzel bir şekilde yığılmamalıdır. Benzer şekilde, e-postalar gibi dijital iletişim önceliklendirilmeli ve mümkünse hemen harekete geçirilmeli ya da gelecekteki eylemler için işaretlenmelidir.
Masaüstü bilgisayarlar, dizüstü bilgisayarlar, dosya sunucuları, çok işlevli yazıcılar ve mobil cihazlar dahil olmak üzere ofis sistemleri, hem yönetim hem de acil durum prosedürlerine ihtiyaç duyacaktır. Sistem çöktüğünde veya bilgisayarla ilgili bir donanım parçası başarısız olduğunda, ofisinizdeki herkesin kimin aradığını ve ne yapması gerektiğini (örneğin sorunu çözmeye çalışmak gibi) bilmesi gerekir. Kritik İş Verilerinizi Korumak için 3 Adımı Öğrenin.
2. Açıkça belirlenmiş sorumlulukları ayarlayın.
İyi ofis yönetimi, kimden sorumlu olduğunu bilen insanlara bağlıdır - bu, işleri yapan kim sorumludur.
Örneğin, küçük işletmenizin satın alımları her kim tarafından yapılsa, ne olur? Gerektiğinde yazıcı kağıdı bulabilir misin? Tüm ekipman ve sarf malzemelerini sipariş etmekle sorumlu bir kişi koymak sorunu çözer ve işleri sorunsuz bir şekilde sürdürür. Çalışanların belirlenen kişiye e-posta ile ilgili taleplerini e-posta ile göndermelerini veya el ile yazılmış bir listeyi, kullanıcıların ihtiyaç duydukları şeyleri ekleyebileceği göze çarpan bir yerde postalamalarını isteyin.
Bu (bilgisayar) sistemleri yönetimi ile aynı. Bilgisayar sistemlerinizin güvenliğinden ve hesaplar, parolalar ve yazılımlar gibi şeyleri takip etmekten sorumlu bir kişi olmalıdır. Ofis uygulamaları, muhasebe yazılımı ve veri depolama için bulut tabanlı sistemler kullanmak, küçük işletmeler için ideal bir çözümdür, ancak yine de kullanıcı ekleme / silme, izin atama vb. Gibi yönetim görevlerini yerine getirmek için atanmış güvenilir bir kişiye sahip olmanız gerekir.
3. Kayıtları saklayın ve iş kayıtlarınızı güncel tutun.
Kayıtların tutulması , iyi ofis yönetiminin en kolay parçası gibi görünür - bu kayıtları hem erişilebilir hem de güncel tutmanız gerekene kadar. Ama iyi bir ofis yöneticisi olmanın ilk kuralı, bunun üzerinde bir kavrayış elde etmenize yardımcı olacaktır; Kayıtları bir ofis rutinini yapmak. Örneğin, yeni bir müşteri veya müşteri aldığınızda, onu sadece kişi veritabanına girmek için biraz zaman alır. Ardından, telefonda konuştuktan sonra kaydı güncelleştirmek için sadece bir veya iki dakika daha alacak.
(Ayrıca, çoğu yargı alanının müşteri bilgilerinin ele alınmasını düzenleyen Gizlilik Kanunlarına sahip olduğunu unutmayın.)
4. Ofisten bir yürüyüş yapın ve oturun.
Ofisiniz uzay yönetimi ya da alan kötü yönetimi örneğidir?
Ofisten geçtiğinizde, engellerin etrafından dolaşmak veya bir şeyin üzerinden geçme riskini çalıştırmak zorunda mısın?
Bir masaya oturduğunuzda gerçekten orada rahatça çalışabilir misiniz? Masada en çok kullanacağınız şeyler el ele en yakın olacak şekilde mantıklı bir şekilde düzenlenmiş mi?
Yazıcı standlarından dosya dolaplarına kadar günümüzde ofislere tıkanmış pek çok şey var. Ofis yönetimi için, ofisdeki her şeyin maksimum verimlilik ve maksimum güvenlik için ayarlandığından emin olmalısınız. Küçük veya Ev Ofis Tasarımının Temelleri, ofis alanınızın güç, ışıklandırma ve havalandırma ihtiyaçlarını güvenli bir şekilde karşılamak için ipuçları sağlar.
5. Sıkıcı çalışmayı planlayın.
Yapmayı sevmediğiniz şeyleri çıkarmak çok kolay ve çoğu iş adamları dosyalama , nakliye ve alma veya defter tutma gibi görevlerden hoşlanmıyor - ofis yöneticileri bile.
Ne yazık ki, bir mutfak, bir mutfak gibi, işlerin yapılmasına gerek kalmadan iyi çalışmaz.
Eğer bir başkasına sıkıcı veya hoş olmayan bir iş olarak baktığınız şeyi atayamayacak konumda olan küçük bir işletme sahibi iseniz, her hafta bunun için zaman planlayarak düzenli olarak kendinize gelmeye zorlayın. Örneğin, bir sabah ya da öğleden sonraları ele geçirin ve soğuk aramalar yapma, öncelikli olmayan e-posta sorgularını geri gönderme, sosyal medya gönderimlerini yapma, muhasebeyi yakalama ya da kayıtları güncelleme gibi harcamalar yaparak harcayın.
6. Temsilci ve dış kaynak.
Mükemmel bir dünyada, herkes sadece ne yapması gerektiğini ve iyi yaptığını yapıyordu. Dünya mükemmel olmadığından, pek çok insan, iyi zaman geçirecek zamana ya da yeteneğe sahip olmayan şeyler yapıyor.
Temsilci ve dış kaynak kullanımı, yalnızca küçük işletmenizin ofis yönetimini iyileştirmekle kalmaz, aynı zamanda yeteneklerinize odaklanabilmeniz için size yardımcı olur ve bu sayede ana çizginizi geliştirirsiniz. Bir yarı zamanlı veya Sanal asistan, ofisinizin veya yönetim görevlerinin çoğunu halledebilir. Temsilciler hakkında daha fazla bilgi için bkz. Temsil Etme Hakkı .
7. İş planlamasını bir öncelik haline getirin.
Birçok küçük işletme sahibi, günlerini harekete geçerek tepki göstererek geçiriyor - ve sonra neden tekerleklerini döndürdüğünü merak ediyorlar. İş planlaması, iyi ofis yönetiminin önemli bir bileşenidir ve normal ofis yönetimi rutininizin bir parçası olmalıdır.
Başarılı küçük işletme sahipleri her hafta iş planlaması için zaman harcarlar ve birçok kişi günlük iş planlama oturumlarını hedef belirleme ve büyüme için bir araç olarak kullanır.
Bu iş planlama rehberi , iş planlama çalışmalarınızı sürdürmek için harika bir öneridir; Küçük işletmenizin iş planlaması çerçevesini ortaya koyar ve iş hedeflerini belirleme kuralları aracılığıyla bir vizyon beyanı yazmaktan her şeye kaynak sağlar.
Personeliniz varsa, bunları resmi veya gayri resmi olarak iş planlamasına dahil edin.
Farkı seveceksiniz
Kaosun iş yapmayı engellemesine izin verme. İyi bir ofis yönetiminin bu yedi ilkesini uygulamaya başladıktan sonra, iyi ofis yönetiminin yaptığı - ve ne kadar daha fazla iş yaptığınız arasındaki farktan şaşıracaksınız.
Ayrıca bakınız:
Bulut Bilişim Neden Küçük İşletmeler İçin İdeal
Dosyalama Sisteminize Mastering