İyi İşletme Kayıt Yönetimi Daha Az Vergi Zamanı Stresi anlamına gelir
Ancak birçoğumuz iş kayıt yönetiminin scut çalışması olduğunu ve düşük bir önceliğe sahip olma eğiliminde olduğunu düşünürken, iyi bir kayıt yönetimi sadece çalışma hayatımızı kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda vergi zamanında bize gerçek stres rahatlığı sağlayabilir.
Kayıt yönetimini kolaylaştırmak için şunları yapabilirsiniz:
1. İş ve Kişisel Harcamalarınızı Ayrı Tutun
Kulağa kolay geliyor değil mi? Ama bu çoğu insanı gezen kayıt yönetiminin bir parçası. Örneğin, bir golf turu için potansiyel bir müşteri alırsanız, bu kişisel bir masraf mı yoksa iş gideri mi? (Cevap yeşildir çünkü yeşil ücretler indirilemeyen bir iş gideri değildir.) Hem kişisel hem de ticari nedenlerle kullandığınız araçlar başka bir uzun ömürlü problemdir. Meşru iş harcamaları olarak neyin doğru olduğunu ve işletme kayıtlarınızın doğru bir şekilde yansıttığından neyin emin olup olmadığını bilmeniz gerekir.
2. Tüm İş Giderleri için Yeterli Belgeleri Alın
Birçok iş adamı "listelerin" kayıt yönetimi amaçları için yeterince iyi olduğunu düşünerek hata yaparlar. Örneğin, kredi kartı ekstresinde bir satın alma listesi var ve bu alımların işletme giderleri olarak talep edilmesi açısından yeterince iyi olduğunu düşünüyorlar.
Ne yazık ki, CRA (Kanada Gelir Kurumu) daha talepkar. Bir fatura veya makbuz normal olarak verileceği zaman, kredi kartı beyanlarını veya iptal edilen çekleri masraflar için yeterli belgeler olarak kabul etmezler . IRS daha bağışlayıcıdır ve bir makbuzun yokluğunda genel olarak kredi kartı beyanlarını kabul eder ve giderlerin kanıtı olarak çekleri iptal eder.
Kayıt tutma açısından, akılda tutulması gereken iki nokta vardır:
a) Daima bir makbuz alın . Ne kadar küçük olursa olsun, bir satın alım yaptığınızda bir makbuz istemek alışkanlığını kazanın. Küçük harcamalar da biriktirir ve iş kayıtlarınızın belgelerine ihtiyacınız vardır.
b) Gerekirse makbuzlarınızı etiketleyin . Halen malların satın alındığı tarih ve maliyeti ne olduğu dışında, üzerinde hiçbir şeye sahip olmayan makbuzlar var, bunun ne olduğunu anlamaya çalışırken makbuza bakarken çok yararlı değil. Söz konusu öğe, hangi iş gideri kategorisine giriyordu.
Bir makbuz aldığınızda , buna bakın ve makbuzun ne olduğu ve gider kategorisi gibi eksik / ilgili bilgileri yazın.
3. İşletmeniz İçin Ayrı Banka Hesabı Alın
Ticari banka hesaplarına ait ücretler, kişisel hesaplara kıyasla çok yüksek olsa da, iyi bir işletme kaydı yönetimi için bir işletme bankası hesabı gereklidir. Bir işletme bankası hesabı, iş ve kişisel harcamalarınızı ayrı tutmanıza yardımcı olur. Tüm iş gelirlerinizi iş hesabınıza yatıracak ve iş ile ilgili masrafları veya ödemeleri yalnızca iş hesabından çekeceksiniz.
Ne tür bir banka hesabı almalısınız? Bir ciyaklama hesabı - tercihen aylık beyanlar veren ve iptal edilen çeklerinizi size iade eden bir hesap.
İşletme kontrolleri, kayıt yönetiminizi kolaylaştırır, çünkü masrafların iş amacını belgelemek için her çekinin önündeki not satırını kullanabilirsiniz.
4. İş Giderlerine Ayrı Bir Kredi Kartı Kullanıp Kullanma
Kişisel kredi kartlarınızı iş amaçlı kullanmanız sizi hızlı bir şekilde bir kayıt yönetimi paketine bırakacaktır. Bir işletme kredi kartı, kişisel ve iş harcamalarınızı ayrı tutmanıza yardımcı olarak işletme kayıt yönetiminizi büyük ölçüde basitleştirir. (Ayrıca işinizin daha profesyonel görünmesine yardımcı olur.)
5. İş Seyahatinizin Kilometre Günlüğünü Saklayın
Araçlarınızdan herhangi birini iş amaçlı kullanırsanız , kayıt yönetiminde bir kilometre günlüğü büyük bir yardım olacaktır.
Yıl başında kilometre sayacını (veya kilometreyi) okur ve otomobili bir ticari amaç için kullandığınız her seferinde kilometreyi girin. Kilometre günlüğünü aracınızın torpido gözünde tutmak bu işi kolaylaştıracaktır. İş amaçlı kullandığınız birden fazla aracınız varsa, her birinde bir kilometre günlüğü bulundurun.
6. Bireysel Vergi Yılı İçin Tüm İş Kayıtlarınızı Birlikte Tutun
İş kayıtlarınızın her yere dağılması, muhasebe veya vergilerinizin hazırlanması konusunda gerçek bir zamanlayıcıdır ve mali yıldan itibaren işletme kayıt yönetim sisteminizi organize etmenize gerek duyduğunuzda ihtiyaç duyduğunuz iş kayıtlarını bulmanızı çok daha kolay hale getirir onlar.
7. İş Kayıtlarını Doğru Süre İçin Saklayın
Bazı nedenlerden dolayı, iş kayıtlarınızı ne kadar süreyle saklamanız gerektiği konusunda bir sürü karışıklık var gibi görünüyor. Vergi maksadıyla, "iadenizi zamanında yaparsanız, kayıtlarınızın vergilendirme yılı bitiminden sonra en az altı yıl saklayın". Bu altı yıllık süre, işlemin gerçekleştiği andan itibaren değil, en son iş kayıtlarını kullandığınızda başlar.
ABD vergi iadeleri için, "orijinal iadenizi yaptığınız tarihten itibaren 3 yıl boyunca veya vergi ödediğiniz tarihten itibaren 2 yıl boyunca kayıtlarınızı saklayın; daha sonra, geri ödeme işlemini yaptıktan sonra kredi veya geri ödeme talebinde bulunursanız, hangisi daha sonra gerçekleşir. 7 yıl boyunca değersiz menkul kıymetlerden veya kötü borç indirimlerinden zarar talep ederseniz "
8. Muhasebe Yazılımı Kolaylaştırır
Kullanım kolaylığı, mobil cihazlardan erişilebilirlik ve düşük maliyetle günümüzün bulut tabanlı küçük işletme muhasebe yazılım paketleri , kayıt yönetimini büyük ölçüde basitleştirebilir . FreshBooks ve Zoho gibi yaklaşık 10 $ / ay'lık yazılım satıcıları, faturalama , masraf takibi ve basit raporlama dahil olmak üzere serbest çalışanlar ve tek mülk sahipleri için uygun temel başlangıç paketleri sunmaktadır. Örneğin, doğrudan akıllı telefonunuzdan bir fatura göndermek, bir müşteri ile bir öğle yemeği makbuzu fotoğrafını çekmek ve bir masraf olarak kaydetmek, veya yerleşik bir zamanlayıcı ile faturalandırılabilir zamanı takip etmenin avantajlarını düşünün.
Kayıt yönetiminizi kolaylaştırmak için yapabileceğiniz sekiz şey zor değildir. Bir işletmeyi yönetme ile ilgili birçok idari iş gibi, sadece iyi alışkanlıklar ve kalıcılık oluşturmayı gerektirir. Ancak bu kuralları şimdi uygularsanız ve takip ederseniz, bir sonraki vergi süresinde büyük bir fark görürsünüz ve muhasebeniz tüm yıl boyunca daha kolay olacak.