Dijital Dosyalar için Dosya Yönetimi İpuçları
Belgeleri yerel olarak masaüstü bilgisayarlara, dizüstü bilgisayarlara veya mobil cihazlara depolamaya ek olarak , daha fazla işletme temel iş uygulamaları ve dosya depolama alanı için bulut kullanıyor. ( Küçük İşletmeler İçin Bulut Bilişiminin Neden Olduğunu ve Bulut Bilişimin 5 Dezavantajları Neden Olduğunu görün . )
Depolama sorununu daha da karmaşık hale getirmek, birçok işletmenin çalışanlar arasında belgeleri paylaşması gereğidir .
Bir ofiste, bu genellikle bir dosya sunucusu veya ağa bağlı depolama aygıtı (NAS) kullanılarak gerçekleştirilir. Paylaşılan mobil erişim gerekliyse, belgeler bulutta saklanabilir ve erişim izinleri atayarak paylaşılabilir. Tüm bunların sonucu, bir insanın kendi bulutunda saklanan bazı belgelerini içeren bir dosya yönetimi kabusu ve bazı yerel olarak ve hatta tek bir belgede yalnızca tek bir yerde veya başka bir yerde saklanabilir.
Organizasyon Elektronik Dosya Yönetiminin Anahtarıdır
Belgelerin depolandığı her yerde, bunları organize ve güncel tutmak önemlidir. Elektronik dosya yönetiminin amacı, yaratılmasından yıllar sonra bile aradığınız şeyi aradığınızdan emin olmanızı sağlamaktır.
İş arkadaşlarının çoğu bir keresinde veya bir müşteri görüşmesi yapmaktan ve ilgili faturayı veya diğer önemli müşteri belgelerini hızlı bir şekilde bulamamaktan utanç verici bir konumdadır.
Aynı şekilde can sıkıcı, muhasebeciye yönelik şirket hesaplarına veya daha da kötüsü olan muhasebecilere ait belgeleri bulmaya çalışırken yıl sonlarında dolanıyor.
Dijital belgelerin uygun şekilde düzenlenmesi özellikle paylaşılan bir ortamda önemlidir - eğer çalışanlarınızdan biri yoksa (geçici veya kalıcı olarak), o kişi tarafından yaratılan veya yönetilen belgeleri kolayca bulabilmeniz gerekir.
(Hoş olmayan, ayrılan çalışanlarla ilgili veri sorunlarının potansiyel kaybının iş verilerinizi korumak için bir neden daha olduğunu unutmayın. Bkz. 6 İş Verisi Koruması Kuralları ).
Bu dosya yönetimi ipuçları, dosyalarınızı erişilebilir tutmanıza yardımcı olur:
1. Program dosyaları için varsayılan yükleme klasörlerini kullanın.
Uygulama programlarını yüklerken varsayılan dosya konumlarını kullanın. Windows altında, konvansiyonel uygulama programı dosyaları (Drive Letter:) -> Program Files dizini altında bulunur. Başka bir yerde uygulama yüklemek kafa karıştırıcı ve gereksizdir.
2. Tüm belgeler için bir yer.
Tüm belgeleri tek bir "kök" klasörünün altına yerleştirin. Windows ortamında tek bir kullanıcı için varsayılan konum Belgelerim klasörüdür.
Bir dosya paylaşım ortamında aynı şeyi yapmaya çalışın. Tek bir kök klasör (örneğin "Paylaşılan Belgeler") oluşturun ve tüm belgeleri kök klasörün içindeki alt klasörlerde saklayın. Tüm elektronik belgeler için tek bir konuma sahip olmak, bir şeyleri bulmayı ve yedekleri ve arşivleri çalıştırmayı kolaylaştırır.
3. Mantıksal bir hiyerarşide klasör oluşturun.
Bunlar, bilgisayarınızın dosya dolabının çekmeceleridir, yani konuşmak için. Klasörlerinizi adlandırmak için düz dil kullanın; Gelecekte bu klasörler listesine bakmak ve “TFK” ya da icat ettiğiniz diğer ilginç kısaltmaların ne anlama geldiğini merak etmek istemezsiniz.
4. Klasörleri klasörler içinde içe aktarın.
Gerektiğinde bu ana klasörler içinde başka klasörler oluşturun. Örneğin, “ Faturalar ” adlı bir klasörde “2018”, “2017” ve “2016” adında klasörler bulunabilir. Bir müşteri için adlandırılmış bir klasör, "müşteri verileri" ve "yazışmalar" klasörlerini içerebilir. Amaç, listelenen bir grup yetim dosyaya sahip olmak yerine, her dosyayı bir klasörde tutmaktır.
Bununla birlikte, karmaşık, derin katmanlı klasör yapıları oluşturmayın. Mümkünse bunun yerine açıklayıcı dosya isimlerini kullanın.
5. Dosya adlandırma kurallarını izleyin.
Bazı işletim sistemleri (Unix gibi) dosya veya klasör adlarındaki boşluklara izin vermez, bu nedenle bilgisayar ortamınız karışıksa, bundan kaçının. Bunun yerine alt çizgi bir sınırlayıcı olarak kullanın (örneğin Doe_John_Proposal.doc.) /? Gibi diğer karakterler <> \: * | "^ Windows altında dosya veya klasör adlarında da yasaktır.
Kolay tanımlama ve alma için açıklayıcı dosya adlarını kullanın, ancak aşırıya kaçmayın - dosya / yol adlarının, işletim sistemleri arasında değişen uzunluk sınırları vardır. Windows altında bir dosya için maksimum tam yol uzunluğu (örn. Sürücü harfi + klasör adları + dosya adı) 260 karakterdir. Mümkün olan her yerde ortak Ocak kısaltmaları kullanın; örneğin Ocak ayı için Ocak veya Şirket için Kuruluş.
6. Belirli olun.
Elektronik dosyaları mantıksal, özel isimler verin ve mümkünse dosya adlarına tarihleri ekleyin. Dosyaları adlandırmada amaç, dosyayı açmak ve bakmak zorunda kalmadan dosyanın ne olduğunu anlatabilme. Bu nedenle, belge, müşteriye ödemenin geciktiğini hatırlatan bir mektupsa, "overdue_20180115" gibi bir şey arayın; “mektup” gibi bir şey yerine. Mektubu açmadan kimin kime ait olduğunu nasıl anlayacaksınız?
Dosyaları e -posta veya taşınabilir aygıtlarla paylaşıyorsanız, dosya adı paylaşılan dosyaya eklenmeyeceğinden, dosya adının daha spesifik bilgiler içermesini isteyebilirsiniz. Örneğin, belgeniz Belgelerim \ Faturalar \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc dosyasında bulunuyorsa ve dosya paylaşılırsa veya e-postayla gönderilirse tüm alıcı Doe_John_20170416.doc dosyasını görür ve dosyanın bir müşteri olduğunu söyleyemeyebilir. açmadan fatura.
7. Gittiğiniz gibi dosyalayın.
Bir belgeyi dosyalamak için en uygun zaman, ilk oluşturduğunuz zamandır. Öyleyse, "Farklı Kaydet" diyalog kutusunu kullanarak belgenizi dosyalayın ve adının ilk etapta doğru yere koyun.
8. Dosyalarınızı rahatınız için sipariş edin.
Çok fazla kullandığınız klasörler veya dosyalar varsa, bunları yeniden adlandırıp dosya listesinin en üstüne zorlayın. veya dosya adının başında bir AA.
9. Dosyalarınızı düzenli olarak işaretleyin.
Bazen eski olan, yukarıdaki "Faturalar" adlı klasör örneğinde olduğu gibi açıktır. Değilse, eski dosyaları temizleyerek klasörlerinizi düzenli tutmayın.
Dosyaya bir daha ihtiyaç duymayacağınızdan kesinlikle emin olmadığınız sürece işle ilgili dosyaları silmeyin. Bunun yerine, kök klasörünüzün altındaki ana klasörler koleksiyonunuzda, "Eski" veya "Aktif Değil" adlı bir klasör oluşturun ve bunlara rastladığınızda eski dosyaları buraya taşıyın.
( CRA veya IRS için İş Kayıtlarını Ne Kadar Süre Tutmalısınız? Vergi yükümlülüklerinizi karşılamak için iş kayıtlarını ne kadar süre tutmanız gerektiğini açıklar.)
10. Dosyalarınızı düzenli olarak yedekleyin.
Dosyalarınızı başka bir sürücüye veya teybe kopyalayıp kopyalamıyorsanız, düzenli bir yedekleme rejimini kurmanız ve izlemeniz önemlidir. Başarılı bir yedekleme sistemi için 3 adım görün.
İyi Dosya Yönetimi Ne İstediğinizi Kolay Bulur
Elektronik belgeleri yönetmek, işletmeniz için genel bir belge yönetimi stratejisinin parçası olmalıdır. Uygun bir belge yönetim planı , depolama, geri alma, yedekleme ve güvenlik de dahil olmak üzere belgelerin ele alınmasının tüm yönlerini içermelidir.
Arama işlevi harika bir şeydir, ancak doğrudan bir klasöre veya dosyaya gitmenin kolaylığını eşleştirmez. Bu dosya yönetimi ipuçlarını tutarlı bir şekilde takip ederseniz, bir şeyin nerede olduğunu bilmese bile, nerede olduğunu bilirsin - ne aradığınızı bulmaya geldiğinde çok büyük bir avantaj. İyi dosya yönetimi uygulamaları iş zamanınızı ve paranızı koruyacaktır.