Küçük işletmeler için bir belge yönetim sistemi nasıl oluşturulur?
Birçok işletme için, belge yönetiminin odak noktası belgelerin organizasyonu ve depolanmasıdır. Belgeleri, belgelerin kolayca bulunmasına izin veren, düzenli ve güvenli bir şekilde depolamak istiyorlar.
Bu makalede, tam olarak bunu yapan bir belge yönetim sisteminin nasıl oluşturulacağı gösterilecektir.
Herhangi bir arama motoruna “belge yönetimi” yazarsanız, kağıt yönetimine sahip olmanın avantajlarını tanıtan bir çok yazılım veya uygulama içeren belge yönetimi “çözümleri” nin uzun listelerini elde edersiniz.
Bununla birlikte, belge yönetimi yazılımı veya uygulamaları, işletmenizin elektronik dosyaları işlemesini iyileştirmek için tasarlanmıştır. Sorun şu ki, pek çok küçük işletme eski moda verilerin kağıt ve elektronik dosyalar üzerindeki karışımlarıyla uğraşmak zorunda kalıyor ve bazı durumlarda kağıt verilerinin oranı çok daha büyük.
Karma bir veri ortamına sahip olmanın sorununa bir çözüm, tüm iş belgelerinizi elektronik forma dönüştürmek için bir belge görüntüleme sistemi kullanmak olacaktır. Ancak bu, birçok küçük işletme için çok pahalı ve zaman alıcıdır.
İyi haber şu ki, herhangi bir özel yazılım satın almadan veya toptan belge görüntülemeden geçmeden bir belge yönetim sisteminin temellerini yerinde tutabilirsiniz.
Sistem karmaşık olmak zorunda değildir; Bunu planlamak ve uygulamak için biraz zaman harcamanız gerekiyor.
Bir belge yönetim sistemi nasıl oluşturulur
Bir belge yönetim sistemi kurmak üç adımı içerir;
- bir belge yönetim planı oluşturmak,
- Belge yönetim planını uygulamak,
- ve takip ederek.
Planı hazırlamanın ilk adımı, bu dört sorunun cevabını içerir:
Belge oluşturma kuralları nelerdir?
Faturalar , ödeme hatırlatma mektupları, satış broşürleri, e-postalar, bilançolar , e-tablolar, raporlar - Tüm işletmeler, işlerini yürütmek ve takip etmek için çeşitli belgeler oluştururlar. Ve işleri organize tutmak için, tüm işletmeler belgelerin oluşturulması için kurallar oluşturmalıdır.
Örneğin, standart iş belgelerinizden bazıları için mektuplar ve faturalar gibi kurum içi şablonlar var ve bunlar nerede bulunuyor?
Takip edilmesi gereken kurum içi bir rehber var mı?
Yeni belgeler tarihli ve / veya zaman damgası olmalı mı?
Belgeleri paylaşmak veya incelemek için hangi prosedürlere uyulmalıdır?
Bazı küçük işletmeler için, belge oluşturma konusunda önemli olan tek nokta, çeşitli iş belgelerinin şablonlarının bulunduğu ve bunların nasıl kullanılacağı olacaktır. Ancak, işinizdeki belge oluşturma, doküman üzerinde işbirliği yapan, inceleyen veya güncelleştiren farklı kişileri içeriyorsa, etkinlik ve tutarlılık sağlamak için bu şeylerin nasıl yapılması gerektiğine karar vermek için biraz zaman ayırmanız gerekir.
Belgeleri nasıl saklayacağız?
Aslında bu sorunun iki yönü vardır.
Birincisi, depolamanın fiziksel yönlerini içerir. Küçük işletmenizin dosyalama dolaplarında belgeleri depolaması olsa bile, depolama ile ilgili maliyetler vardır; Sadece dosyalama dolaplarının maliyeti değil, aynı zamanda çalışanlarınızın ve / veya çalışanlarınızın belgelerini dosyaladıkları veya aldıkları zamanın maliyeti. Aslında, çoğu küçük işletme için, depolama ile ilişkili en büyük maliyet, insanların belgeler arandığında harcanan zamanın maliyeti olabilir.
Belgeleri saklamanın ikinci yönü organizasyoneldir; Belgeler nasıl düzenlenecek? Dosyalamada önemli olan, iyi dosya yönetimi uygulamalarını takip etmektir.
Belgeleri nasıl arşivleyeceğinizi de bilmeniz gerekir. Güncel olmayan veya belge yönetim sisteminizdeki arka yazıcıya taşınmaya hazır olan dosyaları nasıl ele alacaksınız?
Örneğin, her yılın başlangıcına kadar, bilgisayarımdaki çeşitli işle ilgili dosyaları gözden geçiriyorum, artık geçerli olmayanları ayıklamak ve gerektiği gibi dosyaları taşıyarak yıl ve / veya konuya göre etiketlenmiş yeni klasörler oluşturmak.
Aynı kağıt dosyaları ile yapılabilir; eski (er) dokümanları bir dosya klasöründen kaldırmak ve etiketlemek ve başlıkta “Eski” ile yeni bir tane oluşturmak zor değildir. Bazı yazılımlar otomatik arşivleme seçenekleri sunar. Microsoft Outlook, örneğin, eski e-postaları arşivlemenizi sağlar.
Belge alma nasıl basitleştirilebilir?
Bu soru, belge yönetim sisteminizin kalbidir. Xerox Kanada için Leger Marketing tarafından yürütülen bir ankette, Kanadalı KOBİ sahipleri ve yöneticileri ortalama olarak belgeleri yönetmek ve depolamak için yılda 2,152 dolar ve bu belgeleri aramak için günde bir saat sürdüğünü söylediler (globeandmail.com).
Bir kez daha, iyi dosyalama uygulamaları sorunu çözmek için çok yol kat edebilir. Bu sitenin Veri Yönetimi makalelerine göz atmanız başlayacaktır. Sürekli olarak sıkı adlandırma kurallarını takip etmek gibi şeyler yaparsanız, örneğin, belgelerin bulunması çok daha kolay olacaktır.
İster tek başına isterse bir işletme sahibi ile çalışanı çalıştıran tek bir şirket sahibi olursanız, belirli dosya türlerinin nereye gittiğini ve belirli belgeleri nerede bulacağını kullanıcılara hatırlatacak bir Dosya Konumları Listesi oluşturmanızı öneririz. İşletmeniz en çok olduğu gibi olursa, dosyanın bilgisayar sisteminizde mi, şirket içi bir sunucuda mı, bulutta mı yoksa dosya biçiminde dosya dolabı gibi fiziksel bir konumda mı yer aldığını eklemeyi unutmayın. Örneğin, işletmemde görüntü, video veya kağıt fotoğraf kullandığınızı varsayalım. Dosya Konumları Listenizdeki bir giriş aşağıdaki gibi olabilir:
Dijital görüntüler / video: bilgisayar (veya sunucu) - sürücü E: / fotoğraflar - uygun konu klasöründe dosya
Kağıt fotoğrafları: dosya dolabı 3 - Fotoğraflar - konuya göre alfa
Paylaşılan ağ veya bulut sürücüleri dosya dolabı çekmeceleri gibi içeriğe göre etiketlenmelidir.
Belgelerimizi nasıl güvenli hale getirebiliriz / saklayabiliriz?
Belge güvenliği için ilk savunma hattı, iş yerlerinin kendisinin fiziksel olarak güvence altına alınmasıdır. Tüm işletmelerin, alarm sistemleri gibi kurulu sistemlere, hatta ev tabanlı işletmelere sahip olmaları gerekmektedir.
İşletmeler ayrıca pencere çubukları / ızgaralar, güvenlik kameraları ve / veya devriye hizmetleri gibi diğer güvenlik cihazlarına da yatırım yapmak isteyebilir veya yatırım yapmak isteyebilir. Elektronik dosyalarınızı korumak amacıyla şifreler oluşturmak ve şifrelemek istediğiniz her zaman harcayabilirsiniz, ancak birileri sadece bilgisayar başında dolaşıp bilgisayarınızın sabit diskini çalabilse çok da önemli değil.
Tüm dosya dolapları kilitlenebilir olmalı ve iş saatlerinden sonra kilitli tutulmalıdır (ve hiç kimsenin güvenilir olmaması durumunda öğle yemeğinde kilitlenir).
Elektronik belgeler için genel güvenlik prosedürleri, belgelerin düzenli olarak yedeklenmesi ve belge yedeklerinin, orijinal belgelerin bulunduğu aynı sabit diskten başka bir yerde tutulmasını içerir. İş yeriniz, doğal afetler yüzünden iş verilerinizin silinmesine karşı korunmak için en iyisidir - yine de bulutun iş için ideal olmasının başka bir nedeni.
Aynı bilgisayar ağını paylaşan meslektaşları veya çalışanları olan küçük işletmeler de bazı kullanıcıların erişimini kısıtlamak isteyebilir, böylece ağ kaynaklarının bazılarını kullanabilir veya görebilirler. Örneğin, yalnızca yönetim ile sınırlı bir erişimi olan "Hesap" adlı bir ağ veya bulut paylaşım dizininiz olabilir. Bir kullanıcı bir uygulama gibi bir kaynağa erişmesine izin verilse bile, belirli belgeler parola korumalı olabilir. Belgelerin içeriği de şifrelenebilir ve yalnızca gerekli şifreleme anahtarına sahip olanlara erişebilir.
Çalışan hırsızlığı, veri güvenliği için başka bir tehdittir. Çalışanları olan küçük işletmeler, çalışanların politika konusunu kontrol edip arka plan kontrollerini almasını sağlamalıdır.
Belge Yönetim Sisteminizi Uygulama
Yukarıdaki soruları cevaplayarak belge yönetim planınızı oluşturduktan sonra, tüm personelinizin işinizin belge yönetim sisteminin ayrıntılarını bildiğinden ve belgeleri oluştururken, saklarken ve geri getirirken uygun prosedürleri izlediğinden emin olarak uygulamaya hazırsınız.
Ayrıca, kuruluşunuzdaki belgelere erişen ve bunları kullanan herkesin, adlandırma ve belgelerin doğru şekilde saklanması gibi şeyleri kullanarak izlediğinden emin olmanız gerekir. Belirli dosyaların kolayca bulunup bulunmadığını ve hatalı dosyalanmaya karşı korunup korunmadığını test etmek için düzenli olarak nokta kontrolü yapın.
Bir günde bir belge yönetim sistemi kurabilir, ancak tutarlı bir şekilde uygulayabilirsiniz, zaman içinde başarısının anahtarı olacaktır. Ödüller çok büyük - istediğiniz zaman ne bulmak istediğinizi ve huzurunuzu bulmak mümkün.