Dosyalama Sistemine Usta!
Dosyalama sisteminizi düzenlemek için zaman ayırmak çok önemlidir. Herkes kâğıtsız bir ofise sahip olmayı çok isterken , gerçek şu ki, pek çok küçük işletme, faturalar , makbuzlar , vb. Gibi kağıt belgeleri saklamaya ihtiyaç duyuyor ve gerektiğinde kolayca alabiliyor.
Makbuz dosyalarının düzgün bir şekilde yapılması özellikle önemlidir; Mevcut olmayan veya dağınık bir dosyalama sistemi, kayıp makbuzlar nedeniyle vergi indirimlerini kaçırmamak istemediğiniz için, gelir vergisi süresinde ekstra çaba harcayabilir.
İşletmeniz bir denetime tabi tutuluyorsa ve masraflarınızı desteklemek için gerekli belgeleri üretemiyorsanız, talepleriniz büyük olasılıkla reddedilecek ve vergi iadeniz tekrar değerlendirilecektir .
Küçük bir işletme sahibi olarak , masanızda hızlı ve kolay bir şekilde çalışabilmeniz gerekir. Bir kağıt dosyalama sistemi ayarlamak zor olsa da, birkaç dosyalama ipuçları ve püf noktaları ile daha kolay hale getirilebilecek nispeten kolay bir görevdir.
Dosyalama Sisteminizi Nasıl Düzenlersiniz?
(1) Masanızda birkaç dakika oturun ve içgüdüsel olarak şeyleri nerede arayacağınızı anlayın.
İş istasyonumun sağında bir çekmecem var. Dosyalama sistemimi ilk kurduğumda, içinde hiçbir şey yoktu. Kalemleri, ataçlarımı veya zımbacılarımı aradığımda, boş olduğunu bilmeme rağmen, bakacağım ilk yerdeydim. Doğal olarak, bu çekmeceye kalem, ataç ve zımba koydum. Benim için bu öğeler için doğal evdi.
Herkes buna farklı yaklaşacak ve bir kişi için neyin işe yaramayacağı başka biri için çalışmayabilir. Birincil çalışma alanınıza oturmak ve ekipman, malzeme ve dosyalara ulaşmak için birkaç dakikanızı ayırın. Bu, kişisel olarak sizin için bu öğeleri dosyalamak için ideal bir yer oluşturmanıza yardımcı olacaktır.
(2) Doğal olarak bilgiyi nerede arayacağınızı bildiğinize göre, alfabetik, sayısal veya konu dosyalama sisteminin sizin için en iyi şekilde çalışıp çalışmayacağını belirlemelisiniz.
Evrak işlerinizi dosyalama kategorilerine nasıl ayıracaksınız (örneğin harcamalar, finansal, pazarlama )?
Banka hesap özetleri, faturalar, ofis gideri makbuzları, araç kilometre kayıtları , vb. Gibi iş harcamaları ile ilgili evrak işlerini nasıl buluyorsunuz? Müşteri bilgisine ne dersiniz? - Müşterinin ismine göre bir şeyler mi arıyorsunuz? Referans numarası ile? Bu, dosyalama sisteminizi nasıl düzenleyeceğinizi belirleyeceğinden kritik bir adımdır. Hangi kategorileri kullanacağınızı belirledikten sonra, daha fazla gitmeniz ve alt kategoriler oluşturmanız gerekip gerekmediğine karar verin. Dosyalama sisteminiz için herhangi bir şey satın almadan önce bunu yapın.
(3) Ardından, depolama ihtiyaçlarınızı kabaca belirleyiniz.
Günlük olarak eriştiğiniz çok sayıda dosya var mı? Dosyalarınıza yalnızca haftalık olarak erişiyor musunuz? Cevaplar bir masaüstü dosya tutucusuna, masanıza yakın iki çekmece dosya dolabına veya odanın dört çekmeceli yanal dosya dolabına ihtiyacınız olup olmadığını belirleyecektir.
Dikkatlice seç. Dosyalama dolaplarına bakarken büyümeye izin verin - şimdi sahip olabileceğinizi düşündüğünüz dosyaların iki katı için bir şey satın alın. Bu, dosyalama sisteminizi başvurmak ve yeniden düzenlemek için kaç kez sahip olacağınızı sınırlayacaktır.
(4) Netlik ve kolay erişim için iyi bir etiketleme sistemine yatırım yapın.
Dosya etiketlerini okuyabilmek belirginleşir, ancak etiketlemedeki netlik size hayal edebileceğinizden daha fazla dosyalama süresi kazandırır .
Etiket yapan çoğu şirket, en popüler kelime işlemci yazılımı ile entegre şablonlar sağlar. Artık bireysel postalama etiketlerini de yazdırabilen küçük etiketleme sistemlerinden birini düşünmek isteyebilirsiniz. Çifte görev yapan ürünler genellikle akıllıca bir yatırımdır.
(5) Artık dosya klasörlerini satın almaya hazırsınız.
En iyi yatırım renkli asılı klasörleri satın almaktır (plastik etiket sekmelerinin dahil olduğundan emin olun) ve düz manila dosya klasörleri. Renkli asılı klasörler iki nedenden ötürü en iyisidir:
- kolayca bulunabilirler
- kategorileri tanımayı kolaylaştırıyorlar
Örneğin, tüm istemci dosyalarınızı sarı asma klasörlere, mavi klasörlerdeki mali bilgilere ve kırmızı klasörlerde pazarlama ile ilgili herhangi bir şeye koyarsanız, belirli bir dosya için nereye bakmanız gerektiğini kolayca görebilirsiniz.
Basit en iyisidir
KISS prensibi, kullanımı kolay ve büyümesi kolay bir dosyalama sistemi kurmak için geçerlidir. Basit Tutun Sevgilim! Geniş konu kategorileri, büyüdükçe kolayca yeni dosyalar eklemenize olanak tanır ve dosya sisteminizi düzenli olarak yükseltme veya yeniden düzenleme ihtiyacını ortadan kaldırır.
Basit tutulması, genel belge yönetim sisteminizin bir parçası olarak kağıtlarınızı ve dijital dosyalarınızı daha kolay entegre etmenizi sağlar .
Mümkün Olduğunda Kağıtsız Git
İşinizi yeşertmeye ve "Kağıtsız Ofis" e geçiş yapmaya çalışıyorsanız, masraf makbuzlarını tarayabilir ve diğer dijital muhasebe bilgilerinizle birlikte depolayabilirsiniz. Daha yeni Cloud tabanlı muhasebe yazılımı uygulamalarının bir kısmı, bir cep telefonu alıp gider makbuzu çekmenize ve anında kaydetmenize izin veren mobil uygulamalara sahip olmanızı sağlar ( Kanada Küçük İşletmeler için En İyi Muhasebe Yazılımı ).
Kâğıt kopyalar veya masraf makbuzlarının dijital görüntülerinin, açıkça okunabilir olması koşuluyla, Kanada Gelir Ajansı (CRA) için genel olarak kabul edilebilir olduğunu unutmayın. Aksi takdirde, MKK, bir denetim veya rutin bir belge talebi sırasında orijinal kağıt belgelerini görmeyi talep edebilir, bu nedenle asıllar daima belirtilen süre için saklanmalıdır. (Daha fazla bilgi için iş kayıtlarımı ne kadar tutmalıyım? )