Denetimin Planlanması
İşçinizin tazminat sigortasının süresi, işçinizin tazminat politikasının sona ermesinden kısa bir süre sonra denetim sürecini başlatır.
Sigortacınızdan bir mektup veya denetiminizi yapmak için atanan kişiden bir telefon alabilirsiniz. Atanan denetçiniz , denetimi sizin için uygun olan bir zamanda planlamalıdır. Tarih, denetçinin ihtiyaç duyacağı bilgileri toplamak için yeterli zamana sahip olacağınız geleceğe yeterince uzak olmalıdır. Denetçiden, denetlemeyi yapmak için ihtiyaç duyacağı verilerin bir özetini sunmasını isteyin.
Atanan denetçinizin sigortacının bir çalışanı olabileceğini veya olmayabileceğini unutmayın. Bazı sigorta şirketleri kendi çalışanları ile çalışan bir kurum içi denetim departmanı bulundurmaktadır. Diğerleri denetim işlevini bağımsız bir denetim firmasına yaptırır. Denetim, sigorta şirketinin veya yüklenicinin bir çalışanı tarafından yapılıyorsa, süreç aynı olmalıdır.
İhtiyacınız Olacak Kayıtlar
Denetçi, denetlenen politika tarafından kapsanan süre için çeşitli finansal bilgilere ihtiyaç duyacaktır. Sağlamanız istenen bilgi türü aşağıdadır:
- Muhasebe defteri
- Vergi formları, özellikle 941 ve 944 formları, İşverenler Federal Vergi İadesi (sırasıyla üç aylık ve yıllık)
- Nakit ödemelerin kayıtları
- Bağımsız yükleniciler tarafından sağlanan hizmetler için ödemeler. Denetçi, bu işçilerin çalışanlarınız olmadığını doğrulamalıdır.
- Taşeronlar tarafından sağlanan hizmetler için ödemeler
- Kiraladığınız her taşeron için sigorta sertifikası
- W-2 ve 1099 formları
- Her işçi için iş tanımı. İşçinin görevlerini doğru bir şekilde açıkladığından emin olun.
- İş operasyonlarınızın açıklaması
- Politika dönemi için bordro kayıtları. Denetçinin, her bir işçiye sağlanan tüm maaş kaynaklarını (maaş, ikramiye vb.) Doğrulaması gerekecektir.
- Politika kapsamındaki üst düzey yöneticilere, ortaklara, şahıslara vb.
- Deneyim derecelendirmesi çalışma sayfanız
Gerekli verileri topladıktan sonra, düzenlemeniz gerekir. Tüm bordro kayıtlarınızı (W-2 formları, ödeme taslakları ve fazla mesai kayıtları gibi) bir araya getirerek bilgilerin kolayca erişilebilir olmasını sağlayın. Aynı şekilde, ödeme tutarları ve sigorta sertifikaları dahil olmak üzere taşeronlarla ilgili tüm bilgileri tek bir yere koyun. Çabalarınız, denetimin daha kolay ve daha hızlı hale getirilmesiyle sonuçlanacak.
Bordroda neler var?
İşçinizin tazminat primi, bordrounuzun bir oranını çarparak ve ardından sonucu 100'e bölerek hesaplanır . NCCI ve çoğu devlet işçilerinin tazminat makamları ücret olarak ücret bordrosunu ifade eder. Bu terimler sıklıkla birbirinin yerine kullanılır. Her ikisi de, çalışanlarınızın kuruluşunuza sağladığı hizmetlerin parasal değeridir.
Ücrete dahil edilen maliyetler devletten devlete bir miktar değişir. Ancak, genellikle aşağıdakileri içerir:
- Geriye dönük ücretler ve maaşlar da dahil olmak üzere brüt maaşlar ve ücretler
- Komisyonlar. Bu bir işçi tarafından alınan toplam komisyonları ve komisyonlara karşı herhangi bir çeker içerir.
- Hisse senedi ikramiyesi planları dahil olmak üzere bonuslar
- Tatil, tatil ve hasta ücreti
- Fazla mesai ücreti. Sadece birkaç eyalette, ücret, düz zaman oranında hesaplanan fazla mesaiyi içerir. Örneğin, bir işçinin normal saatlik oranının saatte 20 dolar olduğunu varsayalım. İşçiye 20 saat fazla mesai için 600 dolar ödenmişse, fazla mesai ücretinin sadece 400 dolarını dahil edersiniz.
- Sosyal Güvenlik, Medicare veya emekli maaşı planı için yasa gereği belirtilen ücretlerin ödenmesinden muaf tutulacak ödemeler.
- Çalışanlar için ödeme zaman dışında bir temelde çalıştı. Örnekler parça parça, kar paylaşımı veya teşvik planlarıdır.
- Çalışanların işlerini yapmak için kullandıkları el aletleri veya el tipi elektrikli el aletleri için ödeme veya tahsisler
- Bir çalışan için sağlanan bir apartman veya evin kira değeri. Ayrıca, bir işçinin ücretinin bir parçası olarak aldığı diğer konaklama ve yemeklerin değeri
- Emeklilerin emeklilik, kafeterya veya tasarruf planları için brüt maaşından kesilen ödemeler
- Sigortasız taşeronların çalışanları için bordro (aşağıdaki yorumlara bakınız)
Bordrodan Neler Dışlanıyor?
İşçi tazminat sigortası değerlendirmesi amacıyla bordro hesaplandığında genellikle hariç tutulan maliyetler vardır. Bunlar duruma göre değişmekle birlikte, genellikle aşağıdakileri içerir:
- Çalışanlar tarafından alınan ipuçları ve diğer bahşişler
- Kıdem tazminatı (çalışılan süre hariç)
- İşverenden satın alınan mallarda indirim
- Geri ödenen iş harcamaları
- Aktif askeri görev için ödeme
- Tekdüze ödenekler
Sınıflandırma
Denetçinin öncelikli görevlerinden biri, sigortalı işletmenin uygun şekilde sınıflandırılmasını sağlamaktır. İşçiler tazminat sınıflandırma sistemleri, bireysel çalışanları değil, şirketleri sınıflandırmak için tasarlanmıştır. Denetçi, politikanızda listelenen temel sınıflandırmanın doğru olup olmadığını belirlemek için şirketinizin faaliyetlerini gözden geçirecektir.
Temel sınıflandırma, genel işinizi en iyi tanımlayan sınıflandırmadır. Bu genellikle yönetim sınıflandırması ile aynıdır (en fazla bordro atanan sınıflandırma). Örneğin, bir makine dükkanı işlettiğinizi varsayalım. Çalışanlarınızdan bazıları torna tezgahı ile çalışırken diğerleri baskı makinesi veya damgalama makineleri kullanıyor. Çalışanlarınızın gerçekleştirdiği belirli faaliyetler çalışandan çalışanlara değişebilir. Yine de hepsi, temel sınıflandırmanıza uygun, Makine Mağazası.
Bazı çalışanlar ayrı sınıflandırma gerektiren görevleri yapabilirler. Örneğin, makine mağazanız, işini kapalı bir ofiste diğer çalışanlardan uzakta yapan bir büro işçisi çalıştırır. Bu çalışanın Makine Atölyesi'nden ziyade sınıflandırma Bürosu Çalışanı görevlendirilmiş olması muhtemeldir.
İşçi tazminat sınıflandırma sistemleri son derece karmaşıktır. Denetçiniz işinizi anlamadığınız veya sizin için anlamlı olmayan bir şekilde yeniden sınıflandırabilir. Bu durumda, denetçiden bir açıklama isteyin. Değişiklikler hakkında hala kafa karıştırıyorsanız, temsilcinizden veya aracı kurumdan yardım isteyin.
Denetçi ile Toplantı
Denetimi yapmak için denetçinin sizinle ya da firmanızın güvenilir bir temsilcisi ile görüşmesi gerekecektir. Bu görevi başkasına devrederseniz, o kişi olduğunuzdan emin olun:
- işini iyi biliyor
- Firmanızın tüm aşamalarını anlar
- Her çalışan tarafından hangi görevlerin gerçekleştirildiğini bilir
- içerdiği sınıflandırmalar da dahil olmak üzere şirketinizin işçi tazminat politikasını anlar.
- Denetçiden gelen soruları cevaplayabilmesi için bordro verileri dahil olmak üzere firmanızın mali kayıtlarını anlar.
Denetçi ile görüşürken, siz veya görevlendiren kişi kooperatif olmalı ve denetçinin sorularına cevap verebilmeli. İstenmeyen bilgileri sunma.
Birçok işletme gibi, firmanız muhasebe ve bordro işlemlerinizi yürütmek için bir şirket dışı defter tutma şirketini işe alabilir. Muhasebeciniz sizin adınıza denetim ile görüşmeli mi? Cevap hayır. Muhasebeciniz denetçiye denetlemek için ihtiyaç duyduğu mali kayıtları sağlayabilir. Bununla birlikte, denetçinin fiziksel denetim yapmak için tesisinizi ziyaret etmesi gerekecektir.
Taşeronlar
Birçok devlet, sigortasız taşeronları işe alan müteahhitler üzerinde sorumluluk yükleyen yasalara sahiptir. İşletmeniz bir yüklenici olarak faaliyet gösteriyorsa ve işlerinizi başkalarına taşerona veriyorsa, bu yasalar sizin için geçerli olacaktır.
Örneğin, şirketinizin ABC Construction'ın, P & J Sıhhi Tesisat olarak adlandırılan ve yenileme işlemini yaptığınız bir binada borulama işi yapmak üzere bir taşeron işe aldığını varsayalım. İşinde P & J çalışanı yaralandı ve işçilerin tazminat talebinde bulunmaya çalıştı. Ancak, P & J işçilerin tazminat teminatını satın almamıştır. Çoğu eyalette, yaralı işçi, işçinizin tazminat politikasının altında faydalar talep edebilir.
Sigorta şirketleri , sigorta ettirilmemiş taşeronların çalışanlarına fayda sağlamak için kanunen zorunlu kılınmıştır. Böylece, denetçiniz vergi belgelerinizi inceleyecek ve taşeronlara verilen 1099 formu arayacaktır. Kiraladığınız her bir alt yükleniciden bir sigorta sertifikası alıp almadığınızı kontrol edecektir. İşe aldığınız herhangi bir taşeron işçilere tazminat sigortası kanıtı sağlamazsa, denetçi bu yüklenicinin sigorta kapsamı için size ek bir prim ödeyecektir.
Sigortasız bir taşeron için ödenen ücret, taşeronun yaptığı işin türüne bağlıdır. Örneğin, taşeron firma çatı işlerini gerçekleştirmişse, geçerli çatı sınıflandırma oranı kullanılacaktır. Bu oran, taşeronluk işinin maliyetinin tamamına veya bir kısmına uygulanacaktır. Taşerona verdiğiniz para sadece işçilik için ise, tüm maliyet (100'e bölünmüş) primin temeli olarak kullanılacaktır.
Yüklenici ile Taşeron
İşletmeniz bir yüklenici değilse, kiraladığınız bağımsız yüklenicilerin çalışanları tarafından maruz kalınan yaralanmalardan siz sorumlusunuz. Cevap genellikle hayır. Yüklenici sizinkilerden bağımsız bir iş yürütmektedir. Bu nedenle yüklenici, kendi yaralı çalışanlarına işçilere tazminat ödenmesi sağlamaktan sorumludur.
Örneğin, bir perakende mağazanızın olduğunu varsayalım. Mağazanızdaki eski bir muşamba zemini yerinden sökmek ve yerine yenisini yerleştirmek için bir döşeme döşemesi olan Fabulous Flooring'i kiralayabilirsiniz. İstediğiniz sonucu siz belirlersiniz (yeni bir kat) ve Fabulous işini yapar. Muhteşem bir süpervizör, döşeme işçilerini yönetir. Denetim otoritesi iş programlarını belirler ve çalışanların işlerini nasıl gerçekleştirdiğini belirler. Yeni katınızı kurarken muhteşem bir çalışan yaralanırsa, Fabulous (şirketiniz değil) işçiye karşı sorumlu olmalıdır.
Bir şirketin bağımsız bir yüklenicinin çalışanlarına yönelik yaralanmalardan sorumlu tutulabileceği bazı durumlar vardır. Bu nedenle, işe aldığınız tüm bağımsız yüklenicilerin işe alım tazminat sigortası aldıklarına dair kanıt sağlamaları konusunda ısrar etmelisiniz.