Organize iş makbuzlarının saklanması, iş sahiplerinin işlerinin ilerlemesini finansal tablolara hazırlanırken izlemelerine yardımcı olabilir.
Ayrıca gelir kaynaklarının belirlenmesine yardımcı olur, giderlerin kaydını tutar ve vergi beyannamesi için gerekli kalemleri hazırlar.
Daha İyi Bir Sistem
Yıllar içerisinde, makbuzlar için iyi bir dosyalama sistemi geliştirmek önemlidir. Örneğin, bu, veri girişini kolaylaştıran ve belirli bir tarihe veya kategoriye göre arama yapmanız gerektiğinde belirli bir makbuzu almanızı sağlayan bir dosyalama sistemi içerebilir.
İş makbuzlarını organize etmenin bir örneği, "Makbuzlar Kasım 2017" gibi ay ve yıl etiketli bir dizi dosya klasörünün saklanmasıdır. En güncel iki dosya klasörü, masanızın üzerine oturabilir, böylece çeşitli turlarda makbuzları topladığınızda, bunları doğru aylık klasöre yerleştirebilirsiniz.
Ardından, aylık veri girişlerinizi yaptığınızda, uygun aylık dosya klasörünü alabilir ve iş gelirlerini gelir vergisi sınıflandırmalarına göre yığınlara ayırabilirsiniz. Örneğin, tüm yazılım fişlerini bir araya getirebilir, tüm yiyecek ve eğlence masraf fişlerini bir araya getirebilir ve otomobil ile ilgili harcama gelirlerini bir araya getirebilirsiniz.
Verileri girmeyi bitirdiğinizde, ayın makbuz klasörünü dosyalama kabinlerinden birinin çekmecesine uygun yere koyabilirsiniz.
Çok fazla harcama makbuzuna sahip bir işyeriniz varsa, daha sık girişlerle birlikte yukarıda belirtilen aynı sistemi uyarlayabilirsiniz.
Kopya veya Dijital Görüntü Oluşturma
Bu günlerde modern dünyanın çoğu gibi bir "Kağıtsız Ofis" e geçiş yapmaya çalışıyorsanız, harcama makbuzlarını tarayabilir ve diğer dijital muhasebe bilgileriyle depolayabilirsiniz.
Aslında, yeni bulut tabanlı muhasebe yazılımı uygulamalarının bir kısmı, cep telefonu bir gider makbuzu çekip uçağa kaydedebilmenizi sağlayan mobil uygulamalara sahiptir.
Kanada'da iş yapanlar için, kağıt makbuzları veya masraf makbuzlarının dijital görüntüleri, açıkça okunabilir olması koşuluyla, Kanada Gelir Ajansı (CRA) için genel olarak kabul edilebilir. Aksi takdirde, MKK bir denetim veya belgeleme için rutin bir istek sırasında orijinal kağıt belgelerini görmeyi talep edebilir. Böylece, orijinaller her zaman önerilen altı yıl boyunca ortalama olarak belirlenmiş olan süre için saklanmalıdır.
Kolaylık Vergi Zamanı Yükü
Gider fişlerinizi organize etmeden önce zaman ayırmanızın getirisi, işinizin gelir vergisi iadesini yapmaktır. Bir şey için, iş ile ilgili gelir vergisi kesintileriniz için kanıt olarak hizmet edecek tüm makbuzlarınız olacak. Bir başkası için, makbuzlarınızı iş gideri kategorilerine göre sıralamanız, her bir kategori için ilgili makbuzlarınızın tally için hazır olduğunu gösterir, gelir vergisi beyannamenizi hızlı ve kolay bir şekilde doldurmanızı sağlar.
Not: Kanada'da, bir mülkiyeti veya bir ortaklığı işletirseniz , işletme giderleriniz T1 kişisel gelir vergisi beyannamenizin bir parçası olan T2125 formuna girilir.
Eğer işinizi Kanada'da bir şirket olarak çalıştırıyorsanız, işletme giderlerinizi T2 kurumlar vergisi beyannamenizde alacaksınız.
Gelir Vergisi Dosyalandığında
Çok fazla gelir vergisi beyannamesi artık çevrimiçi olarak yayınlandığından, gelir verginizi kaydettiğinizde masraf makbuzlarınızı göndermek artık yaygın veya gerekli değil. Bunun yerine, ilgili tüm makbuzları vergi yılı için “Vergi Makbuzları 2017” gibi bir yıl boyunca etiketlenmiş tek bir klasöre koyun ve klasörü dosya dolabınıza dijital veya fiziksel olarak ekleyin.
Kanada Gelir Ajansı, IRS ile herhangi bir anlaşmazlığınız varsa veya basitçe denetlendiyseniz , makbuzlarınız çok önemli kanıtlar olacaktır.