Dosyalamada geçirdiğiniz zamanı kısaltmanın 5 yolu
Ama ne yazık ki, nefret ediyorum ya da olmasın, küçük bir işletmeyi çalıştırdığınızda, dosyalama yapılmalı ya da yakında masanızı yığmaya devam eden tüm kağıtların ağırlığı altında çöker. Yapılması zor bir şey nedir?
Soruna yardımcı olabilecek iki yaklaşım vardır.
Zamanınızı mümkün olduğu kadar kısa bir sürede yapmaya çalışabilirsiniz (yıllarca süren bir ofis çalışmasında neredeyse mükemmelleştirdiğim bir yöntem) veya zamanınızı mümkün olduğu kadar eğlenceli hale getirebilirsiniz (başarmaya çalıştığım bir şey). İlk önce harcadığınız zamanın miktarını azaltmak için ipuçlarına bakalım.
Mümkün olduğunda parçalama ve geri dönüştürme
Size bakmayı bekleyen herhangi bir kâğıt parçasının ilk sorusu “Bu belgenin dosyalanması gerekiyor mu?”
Postada gelen belgelerin çoğu doğrudan öğütücüye gidebilir. Örneğin, diğer şirketlerin reklamlarını veya bilgilendirici mektuplarını doldurmanın amacı nedir? Posta ile uğraşırken, bir kez bir mail oku, bir yıl sonra buna ihtiyacın olup olmadığına karar ver ve buna göre dosya ya da parçalara ayır.
Şanslar iyidir, aynı zamanda, belgeleriniz olması gerekmeyen çok sayıda basılı belgeyi de doldurursunuz - ve hatta ilk etapta bile basılmamalı.
Örneğin, elektronik dosyalarınız düzenleniyorsa ve uygun yedekleme prosedürlerini uyguluyorsanız, faturaların veya mektupların kağıt kopyalarını dosyalamaya gerek yoktur.
O yüzden bu dosya yığını ile uğraşırken, “yaşayamayacağınız kağıt” nı parçalayın.
Diğer ofis işlerini daha kolay yapan, daha zor olmayan bir dosya sistemi kullanın.
Dosyalama ihtiyacım olan bir çoğu iş yapma süreciyle ilgilidir - ve bu belgelerin bunlarla herhangi bir şey yapılmadan önce muhasebe sistemine girilmesi gerekir.
Bu yüzden, bir yazıcı toner kartuşu için makbuz almak ve ana dosyalama sistemimde “P” altında dosyalamak yerine, bunu “ilk” dosyalama sistemimde, ay ve yıl etiketli bir dizi klasörde dosyayorum.
Örneğin, toner kartuşunu Eylül 2017'de satın alsaydım, bu, o ay içinde gerçekleşen tüm diğer faturalar, makbuzlar ve diğer ticari belgelerle birlikte girdiği dosyadır. Ardından, ayın sonunda klasörde çalışmak ve yapılması gereken tüm muhasebe kayıtlarını yapmak (ya da bunu kendiniz yapmıyorsanız, aylık klasörü muhasebecinize veya muhasebecinize teslim etmek) basit bir meseledir. .
Bir perakende işi değil, bir hizmet işletmesini çalıştırdığımızı , bu yüzden ayda bir kez hesaplar üzerinde çalışıp benim için çalıştığımı unutmayın. Hesaplarınızı daha sık güncel duruma getirmeniz gerekiyorsa, aylık klasör fikrini buna göre değiştirmeniz gerekecektir.
Dosyadan önce düşün
Muhasebe yapmak için aylık klasörleri kullandıktan sonra ne olur? Belgelerin “ana” dosya sistemine taşınması gerekmektedir. Ancak, her bir belgeyi başlığına bağlı olarak tek tek dosyalamak yerine, gruba göre mantıklı bir şekilde dosya yapıyorum, daha hızlı bulduğum bir dosyalama prosedürü.
Yazıcının toner kartuşunun örneğine bir bakalım.
Bu makbuzu yazıcı toner kartuşu için “P” altına dosyalamak yerine, bunu bir Post-it notları veya bir yazıcı makbuzu için bir makbuz gibi bir belgeyi yazdığım yer olan Office Malzemeleri - Makbuzlar altında yazdım. kağıt. Bu sadece dosyalamayı daha hızlı yapmakla kalmaz, daha sonra belgeleri daha kolay bulmanızı sağlar.
Sadece kelime değil, dosya klasörü etiketlerinizde tüm kelimeleri ve kelime öbeklerini kullanın
Dosyalama sisteminizin bölümlerini oluştururken sadece tek harflerle sınırlı olduğunuzu söyleyen bir kural yoktur. Ve eğer yaparsanız, dosyalarınızı gereksiz yere yavaş ve karmaşık hale getiriyorsunuz. Dosyalama sisteminizi özelleştirin, böylece bir grup tarafından dosyalamadan faydalanabilirsiniz ve bir belgeyi daha hızlı yerleştirmek için doğru yeri bulun.
Örneğin, “C” etiketli dosya sistemimden bir bölüm oluşturmak yerine, “İstemci Dosyaları” etiketli bir bölümüm de var.
“İstemci Dosyaları” içindeki dosyalar alfabetik olarak düzenlenmiştir. Dosyalama sisteminizi bu şekilde özelleştirmenin güzelliği, ihtiyaç duyduğunuzda her zaman daha fazla alt bölümlere ayrılabilir ve organize edilebilir. Bu nedenle, büyük bir müşterinin, onunla ilgili belgeleri bulma işlemini kolaylaştırmak için “İstemci Dosyaları” bölümünde adıyla etiketlenmiş bir dosya sistemi bölücü olabilir.
Bu örnekte, dosyalama sistemi üzerindeki etiketler “B”, “C”, “İstemci Dosyaları”, “D” harflerini okuyacaktır ... Dosyalama işleminizin ne kadar kolaylaştığını görün.
Dosyalama işlemini hızlandırmak için başka bir dosyalama ipucu: Alfabeyi de özelleştirmeyi unutmayın. Sadece bir “M” bölümüne sahip olmak yerine, bir “Mc” etiketleyin.
“İlk” dosyalama sisteminizi yakın ve rahat bir şekilde saklayın
Yukarıda anlattığım gibi iki aşamalı bir dosyalama sistemi kullanmanın diğer harika yanı, dosyalama sisteminizin (aylık klasörler) ilk aşamasını çalışma alanınıza fiziksel olarak yakın tutmak çok daha kolay hale geliyor. Onları dosyalamak için yakın ve organize bir yere sahip olmanız halinde, hemen kağıtlarını dosyalamak yerine, daha fazla eğimli olursunuz.
Böylece, son, şimdiki ve sonraki ayın aylık klasörlerini bir tepsiye koyun veya bir concertina dosyası kullanın ve çalışma alanınızda kol uzunluğuna yerleştirin. Dosyalama sisteminizin büyüklüğü (yukarıda anılan "ana" dosyalama sistemi, odanın karşısında veya tamamen farklı bir odada olabilir, ancak tasarruf etme süresine göre , daha fazla İlk etapta kayıt yaptır.
Dosyalama Fun nasıl yapılır
Size şimdiye kadar verdiğim dosyalama ipuçları, dosyalama için harcadığınız zamanı kısaltmanıza ve beyin donmasını önlemenize yardımcı olacaktır. Ama zamanınızı daha eğlenceli hale getirmeye ne dersin?
Gerçekte, burada ortaya koyduğum tek strateji, belli bir süre için dosya kurarsam kendimi bir kurabiyeyle ödüllendiren, tam bir rüşvettir. Bu işe yarayacak, ancak yapacak çok işiniz varsa bol miktarda pound koymanıza yol açabilir.
Ya da dosya klasörleriniz için tüm farklı renkleri kullanarak ve etiketler için olağandışı fontları veya kaligrafiyi kullanarak daha sanatsal bir yaklaşım benimseyebilirsiniz. Bu sizin dosyalamayı daha eğlenceli hale getiriyor olsun ya da olmasın, kesinlikle daha çekici hale getirecektir.
Ve kim bilir? Belki sadece dosyalama çok daha hızlı şimdi bu kadar organize organize olması çok daha eğlenceli hale getirecektir.