Kağıtsız Ofis Artıları ve Eksileri'ne Bakış
Kâğıtsız işinizin küçük işleriniz için akıllıca bir karar olup olmadığını belirlemenize yardımcı olacak bir kağıtsız ofisin artılarını ve eksilerini gözden geçirin.
Bir Kağıtsız Ofisin Artıları
1. Çevre Dostu - The Daily Green gazetesine göre, kağıt çöp atıklarının% 25'ini oluşturuyor ve eğer Amerika Birleşik Devletleri kağıt kullanımını sadece% 10 oranında azalttıysa 1,6 milyon tonluk sera gazı emisyonunu engelleyecektir. Ve bu sadece kağıtlar için, mürekkep kartuşlarının üretimi ve bertarafı ile yazıcıların kullandığı enerjiyi hesaba katmamaktır. Kağıtsız gitmek çevreye duyarlı bir karardır.
2. Maliyet Etkili - Çevre için kağıtsız bir ofisin faydaları olduğu gibi, küçük işletme bütçesine de faydalar vardır. Her ay kâğıt, ağır bir büroyu destekleyen kağıt, mürekkep, posta ve diğer malzemelere ne kadar harcadığınızı düşünün. Ardından, tüm fiziksel malzemelerinizi ve gerçek belgelerinizi saklamak için gereken alanı düşünün. Oldukça maliyetli olabilir. Zamanla, kağıtsız gitmek küçük işletmenizin büyük tasarruflarına neden olabilir.
3. Kolay Erişim - Kağıtsız olmak, tüm önemli belgelerin dijital hale getirildiği anlamına gelir. Onları Bulut'a yedekleyebilir veya bir uzak masaüstü uygulaması aracılığıyla onlara erişebilir, bu sayede bir mobil ofisten veya bu konuyla ilgili herhangi bir yerde çalışabilir ve üretken kalabilirsiniz.
4. Dosya Organizasyonu - Aradığınızı bulmak için dağınık bir dosya dolabı veya kağıt yığınını kullanarak harcanan zamanınızı harcadıysanız, hantal kağıt belgelerin nasıl yönetileceğini bilirsiniz.
Kağıtsız bir ofis oluşturduğunuzda, zaman içinde düzenlemek, aramak ve ince ayar yapmak daha kolay olan bir dijital dosya sistemi oluşturursunuz. Bu, bir zamanlar bir belgeyi bulmak kadar kolay bir belge bulma sürecini kolaylaştırır.
Bir Kağıtsız Ofisin Eksileri
1. Sistem Arızası - Dijital hızlı erişim olabilir, ancak aynı zamanda hızlı kayıp anlamına da gelir. Sistem çökerse, bilgisayarınıza yerel olarak kaydedilen tüm iş belgelerinize ne olacağını düşünün. Herşeyi kaybedebilirsin. Her küçük işletme için, özellikle de kağıtsız olanlar için, verileri saha dışında yedeklemek ve korumak için bir sisteme sahip olmak önemlidir.
2. Güvenlik - Dijital dosyalar bir dosya dolabında veya ofis kapısındaki bir kilitle korunamaz, bu nedenle belgelerin güvenliği ve hassas bilgiler kağıtsız ofisler için ciddi bir endişe kaynağıdır. Çözümler şifrelerini, yerel sunucuları ve kısıtlı erişimi içerir; bunların tümü kendi maliyetlerine ve faydalarına sahiptir. Ayrıca, bazı işletmelerin doğasını ve günlük olarak ele alınan malzemelerin hassasiyetini (muhasebecinizin düşünmesini) göz önünde bulundurmanız önemlidir;
3. Yenileme Süreçleri - Kâğıtsız bir ofise geçişin bir kısmı, mevcut tüm işlem süreçlerinizi gözden geçirmeyi ve yeterli alternatifleri bulmayı içerir.
Örneğin, elektronik imza hizmeti, çevrimiçi faturalandırma ve ödeme hizmetleri ile fiziksel belgelere olan ihtiyacı ortadan kaldıran diğer uygulamaları kullanmaya başlamanız gerekebilir. Tüm personeliniz de yeni sisteme yerleştirildikten sonra eğitilmelidir.
4. Zaman Yoğun - Kağıtsız gitmek bir geceleme işlemi değildir; Göz önünde bulundurulması gereken birçok faktör var. Kâğıt dünyasını geride bırakmanın tüm etkilerini göz önünde bulundurmak zaman alır ve işlemlerinizi kâğıtsız olarak destekleyen tüm değişikliklerin hayata geçirildiği sürece.
Kağıtsız gitme kararı, işten işe değişen bir şeydir ve kesinlikle her şirket için geçerli olan evrensel bir karar değildir. Kağıtsız gitme kararının en önemli parçası araştırmanızı yapmaktır, böylece faydaların zorluklara üstün olup olmadığına karar verebilirsiniz.
Ardından, yalnızca kağıtsız olmanın faydalarını karşılamayacak, aynı zamanda üretkenliğinizi artırmaya yardımcı olacak sistematik bir süreç oluşturun.