W-4, I-9, İş Başvurusu, Devlet Tescili ve Daha Fazlası
Yeni çalışanlar için evrak ve yönetmelikler hakkındaki ilk sorumluluğunuz, işe alımdan hemen sonra gelir. Çalışan işe başlamadan ve ilk maaşını almadan önce, çalışanın tamamlanmasını gerektiren bazı formlar vardır. Bu formlar, hem federal hem de eyalet yasalarına göre her çalışan tarafından doldurulmalıdır.
Çoğu durumda, formları kimseye geri göndermeniz gerekmez, ancak bunları saklamanız gerekir. Bu formlar tamamlandığında, onları çalışanlara ve bunları görmesi gereken başkalarına açık belirli bir yerde tutmalısınız. ABD Çalışma Bakanlığı (Ücret ve Saat Bölümü kapsamında), tüm çalışanlar için tutulması gereken bordro ve personel kayıtları için özel şartlara sahiptir.
Federal, eyalet ve yerel kurumlar, çalışan kayıtlarınızı çeşitli nedenlerden dolayı denetleyebilir , böylece kayıtların tutulması önemlidir.
01 - Federal Gelir Vergisi Stopajı için W-4 Formu
Tüm yeni çalışanlar , ilk maaşlarını almadan önce W-4 Formunu doldurmalıdır. Bu form medeni hal, bağımlıların sayısı ve belirlenmiş ek stopaj miktarları hakkında bilgi içerir. Federal gelir vergileri için stopaj hesaplamak için kullanılır. Tüm W-4 formlarının kopyalarını tutmak zorunda değilsiniz, sadece en yeni olanı.
İşverenler, çalışanlara bu formun nasıl doldurulacağı konusunda tavsiyede bulunmamalıdır, ancak bunları, bu formu doldurmalarına yardımcı olan bir IRS makalesine yönlendirebilirsiniz.
W-4 formunun en son sürümünü kullandığınızdan emin olun. 2017 Vergi Kesimleri ve İşleri Yasası, stopaj tablolarında önemli değişiklikler yaptı ve çalışanlar, maaş çeklerinden çok fazla vergi almamak için stopajlarını değiştirmek isteyebilir. Yeni çalışanlar ve formlarında değişiklik yapmak isteyen çalışanlar için 2018 W-4 formunu kullanmalısınız.
Çalışanlar W-4 formlarını istedikleri sıklıkta değiştirebilirler. Örneğin, bir çalışan bir ikramiye alabilir ve stopajı değiştirmek isteyebilir. En son değişikliği takip etmek ve çalışan maaşlarının, çalışanın stopaj için isteklerini yansıtmasını sağlamak işveren olarak sizin sorumluluğunuzdadır.
02 - İstihdamın Uygunluğu İçin Form I-9 ve E-Doğrulama Sistemi
Bir işveren olarak, yeni çalışanların ABD'de çalışmaya uygunluğunu belgelemelisiniz. Kullanmanız gereken belge, her yeni işe alımla tamamlanması gereken F orm I-9 , İstihdam Uygunluk Doğrulamasıdır. Yeni çalışan, (a) kimlik ve (b) iş uygunluğunun belgelendirilmesini sağlamalıdır.
I-9 sürecine iki adım var. İlk olarak, çalışan formu doldurur ve hangi kimlik ve işe uygunluk belgelerinin kullanılacağını belirtir. Daha sonra, işveren olarak bu belgelere bakmanız ve yeterli ve uygun olduklarından emin olmalısınız.
Bu formu çalışanın kaydında tutmalısınız, ancak bunu kimseye göndermenize gerek yoktur. Bir göçmenlik memuru şirketinize gelirse veya çalışan belgelerinizi incelemek isterse, bu form çalışanın iş uygunluğunu doğruladığınızı gösteren kanıtınızdır.
Daha büyük işverenler (birçok çalışanla) E-Verify sistemine kayıt olabilir ve ABD'de çalışmak için yeni çalışanların uygunluğunu kontrol etmek için kullanabilirler. Sistem, federal veritabanlarıyla karşılaştırmak için Form I-9'daki bilgileri kullanır.
03 - İş Başvuru Formu
Her yeni çalışan, bu kişi iş için halihazırda bir özgeçmiş sunmuş olsa bile, bir iş başvuru formunu doldurmalıdır. İş başvuru formu, önceki çalışanlar ve eğitim gibi, doğrulanabilecek yeni çalışan hakkında bilgi içerir. Ayrıca, başvuranın imzalaması gereken birkaç ifadeyi de içerir.
Başvuru formunun bir ifadesi, başvuru hakkındaki bilgilerin doğru ve doğru olduğunu, diğer ifadelerin ise işverenin referans kontrolleri ve arka plan kontrolleri yapmasına izin verdiğini doğrulamaktadır.
Her çalışan için başvuru formuna sahip olmak, sizi bir başvuru sahibinden hileli iddialarda bulunan bir işveren olarak korur ve başvuru formu doğru değilse harekete geçmenizi sağlar.
04 - Devlet Stopajı ve Kaydı
İşverenler, yeni çalışanları eyaletlerinin yeni kiralama bildirim sistemi ile kaydetmelidir; Bu kayıt, devletin bu çalışanlardan çocuk destek ödemeleri almasına izin verir. Bu makalede durum bildirim sistemlerinin bir listesi bulunur.
Gelir vergileri toplayan her devlet, işverenlerin bu vergileri rapor etmeleri ve ödemelerini şart koşar. Eyalette bir işveren olarak nasıl kayıt olacağınız hakkında bilgi almak için eyalet departmanınızın gelir departmanına (veya eşdeğerine) başvurun. Bu devlet kurumu, ayrıca, tevkifat formları ve tevkifatlı tutarları raporlama ve ödeme gereklilikleri hakkında size bilgi verecektir.
Gelir vergisi olan devletler için, bu vergileri çalışan maaş çeklerinden çıkarmanız ve gerekli vergileri uygun devlet kurumuna göndermeniz gerekir.
05 - Yeni Çalışanların İşe Alınması için Kontrol Listesi
İşte yeni kiralama işlemlerinin 12 adımlık bir kontrol listesi , yani hiçbir şey unutma. Vergi raporlaması ve ödemeleri için IRS'ye kayıt olan ve eyaletinizin vergi varlığına (eyalet gelir vergisi gerekliyse) kayıt yaptıran bir İşveren Kimlik Numarası (federal işveren kimlik numarası) almayı içerir. Diğer kayıtlar ve şartlar da listelenmiştir.
06 - One More Thing - Çalışan El Kitabınız
İşletmenizin birkaç çalışanı varsa, bir çalışan el kitabına veya politika ve prosedür el kitabına sahip olmanız gerekir. Bir el kitabı, politika ve prosedürlere ek olarak iş süreci açıklamalarını ve faydalarını içerebilir.) Tüm yeni çalışanlar bu el kitabının bir kopyasını almalı ve okuduklarını ve anladıklarını belirtmelidir.
Çalışan el kitabı hem siz hem de çalışanlarınız için yasal olarak bağlayıcı bir belge haline gelir. Çalışanların el kitabını okuması, hoş olmayan çalışanları, karşılanmamış beklentileri ve olası davaları engellemeye yardımcı olabilir.