Federal Yasa, Maaş Kayıtlarını ve Diğer Belgeleri Tutmanızı Gerektirir
İşverenler Ne Tutmak Zorunludur?
Normalde yasaların gerektirdiği kayıtların çoğunu sadece iş yapma aşamasında tutabilirsiniz, bu nedenle, ek adımlar veya işlerin yolunda çok fazla yer almamak gerekir.
IRS ve FLSA gereklilikleriyle uyumlu olduğunuzdan emin olmak için zaten sahip olduğunuz kayıtları gözden geçirin.
Kayıtlar elektronik olarak da dahil olmak üzere herhangi bir biçimde tutulabilir. Muaf olmayan tüm çalışanlar ve asgari ücret şartları kapsamında olanlar için aşağıdakiler tutulmalıdır:
- 19 yaşın altındaysa çalışanın adı, ev adresi, meslek, cinsiyet ve doğum tarihi gibi kişisel bilgiler
- İş gününün başladığı saat ve gün
- Her çalışma günü ve her çalışma günü toplam çalışma saatleri
- Toplam günlük veya haftalık düz zamanlı kazançlar
- Fazla mesaide, herhangi bir hafta için normal saatlik ücret oranı
- İş günü için toplam fazla mesai ücreti
- Toplam ücretler her ödeme dönemini ödediler
- Ödeme tarihi ve ödeme süresi.
Muaf olmayan çalışanlara en az asgari ücret ödenmeli ve haftada 40 saatten fazla çalışılan süre için fazla mesai ücreti alınmalıdır. Bir çalışan, maaş esasına göre en az 455 ABD doları ödeniyorsa ve tipik olarak idari, yönetici veya yönetim görevlerini yerine getiriyorsa muaf olabilir.
Düz zamanlı ödeme, bir çalışma haftasında ilk 40 saat içinde kazanılan ücrettir.
Muaf olmayan çalışanlar için gerekli olan kayıtlar, muaf olmayan çalışanlar için olanlardan farklıdır ve hanehalkı çalışanları için, nadir olmayan ödeme düzenlemeleri altında çalışanlar için, lojman veya diğer tesislerin döşendiği çalışanlar için ve iyileştirici eğitim alan çalışanlar için özel bilgi gereklidir.
Çalışanlarınızdan herhangi biri bu kategorilere girerse, bir avukata danışın.
Formları Saklamanız Gerekir
Maaş kayıtlarına ek olarak, her bir çalışan için dosyada birkaç başka belge bulundurmalısınız.
- Federal stopaj gösteren W-4 formunun imzalı bir kopyası. Bu form birçok kez değiştirilebilir, bu yüzden en güncel formu en üstte tuttuğunuzdan emin olun.
- Bir çalışanın Birleşik Para ya da başka yardım kuruluşları gibi yardımlar ve özel bağışlar da dahil olmak üzere, yetkili ödeme kesintileri olduğu herhangi bir formun bir kopyası.
- Çalışanın orijinal başvuru formunun bir kopyası ve özgeçmiş veya özgeçmiş gibi destekleyici belgeler.
- Promosyon seviyeleri veya indirimler dahil ücret düzeylerindeki değişiklikler ve bu eylemlerin nedenleri ile ilgili kayıtlar.
Paycheck Kayıtlarını Tutmanın En İyi Yolu Nedir?
Çalışılan tüm saatleri belgeleyenler, ödeme durumundaki değişiklikler ve ücret oranları dahil olmak üzere maaş kayıtları, ayrı bir dosyada tutulmalıdır.
Ayrıca, çalışanların rızası dahil olmak üzere, çalışanların ücret ve faydalarına yapılan tüm değişikliklerin kayıtlarını tutmalısınız. FICA vergileri ve garnitürleri haricinde bir çalışanın ödemesinden herhangi bir kesinti için dosya üzerinde yazılı bir onayınız olmalıdır.
İnsan kaynakları uzmanı Susan Heathfield, bir çalışanın personel dosyasında neyin tutulması gerektiği konusunda daha detaylı bilgiye sahiptir.
Çalışan Kayıtlarını Görme İzni Kimdir?
Çoğu işletme, çalışan kayıtlarını kısıtlı bir alanda tutar ve yalnızca istihdam sıralaması veya pozisyonu nedeniyle kayıtları görmesi gerekebilecek kişilere erişime izin verir. Çalışan kayıtları asla kayıt odasından çıkarılmamalıdır. Birden fazla çalışanınız varsa, personel dosya erişim politikası oluşturmak isteyebilirsiniz, bu yüzden insan kaynakları çalışanları taleplere nasıl cevap vereceğini bilirler.
- Çalışanların kendi kayıtlarını görmelerine izin verilmelidir. Kendi kaydını görüntülerken bir odada biriyle odada kalmak isteyebilirsiniz.
- Hangi çalışanların çalışan kayıtlarını görebileceğini belirtin. Erişim genellikle insan kaynakları departmanındaki çalışanlarla belirli bir seviyenin üzerindeki yöneticiler ve yöneticilerle sınırlıdır.
- Çeşitli federal ve eyalet denetçilerinin , denetim amacıyla çalışan kayıtlarına erişmesine izin verilebilir. Denetçinin çalışan kayıtlarına erişmesine izin vermeden önce bir emir isteyebilirsiniz.
- Bazı özel durumlarda davalarda çalışanı temsil eden avukatlara erişim hakkı verilebilir. Üst düzey bir yetkili veya şirketin avukatı, kaydın görüntülenmesine izin vermeden önce avukatın talebini doğrulamalıdır.