Neden nakit ödeme yapmak kötü bir fikirdir?
Çalışanlara ve bağımsız yüklenicilere nakit ödeme yapmak yasa dışı olmasa da, birçok nedenden ötürü iyi bir iş uygulaması değildir. Bazı işletmeler, maaş bordrosu vergilerini ödemekten kaçınmak amacıyla çalışanlara ödeme yapmak için nakit kullanır ve bazı çalışanlar gelir vergisinden kaçınmak için nakit ödeme talep eder .
Bu makale, gelir vergileri, bordro vergileri ve diğer vergi konularıyla ilgili yasal ve vergi konularını ve federal yasaları tartışmaktadır.
Nakit Ödeyen Çalışanlara Ödeme Yaparken Bordro ve Vergi Sorunları
- İşverenler, çalışanların ücretlerinden bordro vergileri (federal ve eyalet gelir vergisi ve FICA (Sosyal Güvenlik / Medicare) vergisi) saklamalıdır;
- İşverenler ayrıca, hem çalışan hem de FICA vergilerinin işveren kısmı dahil olmak üzere bordro vergilerini IRS'ye bildirmeli ve ödemelidir.
- Diğer istihdam vergileri, işsizlik vergileri ve devlet işçileri tazminat fonu ödemeleri de dahil olmak üzere, çalışan kazançlarına ödenmelidir.
- İşverenler, çalışanların gelirini her yıl W-2 Formunda rapor etmelidir. Buna nakit gelir dahildir.
- İşverenler, yeni işe alınan çalışanların iş uygunluğunu Form I-9 veya E-Verify sistemini kullanarak doğrulamalıdır. Bu doğrulama, çalışanı federal sisteme koydu ve eğer bu çalışanlar nakit olarak ödenirse, kurumlar arası çekler nakit olarak ödeyerek bordro vergisinden kaçınmaya yönelik girişimleri ortaya çıkarabilir.
Nakit Ödemelerin Çalışanlara Etkisi
- Nakit olarak ödenen FICA vergilerini ödemeyen çalışanların, Sosyal Güvenlik kazançlarını hesaplarken kullanabilecekleri Sosyal Güvenlik kazançları reddedilir.
- Aynı şekilde, “maaş bordrosu” olmayan çalışanlar işçilerin tazminat veya işsizlik maaşı almaya hak kazanmazlar.
CPA Gail Rosen, çalışanlara nakit ödeme yapmakla ilgili şunları söylüyor:
İşçileri yasadışı olarak nakit olarak ödemek, vergi sorunlarına ek olarak ciddi sorunlara yol açabilir. Bir işçi "kitaplarda değil" olduğunda, aniden gerçekten felakete neden olabilecek koşullu yükümlülüklere sahip olabilirsiniz.
Bir işçinin işten yaralanması ve hastaneye kaldırılması halinde, işine zarar vermeleri istenir. Eğer yaralanan işçi evet cevabı veriyorsa, o zaman işçilerin tazminatıyla karşılanacaktır. İşçilere tazminat ödemediyseniz parayla ödediğiniz için ciddi bir beladasınız. Aynı şey, devlet engelliliği ve işsizlik fonuna ödeme yapılmaması için de geçerlidir. Örneğin, işçiyi ateşlerseniz ve işsizlik başvurusunda bulunurlarsa, o zaman denetçiler kapınıza gelir.
Çocuklara, Eşlere veya Aile Üyelerine Nakit Ödemek
İşinizde çalışan 18 yaşın altındaki çocukların ücretleri, diğer çalışanlarla aynı stopaj, bordro vergisi ve istihdam vergisi şartlarına tabidir. Kendi çocuklarınızı kiralıyorsanız, FICA vergilerine tabi olmayabilir, ancak ücretleri IRS'ye bildirilmelidir. Çocuklarınızı çalışan olarak işe alma hakkında daha fazla bilgi edinin.
Eşinizi veya diğer aile üyelerini işiniz için çalışmak ve nakit ödeme yapmak, bu kişiyi Sosyal Güvenlik avantajlarından mahrum bırakabilir.
Ve bordro vergilerini bildirme ve ödeme yasal sorumluluğunuz dahil olmak üzere yukarıda bahsedilen tüm diğer konular geçerlidir.
Nakit Olarak Bağımsız Müteahhitler Ödemek
Pek çok işletme sözleşme işçilerine (geçici işçilik, yaz çalışanları) ödeme yapmaktadır. Bağımsız yüklenicilere yapılan ödemeler çalışanlarınkinden daha az meseleye sahip olsa da, iki mesele dikkat çekmeye değerdir:
- Sözleşmeli çalışanlara yapılan ödemeler yıllık olarak 1099-MISC şeklinde raporlanmalı ve
- Bağımsız yükleniciler için vergi mükellefi kimliğini doğrulamanız gerekir; Vergi mükellefinin kimliği doğrulanamazsa, yüklenicinin ödemesinden yedek tevkifat almanız gerekir.
Satıcılara ve iş yaptığınız diğer kişilere yapılan nakit ödemeler, bu nakit ödemelerin işletme vergi iadenizde gider olarak düşülmesini istiyorsanız hala doğrulanmalıdır. Nakitteki küçük ödemeler bile, uygun belgelerle küçük bir nakit fon aracılığıyla ödenmelidir.