En alt satır şudur: Bunu kanıtlayamazsanız, bunu mahrum etmeyin.
Tüm iş harcamalarınız için vergi indirimi alabilmeniz harika, ancak IRS denetiminde bu kesintileri kanıtlamak daha da iyidir . Yetkili vergi toplayıcınız varsa, bu kişi vergi indirimlerinizle ilgili tüm belgeleri görmeyi isteyecektir.
Yani, vergi hazırlayıcınıza evraklarınızla birlikte gitmeden önce ( bir ayakkabı kutusunda değil , lütfen!)
Bu makalede, her zaman basit bir iş giderlerine bakacağız, her zaman soruyu soruyoruz, "Bunun gerçek bir iş gideri olduğunu nasıl ispatlayabilirim?" Ve biz her zaman bu işlemlere IRS ve vergi hazırlayıcınız açısından bakacağız.
Unutulmaması gereken en önemli nokta, sadece işlemin gerçekleştiğini değil, aynı zamanda İŞ AMAÇLIĞINI gösterebilmeniz GEREKİR .
Mülk Alımı veya Masraf Ödemesi
İşiniz için Best Buy'tan bir all-in-one yazıcı satın alırsınız. İşletme hesabınızdan bir çek yazıyorsunuz veya iş kredi kartınızı kullanıyorsunuz. Yani, bunun bir iş gideri olduğunu göstermek için yeterli, değil mi? Aslında hayır. İptal edilen çekinizi veya kredi kartı makbuzunuzu kaydetmek, kanıtınızın yalnızca bir parçasıdır. İptal edilen kontrol, satın aldığınız şeyi göstermez. Bir kredi kartı kullanmak daha iyidir, çünkü makbuz satın almayı gösterir.
Gerçekte satın aldığınız şeyi göstermek için, iptal edilen çekiniz ile yazarkasa makbuzu da dahil olmak üzere gereklidir.
Kişisel bir hesaptan ödeme
İşletme banka hesabınızdan veya iş kredisi kartınızdan yapılacak masraflar aynı şekilde çalışır. Tabii ki, ayrı bir iş kontrol veya tasarruf hesabı veya iş kredi kartı kullanıyor olmalısınız.
Kişisel hesaplarınızın bir problemi olması gerekmez, bu kişisel kontrolün bir iş amacı için kullanıldığını kanıtlamayı daha da zorlaştırır.
İşinize ilk başladığınızda, birkaç öğe için kişisel bir hesap kullanmanız gerekebilir. Örneğin, yakın zamanda yeni bir LLC kurdum ve eyaletimdeki kayıt için kişisel bir kontrol kullanmalıydım. Bir iş amaçlı kişisel bir hesap kullandığınızda, bol miktarda dokümanınızın olduğundan emin olun. Bu durumda, bir devlet tescili için ödeme yaptığımı gösteren eyalet sekreterinden bir makbuz yazdırdım. Bu durumda, bunun kişisel kullanım için olduğuna inanmak oldukça zordu.
Gider Günlüklerini Kullanma
Bazı masrafların diğerlerinden daha kanıtlanması daha zordur. Bunun iki büyük örneği, kilometre ve listelenen mülk de dahil olmak üzere seyahat masraflarıdır. Her iki durumda da, masrafların kanıtlanması için IRS talebini karşılamanın en iyi yolu bir günlük tutmaktır.
IRS "zamanında" kanıtı tercih ediyor. Yani, harcanan paranın harcandığı anda bir masraf fişi veya makbuzu veya mil günlüğüne yaptığınız bir not, yıl sonunda yazdığınız listeden daha iyidir.
Bir kilometre günlüğünü tutmak, bir kilometre günlüğünü tutmak çok büyük bir acıdır. Bu demektir ki, arabanıza her girdiğinizde (bu arada araba için ödenen işin önemi yok), şunları kaydetmelisiniz:
- Tarih
- Kilometre
- Gittiğin yer
- Amaç - iş veya kişisel - mümkün olduğunca spesifik.
Daha kolay hale getirmek istiyorsanız, yılın 1 Ocak'ında arabadaki kilometreye dikkat edin ve sonra yalnızca iş amaçlı olarak kilometre yolunu not edin.
İş kilometre harcamalarını, standart kilometre kesintisi veya fiili masrafları kullanarak düşürmek için, aracı iş için zamanın en az% 50'sini kullandığınızı göstermelisiniz.
İpucu: Akıllı telefonunuza bağlıysanız, bir kilometre uygulaması veya harcama uygulaması deneyin . Çok fazla kağıt tasarrufu yapıp harcama günlüğünüzü çevrimiçi tutacaktır.
Son olarak, trave l'in ( işe gidiş ve dönüş) gidilebilecek bir seyahat gideri olarak kabul edilmediğini unutmayın. Gidiş masraflarını takip ederken, onları iş seyahat günlüğüne dahil etmeyin.
İş Seyahati Makbuzlarını Kullanma
Bir kilometre günlüğüne ek olarak, iş için seyahat ediyorsanız, masraflar için makbuzları takip etmeniz gerekecektir.
Yol masrafları gibi bu harcamalar, bir IRS denetçisi tarafından yakından incelendiğinden, kişisel seyahat masraflarını iş seyahati ile birleştirmek kolaydır.
İş seyahati masraflarını kanıtlamanın en iyi yolu (oteller, uçuşlar, kiralık arabalar, yemekler ve eğlence dahil) kredi kartı fişi kullanmak (iş kartınızı kullanarak, elbette) iş amaçlı ek notlar kullanmaktır. Notu, harcadığınız anda not edin. İş seyahati etkinliklerini not etmek için bir günlük planlayıcı, randevu defteri veya takvim kullanabilir, ardından makbuzlarınızla bağlantı kurabilirsiniz.
Listelenen Mülkiyet Alış
Satın aldığınız hepsi bir arada yazıcıya daha yakından bakalım. Yazıcı ayrıca kişisel yazdırma için de kullanılabilir ve IRS bu tür özellikleri listelenen özellik olarak sınıflandırır . Listede bulunurlar çünkü kişisel ya da iş amaçlı kullanılabilirler. IRS, daha yüksek derecede iş kullanımı kanıtı gerektirir.
Listelenen mülkü nasıl kullandığınızı özellikle belgelemelisiniz. En iyi yol, bir kayıt parçasını (aşağıda açıklanan masraf günlüğü gibi) tutmaktır. Yazıcıyı veya diğer listelenen mülkleri her kullandığınızda, tarihi, kullanımı (örneğin kopya sayısını), belirli işi (iş için broşürün basılı kopyalarını) ve kullanımın ister iş ister kişisel olduğunu not edin. Yazıcıyla ilişkili kartuşlar gibi.
Yılın sonunda, işletme için kullanım yüzdesini göstermeniz ve ardından bu yüzdeyi maliyetlere atamanız gerekir. Örneğin, yazıcının iş için geçen sürenin% 60'ını kullandığınızı fark ederseniz, maliyetlerin% 60'ını iş kesintisi olarak alabilirsiniz.
Bir hatırlatma olarak, iş yerinizde mülkünüz varsa ( ev ofisinizde değil), bir günlük tutmak zorunda değilsiniz. Bir iş yerindeki tüm kullanımların ticari amaçlar için olduğu kabul edilir.
Hesap İfadelerini Kullanma
Kredi kartı kaybını kaybettiğinizi veya bu satın alma işlemi için iptal edilen çekiniz olmadığını varsayalım. Bir işletme alımını kanıtlamak için bir banka ekstresi veya kredi kartı ekstresi kullanabilirsiniz, ancak bir randevu defteri, takvim veya günlük planlayıcıdan ek doğrulama da yapmanız gerekecektir.
Çok fazla kanıt gibi bir şey yoktur
Bazı giderlerin iş amaçlı olup olmadığı konusunda herhangi bir şüphe varsa, masrafı kanıtlamanın çeşitli yolları olması en iyisidir.
İş Kayıt Sisteminiz
Son olarak, bu iş harcamalarına kaydettiğiniz kayıtlar , genel işletme kayıt tutma sisteminizin bir parçası olmalıdır .