Çalışan bir İş Kayıt Sistemi tutmak için 5 Adım

CCRRA Sistemi - Yakalama, Çek, İnceleme, Kayıt, Hareket

Muhtemelen “Çöp Kutusu, Çöp Çıkışı” ifadesini duymuşsunuzdur. Başlangıçta bilgisayar donanımı ve yazılımına uygulanan bu deyim, aynı zamanda işinizin mali tarafı için de çalışır. Başarılı olmak istiyorsanız, çöpü temizleyen ve nasıl yaptığınızı görmek için size doğru ve yararlı bilgiler veren bir mali sistem oluşturmanız gerekir ve böylece bu bilgileri ne zaman kullanacağınızı bilirsiniz.

Basit bir finansal kayıt tutma sistemi oluşturmanın beş kolay adımı: Yakalama, Çek, Kaydet, Gözden Geçir, Yasası.

Öncelikle bilgiyi KAPATIN.

Eğer orada değilse, mevcut değil. İşinize başlarken, her şeyi yakalama alışkanlığına girin, böylece otomatik hale gelir. “Yakalama” sürecin en zor ve en önemli parçasıdır; bilgi toplama alışkanlığını oluşturma meselesi. İşletmeniz için harcadığınız her tutarı ve satış olarak aldığınız her tutarı takip edin. Bu noktada bilgi ile ilgili herhangi bir şey yapmaktan çekinmeyin. Sadece yakaladığınız her şeyin (a) öğenin bir açıklaması, (b) miktarı ve (c) tarihi içerdiğinden emin olun.

İkincisi, bilgilerin eksiksiz ve doğru olduğundan emin olmak için CHECK.

Her iki haftada bir şeyleri geçirip kontrol ederek bir saat geçirin. Sahip olduğunuz tüm bilgilerin kayıt için hazır olduğunu kontrol edin.

Tarih ve tutarı dahil ettiğinizden ve doğru bir şekilde kaydedebilmeniz için masrafın ne olduğuna dair yeterli ayrıntıya sahip olduğunuzdan emin olun. Örneğin, “kağıt, 3.55, 7/12” için bir not yeterli bilgi olmayabilir. Kağıt neydi? Bu ofis için aldığın bir gazete miydi? Yoksa bilgisayar için bir kağıt parçası mı aldın?

Her şeyi kontrol etmek için alternatif haftaların sonunda (örneğin, her Cuma) bir randevu için belirli bir zaman ayarlayın. Çok uzun beklemeyin; Bunu yapmak için ne kadar beklerseniz, bilgiyi hatırlamak ve toplamak daha zor olacaktır.

Üçüncü olarak, Kaydetmek için Bilgi KAYDET.

Kayıt, finansal bilgilerinizi kullanılabilir formda tutmak anlamına gelir. Her şey kontrol edildikten sonra, kayıt yaptırmak veya kendiniz kaydetmek için muhasebecinize gönderin. Bunu aylık yapın. Bilgileri bir elektronik tablo veya muhasebe yazılımı olarak girin. Çevrimiçi yazılımın sizin için çalıştığını da görebilirsiniz, böylece siz ve muhasebeciniz bilgileri görebilir ve tartışabilirler. Her ay kaydedilen her şeyi aldığınızdan emin olun, böylece inceleyebilirsiniz.

Dördüncüsü, Bilgileri Konsolide Edin ve İnceleyin.

Finansal bilgileriniz her ay kaydedildikten sonra dört rapor yazdırın:

• bilanço
• gelir tablosu (p & l)
• alacaklar yaşlanma raporu alır ve
• ödenecek raporlar.

Her rapor için, geçen aydan gelen aynı rapor bilgileriyle bir karşılaştırma ekleyin. Bu raporlardaki belirli bilgilere özel dikkat gösterin.

Nihayet, ACT, Ne Bildiğinize Dayalı.

Çoğu durumda, “ACT”, her şey yolunda giderse, hiçbir şey yapmamak anlamına gelebilir.

Diğer durumlarda, bu bir değişiklik yapmak anlamına gelebilir. Bilginin harekete geçmeye zorladığı “tetik noktaları” yarat. Önerilen bazı tetikleme noktaları şunlardır:

1. Bilanço Yükümlülüklerin her ay üç ay boyunca arttığını görürseniz (muhtemelen varlıklar ve / veya harcamalar da artar), harcamaları azaltın.
2. Gelir Tablosu . Belirli bir giderin satışların yüzdesi olarak artmakta olduğunu görürseniz, kendinize neden artmakta olduğunu sorun. Artış gerekliyse, kâr düzeyinizi korumak için harcamalarınızı diğer giderlerde kısmak isteyebilirsiniz.
3. Alacaklar Muhasebesi . Yavaş ödeyenler peşinde koşarken iddialı olun. Borcun ödenmemesine ne kadar uzun süre kalırsa, parayı alacağınız o kadar az olasıdır. Yukarıda bahsettiğim gibi bir tahsilat sistemi kurmak, hemen ödeme yaptığınızdan emin olmak ve yavaş ödeyenler paranızı istemediğinizi varsaymayacaklardır.

1. Borç Hesapları . Mümkün olduğu kadar çabuk öde. İndirimler almak için erken ödeme yapmayı deneyin. Tüm faturalarınızı ödeyemezseniz, para cezasına neden olacak veya kredi notunuzu etkileyecek olanları ödeyin. Fatura ödemekten başka biri sorumlu olsa bile, iş borçlarınızın ödenmesini sağlamaktan nihai olarak sorumlu olan sizsiniz.

Finansal sistemlere aşina olmasanız bile, bunu bir harekete geçirebilmeniz ve çalışmaya devam edebilmeniz gerekir. En zor kısmı bilgiyi toplamak. “Koleksiyon alışkanlığı” nı oluşturduktan sonra, geri kalanı onunla birlikte gelecek.

Unutmayın, CCRRA - İşletmeniz için finansal bilgileri yakalayın , Her hafta kontrol edin , Bilgileri aylık olarak kaydedin ve gözden geçirin , ardından mali durumunuzu sorunsuz bir şekilde devam ettirmek için gerektiği şekilde hareket edin. Bu basit beş aşamalı sistemi izlerseniz, “çöp” ve onunla gelen sorunları en aza indirirsiniz ve mali durumunuzu en üst düzeye çıkarırsınız.

İyi organize olmuş bir mali sistem, işinizin uzun yıllar boyunca mali açıdan geçerli olmasını sağlayacaktır.