İş Gereksinimlerini Analiz Edin
Verileri toplamaya veya görüşmeler yapmaya başlamadan önce, bu belirli satıcı seçim sürecine hak kazanmış olan bir ekip toplayın. Tedarikçi seçim ekibinin ihtiyaç duyduğu ilk görev, bir satıcı için aradığınız ürünü, malzemeyi veya hizmeti yazılı olarak tanımlamaktır. Ardından teknik ve iş gereksinimlerini tanımlayın. Ayrıca, satıcı gereksinimlerini tanımlayın. Son olarak, belgenizi bu satıcı seçim süreci ile ilgili alanlara yayınlayın ve onların girişini arayın. Ekibin yorumları analiz etmesini ve nihai bir belge oluşturmasını sağlayın. Özetle:
- Değerlendirme Ekibi Kurma
- Ürünü, Malzemeyi veya Hizmeti Tanımlayın
- Teknik ve İş Gereksinimlerini Tanımlayın
- Satıcı Gereksinimlerini Tanımlayın
- Onay için bir Gereksinim Belgesi Yayınla
Satıcı Araması
Artık, iş ve satıcı gereksinimleriyle ilgili bir anlaşmaya vardığınıza göre, ekip artık malzeme, ürün veya hizmeti sunabilecek olası satıcıları aramaya başlamalıdır.
Satıcı seçim sürecinin kapsamı ne kadar geniş olursa, masaya koymanız gereken daha fazla satıcı. Tabii ki, tüm satıcılar minimum gereksinimlerinizi karşılamayacaktır ve ekip hangi satıcılardan daha fazla bilgi alacağınıza karar vermelidir. Ardından, Bilgi İsteği (RFI) yazın ve seçilen satıcılara gönderin.
Son olarak, yanıtlarını değerlendirin ve "Kısa Liste" yi yapacak ve bir sonraki tura geçecek az sayıda satıcıyı seçin. Özetle:
- Olası Satıcıların bir listesini derleyin
- Daha Fazla Bilgi İstemek için Satıcıları Seçin
- Bilgi İste (RFI) Yaz
- Yanıtları Değerlendirin ve Satıcıların "Kısa Listesini" Oluşturun
Teklif Talebi (RFP) ve Teklif Talebi (RFQ)
İş gereksinimleri tanımlanır ve değerlendirmek istediğiniz kısa bir satıcı listesine sahip olursunuz. Şimdi Teklif İsteğini veya Teklif İsteğini yazmanın zamanı geldi. Karar verdiğiniz biçim hangisi olursa olsun, RFP veya RFQ'nuz aşağıdaki bölümleri içermelidir:
- Gönderme Detayları
- Giriş ve Yönetici Özeti
- İşe Genel Bakış ve Arkaplan
- Detaylı Özellikler
- Varsayımlar ve Kısıtlar
- Şartlar ve koşullar
- Seçim kriterleri
Teklif Değerlendirme ve Satıcı Seçimi
Bu aşamanın temel amacı, şirketin çıkarına en uygun olan bir karara varmak için insani duyguları ve politik konumlanmayı en aza indirmektir. Soruşturmanızda dikkatli olun, tüm paydaşlardan girdi alın ve ekibi birleşik bir satıcı seçim kararına yönlendirmek için aşağıdaki metodolojiyi kullanın:
- Tüm Tedarikçi Tekliflerinin Ön İncelemesi
- Kayıt İş Gereksinimleri ve Satıcı Gereksinimleri
- Her Gereksinim için Önem Değerini Atamak
- Her Gereksinim için bir Performans Değeri Atama
- Toplam Performans Puanını Hesaplayın
- Kazanan Satıcıyı Seç
Sözleşme Müzakere Stratejileri
Satıcı seçim sürecindeki son aşama bir sözleşme müzakere stratejisi geliştiriyor . Unutmayın, satıcınızla "ortak" olmak ve "onları temizleyicilere götürmek" istemezsiniz. Sözleşme müzakereniz için hedeflerinizi gözden geçirin ve müzakerelerin aşağıdaki unsurları kapsayacağını planlayın:
- Sıralaması Öncelikler Alternatiflerle Birlikte
- İhtiyacınız Olan Şey İle Ne İstediğiniz Arasındaki Farkı Bilme
- Alt Çizginizi Tanıyın, Böylece Ne Zaman Yürüreceğinizi Biliyorsunuz
- Herhangi Bir Zaman Sınırlaması ve Karşılaştırmaları Tanımlayın
- Potansiyel Yükümlülüklerin ve Risklerin Değerlendirilmesi
- Gizlilik, rekabet etmeme, uyuşmazlık çözümü , ihtiyaçlardaki değişiklikler
- Satıcınız için aynı şeyi yapın (örn. Ayakkabılarına bir Mile yürüyün)
Sözleşme Müzakere Hataları
En küçük hata, aksi takdirde verimli bir sözleşme müzakere sürecini öldürebilir. Sözleşme müzakere hatalarından kaçının ve aksi takdirde verimli bir sözleşme müzakere sürecini tehlikeye atmayın.