Satıcı, RFP'de belirtilen şartları anlamayı temel alan bir teklif üretecek ve rekabet eden teklifler, kazanan satıcıların seçimini ya da daha sonra şirkete sunuları sunacak satıcıların kısa listesini üretecek şekilde değerlendirilecektir. .
Teklif Belgesini Tanımlamak
RFP dokümanı, müşterinin iş gereksinimlerini yerine getirebilecek bir satıcı elde etmek için çok önemlidir. Belge kusurlu gereksinimler, eksik gereksinimler veya satıcıda makul olmayan gereksinimler nedeniyle kusurluysa , RFP süreci eksik tekliflere veya bazı durumlarda hiç teklif vermeyecektir. Satıcılar, aldıkları her bir RFP'ye teklif vermek zorunda değildir ve RFP gerekliliklerini yerine getirebilseler bile, gereksinimleri zamanında teslim etme kapasitesine sahip olmayabilirler. Daha sonra genellikle bir müşteri RFP'leri kendi alanında lider olabilecek ancak müşterinin ihtiyaçlarını karşılayacak araç veya kapasiteye sahip olmayan küçük satıcılara gönderdiğinde bulunur.
Her RFP, tanımlanmış gereksinimlere ve müşterinin özel ihtiyaçlarına göre farklı olacaktır. Aynı şirket içinde bile, bir RFP belgesi birincil gereksinimlere bağlı olarak odakta farklılık gösterebilir. Bazı RFP'ler için, odak fiyat üzerinde olabilirken, diğerleri teslimat sürelerine veya ihtiyaç duyulan ürünler için kalite gereksinimlerine odaklanabilir.
RFP Belgesinin Özel Özellikleri
Gerekli olan RFP belgesinin bazı özellikleri vardır. Örneğin, her bir RFP, müşterinin tüm potansiyel tedarikçilerin bir teklif vermesini gerektirdiği belirli bir tarih ve zamana sahip olmalıdır. Teklifler bu tarihten sonra gönderildiyse, bunlar atılmalıdır. Bir satıcı zamanında teklif sunamazsa, bu durum kuruluşla ve olası teslimatla ilgili olası bir sorunu gösterebilir.
Bununla birlikte, müşteri satıcılara teklif vermek için yeterli zaman vermelidir. Gereksinimler özellikle karmaşıksa, satıcıların gereksinimlerini anlayabilecekleri ve daha sonra bir teklif oluşturacakları alanlara ayırmak için bir müdahale ekibi kurması gerekebilir. RFP'de tanımlanan zaman çizelgesi çok kısa ise, yanıtlar acele olabilir ve satıcılar projenin karmaşıklığı konusunda tam olarak anlamak yerine tahmin edilebilir. Bu, hatalı tekliflere ve boşa harcanan bir RFP sürecine yol açacaktır.
RFP dokümanı, satıcıların RFP'de belirtilen gereklilikler hakkında başka soruları varsa, süreci belirtmelidir. Satıcıların müşteriyi aramalarına izin verilmemelidir, zira bu, bir satıcının kendisine rekabet avantajı sağlayan ek bilgiler vermesine yol açabilir.
Her bir tedarikçinin temsilcilerinin müşteriye yöneltilen soruları sorup dinleyebilmesi için bir konferans görüşmesi düzenlemek en iyisidir. Bu, ihale sürecinde bir adalet sağlar.
Bir RFP dokümanı ayrıca satıcı RFP yanıtının formatını açıkça belirtmelidir. Eğer bu açık bir şekilde tanımlanmamışsa, farklı formatlarda cevaplar gönderilecek ve tedarikçinin tekliflerini karşılaştırmak imkansız olacaktır. Yanıt formatı, referanslar, potansiyel ekip üyelerinin özgeçmişleri, sağlayıcıların gereksinimlerin anlaşılmasıyla ilgili bir belge ve fiyatlandırma için bir biçim gibi her bölümdeki satıcıdan neyin gerekli olduğunu tanımlamalıdır. Her satıcı doğru yanıt biçimine bağlıysa, tekliflerin karşılaştırmasını daha kolay hale getirir.