Karar: Teklif Talebi veya Teklif İste
Teklif Talebi (RFP)
Bir RFP , hizmetin veya kalitenin, hizmetin veya tasarlanan nihai ürünün, yanıt veren her bir satıcıdan farklı olacağı karmaşık ürünler için kullanılır.
Teklif İste (RFQ)
Bir RFQ , mallar, basit hizmetler veya basit / basit olmayan parçalarda, yanıt veren satıcılar arasında ürün veya hizmet farklılaştırması için çok az yer veya hiç yer bırakmadan kullanılır. Müzakere noktaları teslimat programlarını, paketleme seçeneklerini vb. Içerebilir.
Bir RFP veya RFQ'nun hedefleri
- Her bir tedarikçinin cevabını değerlendirmek için detaylı teklifler alın, böylece şirketinizin en iyi çıkarları tüm cephelerde karşılanır.
- Mümkün olan en iyi anlaşmayı müzakere etmek için tedarikçi seçim sürecinin rekabetçi niteliğinden yararlanın
- Şirketinizdeki tüm paydaşların menfaatlerinin karşılanmasını ve bir konsensüste varılmasını sağlayın
- Şirketinizi tüm satıcı seçim sürecini kontrol altına alır ve seçim kurallarını ön tarafa ayarlar
- Sizinle satıcı arasındaki ortaklığın başlangıcından başlayarak başlar.
Teklif İsteğinin veya Teklif İsteğinin Bölümleri
RFP veya RFQ aşağıdaki bölümleri içermelidir. Her bir dokümanın, aradığınız şirket ve ürün türüne bağlı olarak farklı olacağını unutmayın.
Kişisel ihtiyaçlarınız için her bölümü uyarlayın.
- Gönderme Detayları
Son başvuru tarihleri, şirketinizin posta adresi, sorular ve açıklamalar için irtibat kişisi - Giriş ve Yönetici Özeti
Belgenin tamamlanmasının ardından bu bölümü en son yaz. Bu, şirketinize kısa bir genel bakış ve ürün veya hizmet gereksinimleriniz için potansiyel satıcılar sağlamak için kullanılır. - İş Genel Bakış ve Arkaplan
İşinize, ürünlerinize ve pazarladığınız sektöre kısa bir genel bakış verin. Bu, potansiyel satıcılarınızın, satıcı seçim süreciyle doldurmaya çalıştığınız hangi işletme gereksinimlerini anlamanıza yardımcı olacaktır. Ayrıca, yanıt verirken satıcıya fayda sağlayacak önemli arka plan bilgileri sağlayın. - Detaylı Özellikler
Bu, belgenin en uzun bölümü olmalıdır. Bir RFP için, satıcı seçim kararını yönlendirecek niteliksel önlemleri ve gereksinimleri içerecektir. Bir RFQ için bu bölüm, tedarikçinin cevabında aradığınız nicel tedbirleri sağlamalıdır. Örnek kriter şunları içerir:- Ürün çizimleri
- Mühendislik toleransları
- Servis seviyeleri
- Dönüm Noktaları
- Teslimatlar ve Zaman Çizelgeleri
- Teknik veya İş Gereksinimleri
- Yazılım işlevselliği
- Donanım Gereksinimleri
- Varsayımlar ve Kısıtlamalar
Potansiyel satıcıların bilmesi gereken varsayımlar ve / veya kısıtlamalar burada listelenmelidir. Sağlayıcı ve açık bir şekilde tedarikçinin bulunmaması, sözleşmenin daha sonraki bir tarihte yeniden müzakere edilmesine kapı açacak ve satıcınızla olan ilişkinizi zorlama olasılığını doğuracaktır. Muhtemel konular seyahat masrafları, yükseltme / değiştirme maliyetleri, lisans hakları, vb. - Şartlar ve koşullar
Satıcıya adil ve dürüst bir cevap verebilmek için sözleşmenin tüm şartları ve koşulları listelenmelidir. Bunlar finansman seçeneklerini, sözleşme süresini, yenileme seçeneklerini, garantileri, teslimat cezalarını, hizmet seviyelerini vb. Içerebilir. - Seçim kriterleri
Son bölüm, kararınızı vermek için kullanacağınız seçim kriterlerine genel bir bakış olmalıdır. Bazı şirketler bu bilgileri tamamen gizli tutmayı tercih ederler; Diğer şirketler bunun potansiyel satıcılara şirketiniz için neyin önemli olduğuna odaklanacağını düşünürken.
RFP / RFQ'yu Seçilmiş Satıcılara Dağıtın
Son olarak, bir kapak mektubu hazırlayın ve arama sürecinizden seçtiğiniz satıcıların her birine RFP veya RFQ'nuzun iki kopyasını gönderin. İhtiyacı olan herhangi bir satıcıya yardım sağlamak için uygun iletişim bilgilerinin dahil edildiğinden emin olun.