Bir konferans planlama gerçeği, herhangi bir deneyim olmadan, daha önemli konulara bakarken her küçük ayrıntıyı düşünmek için çok fazla zaman kaybedebilirsiniz.
Sürecin ilk zamanlayıcılar için daha basit olmasını sağlamak için, en önemli adımları özetledik ve her bir konuyla ilgili daha ayrıntılı adımlarımıza bağlantılar sunacağız. Buradaki sonuç, sağlam bir şablonla çalışmaya başlamanıza yardımcı olacak bir konferans planlama rehberidir.
1. Adım: Konferansınızın Vizyonunu Yaratın
Her etkinlik bir vizyonla başlar, ancak maliyetleri ölçmek ve bilinçli planlama kararları vermek için vizyonunuzu kelimeler ve rakamlara dönüştürmeniz gerekir. İlk olarak, kim, ne, ne zaman, nerede ve neden gibi temel bilgilerle başlamalısınız.
Devamını Oku: Etkinlik Planlama 101: Temel Bilgilerin Hazırlanması
2. Adım: Bir İş Planı Oluşturma
Konferansınız bir hibe veya kuruluş tarafından finanse edilmediği sürece, paranızın nereden geldiğini ve ne için kullanıldığını haritalandırmanız gerekecektir. Bu denklemin ilk kısmı olan gelir, planlama sürecinde erken hesaplanmalıdır.
Şimdi, bir konferansa fiyat vermek için, katılımcılara ne teklif edeceğiniz konusunda bir fikre sahip olmanız gerekir. Yol programınız ve konuşmacı programınız, potansiyel tescil ettirenler için satış faktörü olacaktır.
3. Adım: Mekanları ve Servisleri Karşılaştırma
Konferansınızın ne zaman yapılacağı ve kaç kişinin katılacağı hakkında daha spesifik bir fikriniz olduğunda, uygun bir mekan için alışveriş yapmaya başlayabilirsiniz.
Mekan seçiminizin yemek ve işitsel / görsel maliyetlerinizi de belirleyeceğini unutmayın. Bunun nedeni, çoğu konferans merkezi ve etkinlik otelinin, yerinde etkinlik için kendi kurum içi hizmetlerini kullanmasını gerektirmesidir.
Çoğu konferansın bölge dışından seyahat eden konuklar için bir tür gecelik konaklama sağlamaları gerekecektir. Bu gereklilik, mekan kararınıza etki etmek için başka bir takım değerlendirmeler oluşturur.
Daha fazla oku:
4. Adım: Kayıt İşlerini Kurma ve Yönetme
En popüler konferanslar bile etkin bir şekilde evdeki her yeri doldurmak için etkinliklerini pazarlamalıdır. Katılım, etkinliğinizin başarısı için en önemli faktördür. İyi katılım numaraları gelir ve sponsorluk fırsatları getirir. Ve kaydettiğiniz daha fazla kişi, reklam ve katılım açıklıkları için daha fazla talep yaratacaktır. Uzun lafın kısası, eğer bir kalabalığı çizebilirseniz, o zaman her şey daha kolay olacak.
Etkinliğiniz büyüdükçe kaydı yönetmek daha zor hale gelir. Bu, çevrimiçi bir kayıt sisteminin numarayı izlemenize, ödemeleri işlemenize ve verileri düzenlemenize yardımcı olabileceği yerdir.
Daha fazla oku:
5. Adım: Yerinde Bilgiler Planlama
Son olarak, konferansın iş unsurlarını organize ettikten ve uyguladıktan sonra, yerinde detaylar hakkında düşünmeye başlayabilirsiniz. Bu, katılımcıların konferansta nasıl gezineceğini, her odanın genel düzenini ve yiyecek ve içecek dağıtımını içerir. Bu, çoğu insanın etkinlik planlaması ile ilişkilendirdiği bir konferansı planlamanın bir parçasıdır. Tüm detayları koordine etmenin en iyi yolu, misafirleriniz için güzergahınızı gözden geçirmektir. Sorunları ortaya çıkmadan önce sorunları çözmek için günün her noktasında nasıl düşüneceklerini ve hareket edeceklerini resimleyin.
Daha fazla oku:
- Popüler Toplantı Alanı Kat Planları
- Etkin Kayıt Tablosu için Fikirler
- Konferans Akışını Yönetmek için Tabela Stratejileri
Adım 6: Sergi Yönetimi İpuçları
Konferanslar genellikle sponsorlar ve satıcıların ürünlerini tanıtmak için alan kiraladıkları bir sergi alanı veya kongre zeminine sahiptir.
Her şeyi iyi organize ederseniz, bu konferans için çok kazançlı bir fırsat olabilir. Bir sergi alanının hem zaman hem de kaynak açısından önemli bir taahhüt gerektireceğinden emin olun. Bu nedenle, bu biçime geçmeden önce birden çok satıcının ihtiyaçlarını yönetmeye hazır olduğunuzdan emin olun.
Daha fazla oku: