Etkinlik ve toplantı planlamacılarının , toplantılar, teşvik gezileri ve düzenledikleri diğer programlar için resmi davet mektuplarına ve materyallerine katkıda bulunmaları veya yazmaları beklenir. Bu ezici bir görev gibi görünmek zorunda değil, ancak uygun davet görgü kurallarını izlemek ve misafirleriniz için önemli detayları kaçırmamak için belirli adımları takip etmek önemlidir.
İşte nasıl:
Bir etkinlik teması oluşturun. Resmi davet mektupları ve materyalleri yazmadan önce, planlamacılar program için cazip bir teması olduğundan emin olmalıdırlar. Aşağıdaki sorular beyin fırtınası sürecine başlayacak: Bir eğitim konferansı, seminer veya teşvik gezisi mi? Nerede tutuluyor? Bu hedef ya da mekan hakkında eşsiz olan nedir? Etkinlik için kaba zamanlama nedir? Programın arkasındaki hedeflerden bazıları nelerdir? Bir katılımcı neden katılmak ister? Bu sorular harika bir etkinlik teması oluşturmaya yardımcı olacak.
Elektronik davetiye oluşturun. Büyük olaylar için birçok resmi davet mektubu ve materyalleri, RSVP süreci sırasında yakalanması gereken önemli olay lojistiği hacmi nedeniyle çevrimiçi kayıt sistemlerine taşındı: isimler, iletişim bilgileri, beslenme gereksinimleri, engellilik erişimi, ulaşım ihtiyaçları, Program detayları, aktivite bilgileri ve daha fazlası. Not: Daha az karmaşık olaylar, etkinlik ayrıntılarını ve RSVP bağlantılarını iletmek için e-posta ile gönderilen tek bir web sayfasını veya grafik tasarım görüntüsünü kullanabilir.
Basılı bir davetiye oluşturun. Programınızın veya etkinliğinizin niteliğine bağlı olarak, davet görgü kuralları, misafirlerin varlığınıza gerçekten değer verdiğinizi bilmeleri için resmi davet mektupları ve notları yazmanız gerektiğini önerebilir. Bu olay materyallerinden farklıdır; bunun yerine, konuklara, ana makine ve onun başlığı, etkinlik teması, tarih (ler) ve / veya zaman (lar) ve bir RSVP teması gibi değerli bilgiler sağlayan basit bir davetiye kartı düşünün.
Resmi etkinlik davetiyeleri yazılması. Elektronik davetin bir parçası olarak, program ve etkinlik hakkında üst düzey bilgileri belirtmelisiniz. Örneğin, bu bir teşvik gezisi veya çok günlük bir konferanssa, aşağıdakileri dahil etmek isteyeceksiniz: hedef, ana otel / konferans merkezi, ana konu, konuşmacılar (bios dahil), program, etkinlikler, lojistik ve ayrıntılar kayıt hakkında. Davet mektubu ve materyalleri konuklara bir neden sunmalıdır ve her zaman bir harekete geçirici mesaj içermelidir.
Davet görgü kuralları, hedef / mekan genel bakış ile başlar. Resmi davet mektupları ve materyalleri yazarken, programa ev sahipliği yaptığınız yere kimsenin girmediğini varsaymak her zaman daha güvenlidir. Bu, programın tutulduğu yer ve / veya otel / tesis / mekan hakkında kısa bir genel bakış yazmanız gerektiği anlamına gelir. Çok günlü bir etkinlik planlıyorsanız, bu bilgileri olabildiğince yüksek tutun, ancak konuyla ilgili benzersiz bilgiler sunmak için neden yeterli bilgiye sahip olduğunu ve zamanlarını orada sizinle birlikte nasıl yatırım yapmaları gerektiğini bildiğinizden emin olun.
Davet görgü kuralları, etkinlik zamanlamasını gerektirir. Teşvik programı gibi çok günlü bir etkinlik planlıyorsanız, davet materyalleri olabildiğince fazla ayrıntı içermelidir; böylece misafirler sizinle zamanlarını uygun bir şekilde planlayabilir. Bu, davetinizin katılması beklenen varış yöntemlerini ve zamanlarını, iş toplantıları ve etkinliklerinin (ve etkinlik seçimlerinin) zamanlarını, yemek ve kalkış bilgileri hakkında bilgileri belirlemesi gerektiği anlamına gelir.
Davet görgü kuralları etkinlik açıklamaları gerektirir. Resmi davet mektupları ve materyalleri yazarken, konukların ilgi alanlarına uyanları daha iyi belirlemelerine yardımcı olmak için çeşitli etkinliklere genel bakış sağlayın. Golf programınız 1/2 gün veya tam günlük bir etkinlik mi? O nehir akıntısının şamandıra "sınıfı" nedir? Etkinliğe ev sahipliği yaptığınız yükseklik nedir ve bu dağ bisikleti programı sizi ne kadar yükseğe çıkaracak? Bir resim sınıfının zaman uzunluğu nedir ve ne öğrenecekler?
Daveti görgü kuralları, toplantı lojistiği hakkında bilgi gerektirir. Yine, birden fazla günlük bir programa ev sahipliği yaptığınızı varsayarak, aşağıdaki öğelerin her biri hakkında ayrıntılı bilgi sağlanmalıdır:
- Uçuş rezervasyonları
- Etkinlik Kaydı
- Oda rezervasyonları
- Havalimanı aktarmaları
- Kıyafet kodu
- Hava
- Check-in prosedürleri
- Geri ödemesiz ürünler
- Ana personel iletişim bilgileri
Son etkinlik gündemini geliştirin. Bu, ilk davetiye malzemelerinden farklı görünecek, ancak varışta veya bir etkinliğe katılmadan hemen önce davetli konuklara sağlanmalıdır. Ne zaman ve nerede planlandığını bir saat-saat (saatlerini birleştirmek için iyidir) genel bakış içermelidir. Eşzamanlı olarak planlanmış birden fazla eğitim kanalınız varsa, bu parçaları gruplarda belirtmek yararlı olur; böylece katılımcılar hangi konuların ne zaman ve nerede planlandığını bilir.
Etkinlik karşılama mektubu oluşturun. Pek çok planlayıcı, hoşgeldin harflerine hangi bilgileri dahil etmeleri veya içermemesi gerektiği ile mücadele eder. En iyi tavsiye, hoş geldiniz mesajını basit tutmak ve misafirlerin hoş karşılandığını ve takdir edildiğini bildirmektir. Davet görgü kuralları mektubun olayın resmi ev sahibi tarafından imzalanması gerektiğini göstermektedir.
En fazla göz ardı edilen etkinlik davetiyelerinden biri, kalkış bildirisidir. Karşılama mektubu ve herhangi bir geliş hediyesinin bir parçası olarak, konukların nasıl ayrılacağı hakkında detaylar eklemek önemlidir.
Menü kartları oluşturun. İster kahvaltı, öğle yemeği veya akşam yemeği planlıyor olun, misafirler her yemek için menü öğelerini gösteren menü kartlarını görmekten memnun olurlar. Masalarında başkalarıyla bir araya geldiğinde onlara konuşacakları bir şeyler verir ve bekleme görevlilerinin misafirlerden menü seçimlerini hızlı bir şekilde almasına olanak tanır ve programı programda tutmaya yardımcı olur. Not: Bazı özel eğlencelere yönelik temalı bir tatlı gibi yemek sırasında özel bir sürpriz planlıyorsanız, özel efektleri geliştirmek için menüdeki öğeleri saklamanız yararlı olacaktır.
Takdir hediyesi hediye kartları oluşturun. Bir varış hediye ya da bir yastık hediye olsun, her takdir hediye kendi hediye not kartı olmalıdır. "Teşekkür ederim" mesajlarını güçlendirmek ve misafirlerinizi ekstra özel hissettirmek için bir fırsattır. Etkinliğin temasını yansıtan ifadeleri ve mesajları birleştirmek yararlıdır.
Ayrı kalkış bildirimleri oluşturun.
Kalkıştan önceki gün, uçuş numaralarını ve kalkış saatlerini de dahil olmak üzere, yola çıkacaklarını hatırlatan konuk odalarına bildirimler verin. Lojistik planlaması sırasında gözden kaçmış olabilecek son dakika hatalarını düzeltmek için bir fırsat sağlar.
İpuçları:
- Harika bir grafik tasarımcınız ve çevrimiçi kayıt işleminizin olduğundan emin olun. Bugün hala zorluk, birçok farklı çevrimiçi etkinlik kayıt sisteminin mevcut olması, ancak ya çok fazla kişiselleştirme gerektiriyor ya da üçüncü taraf sistemlerin kullanımı hala bir davet esasına göre biraz pahalı olarak görülüyor. Bu yüzden pek çok planlamacı hala kendi yetiştirdiği araç ve kaynaklara güveniyor.
- Kendine harika bir kırtasiye dükkanı bul. Her ne kadar kurumlar elektronik iletişim biçimlerinin kullanılmasına gittikçe daha fazla yöneliyor olsa da, bu, basılı davetlerin ve etkinlik materyallerinin sunduğu etkinin yerini alamıyor. Etkinlik temanızı iltifat edecek ve daha fazla ilgi ve drama yaratmak için kağıt ve beden stillerini değiştirecek kırtasiye malzemelerini arayın. Konukların çaba gösterecektir.
- Bir şablon oluşturun ve oradan kopyalayın. Planlamacılar bir şablon davet mektubu ve materyal oluşturmalı ve yeni etkinlikleri önceki programların ve etkinliklerin şablonlarından güncellemelidir. Tabii ki, yeni kırtasiye, grafik, metin vb. Seçilmeli ve kullanılmalıdır, bu nedenle her seferinde belirli bir miktar özelleştirme gereklidir.