Temel Bilgiler Hazırlanması
Her iş projesi gibi, ilk adım, sahip olduğunuz tüm bilgileri organize etmek ve en acil konuları tanımlamaktır.
Bir mekanı seçmeye veya bir konuşmacı işe almaya başlamadan önce, etkinliğinizin temel parametrelerini bilmeniz gerekir. İhtiyaç duyulan detayların çoğuna sahip oluncaya kadar ayrıntıları ve maliyetleri üçüncü bir tarafla konuşmak neredeyse imkansızdır. Dış satıcılarla iletişim kurmadan önce tanımlamanız gereken önemli ayrıntılar.
tarih
Her şey özel etkinliğinizin tarihi etrafında döner. İdeal olarak, üç potansiyel tarihin aklına gelmek istersiniz, böylelikle yönetim kurulu genelinde kullanılabilirliği ve fiyatları karşılaştırabilirsiniz. Maksimum esneklik için haftanın farklı günlerini dahil etmeye çalışın.
Zaman aralığı
Tek bir saat farkı bile planlamanızı etkileyebilir, bu nedenle beklenen zaman aralıklarınız hakkında spesifik bilgi almanız gerekir. Örneğin, sabah 8'de saat 10'dan başlayarak kahvaltı bütçesi ayırmanız gerekmeyebilir.
Katılım numaraları
Üretken müzakereler için genellikle çok geniş bir şekilde tahmin edilen bir ayrıntıdır. Katılım projeksiyonları ile gerçekçi olun. Projeksiyonlarınızı bir e-tabloya davet edip, kim koyacağınızı önceden tartışın. Katılım ve bütçe doğrudan ilişkilidir, bu yüzden katılacağınızı düşündüğünüz kişi sayısını tahmin etmeyin.
Ara Oturumlar
Akşam yemeğine ev sahipliği yapıyorsanız sadece bir ziyafet salonuna ihtiyacınız olabilir, ancak tam ölçekli bir konferansta muhtemelen ek ara odaları ve sergi alanı gerekecektir. Bir kez daha, ihtiyacınız olan alanı tanımlayana kadar maliyetleri ölçemezsiniz. Konferanslar için en iyi yaklaşım ilk toplantıda sahte bir güzergah planlamaktır. Fikirleri paylaşmak ve bunları kağıda bir araya getirmek, bir sonraki planlama kararlarında size yardımcı olacaktır.
Bütçe ve Maliyetler
Yer ve yemek maliyetlerini bilmeden önce bir bütçe üzerinde çalışmak pratik olmayabilir, ancak bu şekilde çalışarak tüm satıcı tekliflerini ölçmek için bir ölçüt sağlar. Gelir kaynaklarınızla başlayın. Katılım için ne kadar ücret ödersiniz? Masrafları telafi etmek için sponsorları arayacak mısınız? Katılımcılar katılım için ne ödeyecek? Gelirler bütçenizi eninde sonunda belirleyecek, bu nedenle ilk önce onları korumak için mantıklı olacaktır.
Pazarlama
Gelir kaynaklarınızı belirledikten sonra, bir sonraki adım pazarlama planınızı açıklamaktır . Gelir jeneratörlerinize ulaşmanın ve bunları en iyi şekilde kullanmanın en iyi yolu nedir? Belki de bir işveren veya üyelik derneği olarak potansiyel katılımcıların bir listesi var. Bu açıkça yardımcı olabilir, ancak sponsorlar ve katılımcılar ne olacak?
20'den fazla katılımcıyı çekmeyi planlıyorsanız, onlara ulaşabilmeniz gerekir. Hedefli pazarlama kampanyaları paraya mal olur ve bu da gelirlerinizi düşürür.
Ulaşım ve Konaklama
Yerel bir konferansı yürütmek, genellikle ulaşımla ilgili endişeleri ortadan kaldırır. Ancak, hala konuşmacılar, katılımcılar ve özel konuklar için konaklamaya ihtiyacınız var. Yeterli oda gecesi rezervasyonu yaparsanız, bazı oteller toplantı alanında indirimler sağlar. Bundan yararlanmanın tek yolu, konaklama ihtiyaçlarınızı önceden bilmek. Katılımcı verilerinize geri dönün ve bölgenizden kaç kişinin geleceğini projeye yansıtın.
Şimdi bütün bunlar muhtemelen bir araya getirilmesi gereken çok fazla bilgi gibi geliyor ve öyle. Ancak bunların, planlama sürecindeki diğer her şeyi etkileyen detaylar olduğunu unutmayın.
Başlangıçta site ziyaretleri ve menü planlaması gibi daha “çekici” görevlere çekilebilirdiniz. Sadece onların zamanlarının geleceğini unutma. Şu an için, daha sonra en iyi kararları alabilmeniz için gerçeklere odaklanın.