Kayıt, misafirlerinizle ilk temas noktasıdır ve sorunsuz bir check-in işlemi heyecan düzeylerini yüksek tutar ve harika bir etkinlik için tonu ayarlar. Flip tarafında, dağınık ve zaman alıcı bir deneyim, etkinliğiniz başlayana kadar kalabalığı tamamen soğutabilir. Kayıt masasında çok fazla sürüş ile kesinlikle ilk kez doğru bir şekilde almak istersiniz. İyi bir başlangıç yapmak için gerekli olan bu kontrol listesini izleyin.
Daha Büyük Daha İyi
Basit matematik bize uzun hatlardan kaçınmak istiyorsanız büyük kalabalıklar için daha fazla insan gücü gerektireceğini söylüyor. Her yüz misafir için bir görevli ve iki yüz misafir için bir adet flatör öneririm. Tablo ihtiyaç duyduğu sürece, sekiz ayaklı masa başına iki katılımcının olduğunu varsayın ve sarf malzemeleri ve çalışma alanı için bu hesaplamaya ek bir tablo ekleyin.
Bağlı kalın
Bir elektrik prizi veya internet bağlantısı arayan salonlarda koşmak istemiyorsunuz, bu yüzden bu satırların önceden tablonuza gitmesini sağlayın. Kullanmayı planlamıyor olsanız bile bir dizüstü bilgisayar getirmek isteyeceksiniz. E-postalarınızı kontrol etmeniz veya konukların kaybolmalarına yardımcı olmak için mekandan gidip gelmeleri durumunda çevrimiçi erişim kullanışlı olabilir. Son olarak, aydınlatma durumunu kontrol edin. Koridorun loş ışığı yanıyorsa, listelerinizi okumaya yardımcı olması için birkaç masa lambası ekleyebilirsiniz.
Ofis Malzemeleri Unutma
Her planlamacı, bant, makas ve markör çeşitleri gibi ofis temelleriyle dolu bir kutuya sahip olmalıdır.
Paketleme listenizdeki diğer önemli öğeler arasında boş ad etiketleri, tablo numaraları ve gerektiği şekilde kullanılacak ayrılmış işaretler bulunur. Evet, mekanınız bu şeylerin çoğuna erişebilecek, ancak yanınızda bulundurarak sakladığınız zaman ve hayal kırıklığı paha biçilemez.
Expedite Cevaplar
“Kayıt ritminizin” en büyük bozucularından biri, hem gönüllülerden hem de katılımcılardan gelen basit soruların barajı olacaktır.
Bu sorgulamaların bir yardım masası oluşturarak kayıt satırını yavaşlatmasını önleyebilirsiniz. “Banyo nerede?” Gibi soruları yanıtlayan özel bir kişi olduğunda ne kadar etkin bir check-in tablosunun çalışabileceğine hayran kalacaksınız.
Açık kal
Etkinlik boyunca kayıt masasında en az bir kişinin tutulması şarttır. Daha büyük bir şeye kartopu yapmak için nispeten küçük bir problem istemezsiniz çünkü yardım için kimse müsait değildi. Bu, genellikle, ekibiniz bulunamadığında başka bir yere bakmak zorunda kaldığında gerçekleşir. Soğansız bir salata istemek için mutfak alanına doğru sabırsız bir katılımcı göndermek için sadece bir kötü zamanlanmış banyo molası alır!
Arkadaşlarını Kapat
Etkinlik başladıktan hemen önce almak isteyeceğiniz birkaç irtibat numarası var. İlki, mekan koordinatörünüzün cep telefonu numarasıdır. Kağıt havlular banyoda bittiğinde, binaya göz gezdirmek için zaman olmayacak, bu nedenle bu sayı mutlak bir zorunluluktur. Gıda ile ilgili konularda sahip olmak için bir başka iyi sayı, yemek servisi müdürüdür. Son olarak, polis ve itfaiye bölümleri için en iyi acil durum numaralarını onaylayın. Bazı oteller genellikle bu durumlarda en iyi temas noktası olan kendi güvenlik personeline sahiptir.
Kayıt tabloları sadece bir hoşgeldin işareti ve isim etiketi sunmalıdır. Konuğun bakış açısından, etkinliğiniz için müşteri hizmetleri merkezini temsil ediyorlar. Fakat bu beklentiye katlanmak için hazırlıklı olmalısınız. Sonuçta, misafirler geçmiş kaydı yapamazlarsa, planlama çabalarınızın geri kalanı fark edilmeyecektir.