Mükemmel Etkinlik Mekanı Bulma Adımları
Planladığınız etkinliğin türünü önceden tanımladığınızı varsayarsak, ve mekanın kendisini seçme sürecine başlarken başka birçok faktör de göz önünde bulundurulmalıdır.
Aşağıdaki bu yol haritası, mükemmel etkinlik alanını seçerken size yol gösterecektir.
Hedef Kitlenizi Tanımlayın ve Misafir Listenizi Tanın
Bir etkinlik için mekan planlaması yaparken, bilmeniz gereken en önemli bilgilerden biri, misafirlerin kim olacağı ve kaç kişinin katılacağınızdır. Etkinlik türü mekan seçimini kesinlikle bildirirken, bir etkinlik alanı için en büyük sınırlayıcı faktörlerden biri de kapasitesidir. Mekan seçeneklerinizi derhal sınırlayacağından , konukların sayısının en azından doğru bir tahminini (bir aralık olabilir) bildiğinizden emin olun. Kitlenizi de düşünmelisiniz. Mekanın sadece etkinliği değil misafirlerin beğenilerini ve beklentilerini de yansıttığından emin olun.
Etkinlik Tarihlerini Belirle
Takviminizi kontrol edin çünkü zamanlama, seçim mekanınız dahil olmak üzere birçok kararı etkileyecektir. Misafir listenizden sonra, etkinliğinizin tarihi bir sonraki sınırlayıcı faktör olacaktır.
Ne tür bir etkinlik planladığınıza bağlı olarak, istediğiniz tarihi almak için etkinlik tarihinizle esnek olmanız gerektiğini veya istediğiniz tarihi almak için mekan seçiminizle esnek olmanız gerektiğini fark edebilirsiniz. Siz veya müşterinin nerede olduğunu bilerek mekân planlamasına başlamalısınız.
Göz önünde bulundurulması gereken bazı sorular:
- Misafirleriniz programlarına göre ne zaman katılabiliyor?
- O zamanlar için hangi mekanların uygun ve müsait bir alanı var?
- Yönetim ekibinizin olayı tutması için en uygun zaman ne zaman?
Bütçenizi Hesaplayın
Açık uçlu bir bütçe ile herkes harika bir etkinlik planlayabilir ve sonsuz mekan seçkisi seçebilir. Ancak, büyük olasılıkla, mali kaynaklarınız sınırlıdır ve finansal sınırlamalarınızın başlangıcından itibaren - etkinlik bütçenizin basit bir top parkı tahmini veya aralığı olsa bile - farkında olmanız gerekir. Bir etkinlik planlayıcısı her zaman makul bir bütçe içinde harika bir etkinlik planlayabilir.
- Mekanlar, alan, teknik ve yemek harcamaları için bütçe parametrelerinize giriyor mu?
- Hizmetler için uygun bir fiyatlandırma anlaşması yaptınız ve rolünüzün değerini gösterdiniz mi?
- Satır öğesi harcamalarının planını aşması durumunda bütçenizde esnekliğe izin verdiniz mi?
Farklı Mekanlar Kapsamı
Konuk listesi numaraları ve olası etkinlik tarihleri bir kez daraltıldığında, etkinliğin yapılabileceği yerleri belirlemek önemlidir. Oteller ve etkinlik ya da konferans merkezleri, kurumsal etkinlikler ve düğün resepsiyonları için en popüler etkinlik alanlarından bazılarıdır, ancak bunlar tek seçenek değildir.
Bu, düşüncenize yaratıcı olmanın tam zamanı. Aşağıdakileri göz önünde bulundur:
- Toplantınızın temasına göre, hangi üç en iyi konum akla geliyor?
- Misafirleriniz bu toplantıya katılmayı tercih eder miydi?
- Misafirleriniz için en uygun ne olacak?
- Bir otel dışında, beklenmeyen yerler RSVP oranını artırabilir mi?
Doğru Olay Alanını Bul
Seçtiğiniz mekan, planladığınız etkinlik türü için uygun bir alana sahip olmalıdır. Etkinliğiniz bir dans pisti gerektirecek mi? Bir PA sistemine ihtiyacınız olacak mı? Konuşmacının podyumuna ya da projektör ekranına ne dersiniz? Ne tür bir masa kurulumuna ihtiyacınız var? Bu tür soruları dikkate almanın yanı sıra, kendinize sormanız gereken en iyi mekan planlama soruları burada:
- Etkinlik yeri, programınızın veya etkinliğinizin özel kriterlerini karşılıyor mu?
- Mekan, üretim, eğlence, A / V, ses ve diğer teknik ihtiyaçlarınızı karşılayabilir mi?
- Tesisin durumu, kuruluşunuzun yüksek standartlarını yansıtıyor mu?
Mekan Hizmetleri ve Kısıtlamaları Düşün
Doğru tipte bir etkinlik alanı bulmanın yanı sıra, mekan tarafından sunulan diğer hizmet türlerini incelemek ve etkinliğinize değer katmak isteyeceksiniz. Bazı yerler, başka hizmetler için satıcı veya tedarikçi bulmak için çalışmanız gereken tercih edilen bir satıcı listesine de sahip olacaktır. Diğer mekânlarda dekorun ya da etkinliğin diğer yönlerinin kısıtlamaları vardır. Sorulacak bazı sorular şunlardır:
- Bu mekan iyi park seçenekleri veya vale sunuyor mu?
- Bu mekan güvenlik sunuyor mu?
- Bu mekan catering, çiçek aranjmanları, çarşaf ve masa kiraları gibi ek hizmetler sunuyor mu?
- Bu mekanda kurulum ve temizlik ekibi var mı?
- Bu mekan, başka hangi satıcılarla çalıştığınızı kısıtlıyor mu?
- Bu mekanın yiyecek ve içecek minimumları var mı?
Mekan İtibarını Düşün
Bir mekânın hizmet için şöhreti çok önemlidir. Bu genellikle iyi bir etkinlik düzenlemek ve harika bir etkinlik üretmek arasındaki farktır. Bir mekanın tesislerini, personelini ve müşterilerini yönetme şekli her zaman hatırlanacaktır. Bir mekanın itibar değeri için bir fikir edinmek için şu soruları düşünün:
- Konferans yöneticisi, catering müdürü veya yönetici şefin görev süresi nedir?
- Yönetim size bir VIP istemcisi veya birden fazla programdan biri gibi davranır mı?
- Mekan size ne kadar esneklik arz ediyor?
- Onların referansları veya yorumları var mı?
- Mekan size benzer etkinliklerden fotoğraflar sunuyor mu?
Bir Mekan Ziyareti Planla
Lojistik ve zaman kesinlikle engellenmediği sürece, her etkinlik planlayıcısı, herhangi bir mekanı imzalamadan önce bir site denetimi yapmalıdır. Resimler son derece yararlı olabilir, ancak sadece şahsen değerlendirilebilecek birçok yön vardır. Parktan girişe kadar her şeyi ve etkinlik alanını banyolara kadar bir mekan turu isteyin. Yaptığına sevineceksin!
İstemci Tercihlerini Dahil Edin
Günün sonunda, etkinlik planlayıcıları müşterilere mekan tavsiyelerini sunmalıdır (ister şirket yöneticileri, ister yönetim veya dış müşteri gibi dahili bir müşteri olsun) ve onay alınmalıdır. Mekân planlama aşamasında müşteri ile ilgili olarak kendinize sormanız gereken tek şey müşteri benim tavsiyem (ler )imi onaylayacak mı? Bu soruyu kendine güvenle cevaplayabilmek için, müşterinin beklentilerini ve tercihlerini en baştan anladığınızdan emin olmalısınız.