Birçok işletme için, bir şeyler yanlış gitmedikçe ödenecek olan hesaplar çok fazla ilgi görmez. Ancak, iyi çalıştırılan hesap borç bölümünden kazanılacak çok şey var. Tam tersine, sadece bir parça olan birinden gelebilecek birçok sorun var. Bu departman genellikle bir işletmenin nakit akışı üzerinde muazzam bir etkiye sahiptir ve tedarikçilerle ödeme anlaşmalarından yararlanarak kazanılabilecek veya kaybedilebilecek fırsatlar vardır.
İyi yönetilen hesaplar bölümü, hacim indirimlerinden ve erken ödeme indirimlerinden yararlanabilmenin yanı sıra, diğer giderler ve yatırımlar için bir işletmeye mümkün olan en büyük parayı bulundurmanın en iyi yolunu belirleyebilmelidir. Bu bölüm ayrıca tedarikçilerin sözleşmelere ve sözleşmelere dayalı yükümlülüklerini yerine getirmelerini sağlamalıdır, bu yüzden hacim veya kalite standartları karşılanmazsa sorunlar çözülür ve uygun düzeltici önlemler alınır.
Ortak Hesaplar Ödenecek Sorunlar
Maliyetleri düşürmek ve nakit para biriktirmek için sayısız fırsat olsa da, işletmelerin bu hedeflere ulaşmaya çalışırken karşılaştıkları bazı engeller de vardır. Canon'un 2014 Hesapları Ödenebilir En İyileştirme Çalışması, kağıt işlemenin, en büyük sorun olan kağıt faturalama ile uğraşmak için gereken zamanla birlikte, birçok kuruluş için en büyük sorunlardan biri olduğunu tespit etti.
Diğer önemli kaygı kaynakları şunlardı:
- Ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak
- Fatura onay sürecini kolaylaştırma
- Tedarikçilerle en iyi ödeme koşullarını elde etmek ve yükümlülüklerin her iki tarafta karşılanmasını sağlamak
- Çeşitli tedarikçi muhasebe ve faturalama sistemleri ile ilgilenmek
- Verilerin ve işlemlerin güvenliğini kaydetme ve doğrulama
Listelenen sorunların çoğu, kağıt faturalandırmaya güvenerek daha da kötüleştirildi veya oluşturuldu. Kayıp evrak, birçok kuruluşta sık görülen veya gecikmiş ya da kaçırılmış ödemelere yol açan bir sorundur. Buna ek olarak, birtakım işletmeler evraklarını sayısallaştırmakla ilgilenirken, tedarikçilerin çoğunluğu hala kağıt faturalarını gönderiyor veya faksla gönderiyor.
Çoğu küçük işletme kendi hesaplarını borçlu evraklarla idare eder ve bunların çoğu elle yapılır. Çok az sayıda tedarikçi elektronik faturalandırmaya geçtiğinden, kuruluşların çoğu verileri elle girerek ve dijital doküman kopyaları oluşturarak büyük miktarda insan gücü harcıyor.
Kâğıt dokümantasyonun kullanılması, kopyanın yapılması ve gözden geçirilmek üzere uygun yönetim üyelerine teslim edilmesi gerektiğinden, fatura onay sürecini sık sık yavaşlatır. Belgelerin dijital formatta kolayca erişilebilir veya erişilebilir olmaması durumunda, verileri analiz etmek ve en iyi ödeme anlaşmalarının elde edilmesini ve yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak zorlaşmaktadır. Zamanında ve erken ödeme indirim anlaşmaları, işletmeler gerektiğinde ödeme yapamazlarsa kolayca kaybedilebilir, bu nedenle evrakla ilgili sorunlar maliyetli olabilir.
İyileştirmeler ve Optimizasyon
Hesapların ödenmesi gereken bölümlerin doğru bir şekilde yönetilmesiyle ilgili birtakım sorunların aynı kök nedenlerden kaynaklanması nedeniyle, kuruluşların aynı anda birçok kaygıya dikkat çekebilecekleri birkaç düzenleme bulunmaktadır. İşletmelerin ücretli departman süreçlerini hesaplamaları için en etkili yollardan üçü:
- Evrak işlerini dijital hale getirmek için nesne karakter tanıma özelliğini kullanın
- Tedarikçiler tarafından erişilebilen çevrimiçi portallardan yararlanın
- Yönetim iş akışları oluşturun
OCR
Çoğu şirket rutin olarak dijital kopya evrakları oluşturmak için tarayıcılardan faydalanırken, bu genellikle yalnızca bir bilgisayara kaydedilen bir belgenin görüntüsünü oluşturmayı içerir. Bu, bilgilerin bir veritabanına manuel olarak girilmesi gerektiği anlamına gelir, bu nedenle kayıt kaybı daha az sorun olsa da, zaman alıcıdır.
Nesne karakter tanıma veya OCR, bir belgeyi taramayı ve ondan veri almayı içerir. Bu veriler otomatik olarak bir veritabanına veya elektronik tabloya eklenebilir. OCR süreci, manuel veri girişi hatalarının azaltılmasına yardımcı olur ve evrak alındığı anda bilgilerin girilmesine izin verir. OCR bir çalışan için bir görüntü dosyası oluşturmak için bir dokümanı tararken aynı zamanı alır ve genellikle fazladan adım gerektirmez. Gartner'a göre, doğrudan katılımı olmayan bir çalışan olmadan faturalarının yüzde 80'ini veya daha fazlasını yayınlayabilen kuruluşlar var.
Tedarikçi Portalları
Faturaları ve verileri merkezi bir sisteme girme sürecini kolaylaştırmak, işletmelerin bir işletmenin ve tedarikçilerinin siparişleri takip etmesine, faturalara bakmasına ve ödemelerin ne zaman yapıldığını görmesine olanak tanıyan bir çevrimiçi portaldan yararlanmasını veya bunlardan yararlanmasını sağlayabilir. Bu verileri bir kuruluştaki bir çok kişiye sunmak, borçlu olunan bölümlerin uygun gözetimin yapılmasını sağlamaya yardımcı olabilir ve faturaların onaylanması için gereken sürenin hızlandırılmasına yardımcı olabilir. Tedarikçilerin portala erişmesine izin vermek, bu işletmelerin faturalar göndermesine ve alınan ödemeleri veya faturalandırma sorunları ile ilgili herhangi bir sorundan haberdar edilmesinin yanı sıra faturalar göndermesine ve ödemeleri izlemesine olanak tanır.
İş Akışları ve Süreçleri Oluşturma
Bununla birlikte, bir kurum veri yönetimi çabalarını ele almaya karar verir, hesapların ve ödemelerin yönetimi için yerleşik bir sürecin var olması önemlidir. Bu, işletmelerin hantal olmaları veya hata ya da gecikmelere yol açmaları durumunda işlemlerin yapılmasını ve alternatifler bulmasını sağlar. Deloitte'e göre, bu süreçler, bir fatura aldığında borçlu olunan hesapların ne yaptığını, verilerin nasıl girildiğini ve paylaşıldığını ve faturaların onaylanması için sürecin ne olduğunu detaylandırmalıdır. Farklı türdeki tedarikçilere ödeme yapmanın en iyi yollarını belirlemek için kurallar da olmalıdır.
Pek çok tedarikçi 30 veya 90 gün içinde ödeme için indirim sağlasa da, bir kuruluşun nakit akışını engelliyorsa bu indirimden yararlanmayabilir. Ayrıca, hem şirketin hem de tedarikçilerin sözleşmenin veya sözleşmenin reçetelerini karşıladığını doğrulamanın bir yolu olması önemlidir. Bu sorunlarla ilgilenmek için iş akışları kurmak, kuruluşların doğru seçimleri yapmasına yardımcı olabilir.
Tedarikçiler zamanında teslim edilmediğinde, yeterli miktarlarda veya stok miktarında olduğunda, şirketler bu hususlar çözülene kadar fatura ödemek istemeyebilir. Bu sorunlar ortaya çıktığında ne yapılması gerektiğinin belirlenmesinde bir iş akışı kritik olabilir. İlaveten, tedarikçilere yapılan ödemelerin, zaman kaybına uğramaması veya gecikme cezası verilmesini önlemek için zamanında yapılması gerekmektedir. Her bir tedarikçi sözleşmesi, işler değiştikçe belgelenmeli ve güncellenmelidir ve süreçler, her bir hesabın uygun şekilde ele alındığından emin olmalıdır.
İş akışları oluşturmak da bir şirkete yardımcı olabilir:
Dış Kaynak
Kayıtların sayısallaştırılması, OCR'nin uygulanması ve tedarikçilerin erişim sahibi olduğu bir portalın kullanılması, küçük işletmeler için gerekli olan bir şey olmayabilir, ancak kuruluşlar, maliyetin bir işletmenin bunlardan faydalanabilmesini engelleyeceğini düşünmemelidir. Elektronik sistem kurma ve bakım maliyeti, birçok küçük ve orta ölçekli kuruluş için yasaklayıcı olabilir, ancak bu durumda şirket içi yapmak genellikle gerekli değildir. Kuruluşların bu görevleri outsource edebilecekleri çeşitli üçüncü taraf sağlayıcılar vardır. Kuruluşlar, bir tedarikçi firmanın tedarikçi sözleşmelerini analiz etmek için iş akışları oluşturmasına yardımcı olmak için bir OCR süreci oluşturmasından her şey için dışarıdan yardım alabilirler.
Kuruluşlar, çeşitli BT sistemlerini kendi başlarına uygulayabilmek için masraflarını karşılayamasalar da, üçüncü tarafların işlerini üstlenmeleri genellikle çok uygun maliyetlidir. İşletmeler, bu sistemleri potansiyel tasarruf ve nakdin artacağı değere karşı geliştirmek için dış tarafları kullanmanın maliyetlerini karşılaştırmalıdır, ancak dış kaynak kullanımı kurumların normalde çok pahalı olacak teknolojiden ve sistemlerden faydalanmasını sağlar.
- Her yeni sipariş için satın alma siparişlerinin oluşturulduğundan emin olun
- Faturaların alınan ürünlerle eşleştiğini ve sözleşme anlaşmalarına uygun olduğunu doğrulayın.
- Ödemelerin yapıldığından, zamanında yapıldığından ve çoğaltılmadığından emin olmak için kayıtları kontrol edin
- Ücretleri azaltmak için EFT'ler veya kredi kartları gibi faturaların ödenmesi için en iyi yöntemi belirleyin.