Uzun Vadeli ve Kısa Vadeli Tutulacak Belgeler
Kayıtları Saklamak İçin 4 Neden
- Vergilerinizi dosyalamayı çok daha kolaylaştıracaktır.
- Kaydedilen herşeyin olması, paranızdan tasarruf etmenizi sağlayacak herhangi bir kesintiyi kaçırmanıza yardımcı olacaktır.
- Doğru hak talepleri verdiğinizden emin olmanıza yardımcı olacaktır. "Ben 1000 $ 'lık bir bedel ödediğimi düşünüyorum" diye düşünmek yerine, bir elektronik tabloyu hızla çekerek, 17 Temmuz'da 850 dolar ödemenizi bileceksiniz.
- Denetlenmeniz veya IRS'nin vergi beyannamenizdeki öğelerle ilgili herhangi bir sorusu olması durumunda, hak talebinizi destekleyecek kanıtınız olacaktır. Bu belgeleriniz yoksa, kanıtı bulmaya çalışırken zamanınızı ve paranızı harcamaya kendinizi bulacaksınız. Daha da kötüsü, bir makbuz ile gelemiyorsanız, iddianız onurlandırılmayacak ve hatta ek vergi ve ceza ödemek zorunda kalabilirsiniz.
Hangi kayıtları takip etmeliyim?
Kısa cevap herşeyi takip etmelisin! IRS, küçük işletmeleri , özellikle ardışık yıllarda bir kayıp gösterenleri denetlemekle bilinir. Ayrıca, birçok IRS acentesi emlak yatırımcılarına uygulanan vergi nüanslarını anlamamakta ve bu da dosyalarınızı sorgulamalarını daha olası hale getirmektedir.
Eğer IRS herhangi bir öğenizi sorgularsa, ya da bir işin günlük iş akışında bile, birisi bir ödemeyi sorgulamaya çalışırsa, kanıtınızın olması gerekir.
Tutmanız gereken iki tür kayıt kalıcı kayıtlar ve kısa vadeli kayıtlardır.
1. Kalıcı Kayıtlar
Bunlar süresiz tutmak isteyeceğiniz belgeler.
Kalıcı Kayıtların Bazı Örnekleri Nelerdir?
Bunlar, şu anki vergi yılının ötesinde sizin için alakalı ve değerli olacak belgelerdir:
- Tüm kiracıların kiralanması.
- Her türlü yasal belge - Para cezaları, denetim raporları, mahkeme gösterileri.
- Tesisteki her türlü izin belgesi.
- İtiraz edeceğiniz herhangi bir şey - Mülk veya iyileştirme gibi.
- Şirketinizin bir LLC , LP , S Corporation veya başka bir şirketi varsa, bununla ilgili tüm kayıtları saklamak isteyeceksiniz.
- Sigorta poliçeleri.
- Kredi belgeleri - İpotek gibi.
- Geçmiş yılların vergileri.
- Emlak başlığı / tapu.
2. Kısa Vadeli Kayıtlar
Kısa vadede, birkaç aydan bahsetmiyorum. En az beş yıl boyunca vergilerinizi talep edecek kadar önemli bulduğunuz belgeleri saklamak isteyeceksiniz. Bundan ne kadar sonra konfor düzeyinize bağlıdır. Bu, hiç bir zaman denetlenmeniz veya dava açmanız durumunda size yardımcı olacaktır.
Kısa Vadeli Kayıtların Bazı Örnekleri Nelerdir?
Verilen vergi yılı için gelir veya gider olarak sayılan herhangi bir şey, örneğin:
- İşletmeniz veya mülkünüz için reklam maliyetleri.
- Eğlence harcamaları - Mevcut veya potansiyel müşteriler için akşam yemeği veya öğle yemeği gibi.
- İpotek ve iş kullanımı için herhangi bir kredi kartı ödenen faiz.
- Yasal / profesyonel ücretler - Muhasebeciler, avukatlar, sigorta acenteleri, Emlakçılar için.
- Ofis giderleri - Internet, iş için ikinci telefon hattı, ofis malzemeleri, evden işe giderken ev ofisiniz varsa, evden kesinti.
- Kira alındı.
- Onarımlar yapıldı.
- Güvenlik depozitosu alındı.- Kiracının kira sözleşmesi bittiğinde, teminatın bir kısmını tutarsanız, bunu gelir olarak kaydetmelisiniz. Bir kısmını tamir için ödemeye devam ederseniz, tamir için harcadığınız para, sizin vergilerinizden düşebileceğiniz bir gider olarak kabul edilir.
- İş için seyahat masrafları - Kiralama faaliyetleri için sürülen kilometre gibi.
- Kamu hizmetleri ödenir.
- Çalışanlara veya bağımsız yüklenicilere ödenen ücretler.
Kayıtlarımın İzini Nasıl Tutmalıyım?
Tüm kayıtlarınızın bir dijital kopyasını (bilgisayar) ve basılı bir kopyasını (basılı) tutmalısınız.
1. Dijital Kopya
Gelir ve giderlerinizi takip etmek için bir e-tablo veya Quicken Rental Property Manager gibi bir program kullanmak isteyeceksiniz.
Bunu gelir gelir gelmez veya masraf gerçekleşir gerçekleşmez yapmalısınız. Mümkün olduğunca çok ayrıntılı bilgi eklemek isteyeceksiniz:
- Tarih,
- Zaman,
- Size kimin parasını ödediğini veya kim verdiğini,
- Gelirin veya masrafın niteliği
- Miktar.
- Ödemenin nasıl yapıldığını veya nasıl yapıldığını da dahil edebilirsiniz (nakit, çek numarası, kredi kartı, havale vb.).
Ayrıntı seviyesi kullandığınız veya oluşturduğunuz yazılıma bağlı olacaktır. Bazı programlar doğrudan banka hesaplarınıza bağlanır ve gelir ve giderlerinizi sizin yerinize kaydeder.
Daha ucuz bir program seçseniz veya kişisel elektronik tablolarda kayıtlarınızı tutsanız bile, her bir özellik için, her bir masraf türü için ve ayrı gelir türleri için ayrı kayıtlar oluşturmalısınız. Önemli olan, işlem sırasında mümkün olduğunca çok bilgi kaydetmektir, böylece gelecekte kolayca finansal raporlar oluşturabilirsiniz.
Onları her zaman CD'ye, harici bir sabit sürücüye, bir bulutta ve hatta bir kağıt kopyasına geri yüklemelisiniz. Her ayın sonunda ve / veya yılın sonunda yazdırılmalıdırlar.
2. Sabit Kopya
En önemli belgelerinizin bir kopyasını aldığınızdan emin olmak istersiniz. Mümkünse, bunları bir çeşit yangın geciktirici dosyalama sisteminde veya kasada saklamak isteyeceksiniz. Tüm dosyalarınız için yeterince büyük bir yer bulamıyorsanız, bu kutudaki mülkler gibi en önemli olanları tutmak isteyeceksiniz. Her şeyi yıllara göre sınıflandırın ve dosyaları kolayca bulmaları için alfabetik olarak sıralayın.