Birkaç yıl boyunca, IRS, işletmelerin ve çalışanların cep telefonu harcamalarını listelenen mülk olarak adlandırılan bir işletme varlıkları kategorisinin parçası olarak ele almıştır. Bu varlık kategorisi, hem kişisel hem de ticari amaçlar için kullanılabilecek varlıkları içerir, bu nedenle IRS, cep telefonlarının kullanımını kişisel kullanımdan düşülebilir iş harcamaları olarak ayırmak için işletmelerin daha ayrıntılı kayıt tutulmasını gerektirmiştir.
2010 Küçük İşletmeler İşleri Yasası'nın bir hükmü, listelenen mülkün kategorisindeki cep telefonlarını kaldırdı.
Cep telefonları bir para yardımıdır
IRS, listelenen özellik kategorisindeki cep telefonlarını kaldırmasına rağmen, cep telefonu maliyetlerini yan haklar kategorisinden çıkarmadı. Günümüzde çoğu işletme, seyahat eden veya yönetim pozisyonlarında çalışan cep telefonlarına sahip çalışanlara ihtiyaç duyuyor.
Ancak cep telefonu kullanımının ne kadarı kişiseldir ve bu kişisel çalışan için vergilendirilebilir bir fayda mıdır? IRS, işveren tarafından sağlanan bir cep telefonunun çalışanlara karşı bir fay getirdiğini ve telefonun hem aylık ücreti hem de telefonun ücreti dahil olmak üzere telefonun değerinin, telefonun ispatlanabileceği kanıtlanmadıkça, çalışan için vergilendirileceğini söylemektedir. öncelikli olarak iş amaçları için kullanılıyor. (İç Gelir Bülteni 2011-38)
Ancak IRS, “bir işverenin öncelikle cep telefonuyla çalışan bir iş sağladığında ... iş nedenlerinden dolayı , cep telefonunun iş ve kişisel kullanımı genellikle çalışan için ayrılmaz bir şeydir.
IRS, bu vergiden muaf muameleyi almak için ticari kullanımda kayıt tutmayı gerektirmeyecektir. ”
Çalışma koşulları olarak cep telefonları
IRS, cep telefonlarına “çalışma koşulu parası” dır, yani, “bu tür bir mülk veya hizmetler için çalışanın ödenmesi durumunda, bu tür bir ödemenin, kesinti " normal ve gerekli iş gideri olarak.
Bir çalışma koşulu olarak, çalışanın kişisel kullanımı, işletmenin işle ilgili cep telefonu maliyetlerini düşme yeteneğini etkilemez, ya da çalışanlara bir fringe avantajı olarak vergilendirilemez.
Öncelikle, iş ile ilgili giderlerin işletmeye indirilebilmesi ve işveren tarafından sağlanan telefonun çalışanına vergilendirilmesini engellemek için birincil iş amacı oluşturulmalıdır. Cep telefonunun ticari olmayan kişisel kullanımı, şirketin iş gideri olarak düşülmez.
Çalışanların iş amaçlı olarak cep telefonlarını kullanmasını gerektiriyorsa, çalışanın kişisel kullanımı, IRS tarafından tanımlanan şekilde bir minimus fringe avantajı olarak vergi amaçları için kabul edilir. Bu IRS hükümleri, 31 Aralık 2009'dan sonra işveren tarafından sağlanan cep telefonu kullanımı için geçerlidir.
Cep telefonları için iş amaçları
"Normal ve gerekli" IRS tarafından belirlenir ve belirli şekillerde cep telefonlarına uygulanır. IRS tarafından "iş amaçlarını" tanımlamak için kullanılan bir örnek, işveren tarafından iş dışı saatler boyunca çalışanla iletişim kurmanın şartıdır. IRS, cep telefonunu “moral ya da iyi niyet” amaçlarıyla sağlamak, yeni bir çalışanı cezbetmek ya da bir çalışan için ek bir tazminat ödenmesinin “iş amaçları” olarak değerlendirilmediğini ve cep telefonunu yan haklar olarak görmezden geldiğini belirtiyor.
Cep Telefonu Kullanımında İyi Kayıtlar Tutun
Cep telefonlarını listelenen emlak kategorisinden çıkarmak, cep telefonlarının kişisel kullanımıyla ilgili iyi kayıtların tutulması konusunu görmezden geleceğiniz anlamına gelmez. Telefonun öncelikli olarak iş amaçlı kullanıldığını kanıtlayabilmeniz gerekir.
Sonra ne yapacağız
Vergi denetimi sorunlarından kaçınmak ve işle ilgili cep telefonu kullanımıyla ilgili yasalara uymak için, sorunu vergi danışmanınızla görüşün. Göz önünde bulundurmak isteyebileceğiniz bazı önlemler:
- Cep telefonlarını yalnızca dış satış temsilcileri, sık seyahat eden yöneticiler ve yöneticiler gibi görevlerini düzgün bir şekilde yerine getirmeleri gereken çalışanlara kısıtlayın.
- İş kullanımını doğrulamak için çalışan cep telefonu günlüklerini saklayın. Bu zorlayıcıysa, çevrimiçi cep telefonu kayıtlarına operatörünüz aracılığıyla erişmenin bir yolunu bulun, böylece gerekirse bunları alabilirsiniz.
- Şirket tarafından sağlanan cep telefonu çalışanlarının kişisel kullanım için başka bir cep telefonuna sahip olmasını gerektirir.
İşveren tarafından sağlanan Cep Telefonlarının Vergi Tedavisinde IRS hakkında daha fazla bilgi edinin.