Chicago Taste ilk 1980 yılında başladığı göz önüne alındığında, Taste için plancılar bir topluluk yemek festivali planlama ile geniş deneyime sahip. Başkanın Özel Etkinlikler Ofisi programı yönetir ve planlama ve yürütmeyi denetler. Yönetim ekibi, ilk kez benzer bir festival yaratan veya mevcut bir festival için programlama öğelerini genişleten kişiler için aşağıdaki ipuçlarını sunmaktadır.
01 - Festival Genel Müdürleri İpuçları
Genel müdür, çeşitli festival öğelerini yöneten kişidir. Chicago Taste genel müdürü Mary Slowik aşağıdaki önerileri sunar:
- Kitlenizi tanımlayın ve bir festival isteyip istemediklerini belirleyin.
- Benzer bir program zaten varsa, çoğaltmayı önleyin.
- Etkinliği tutmak istediğiniz yerde satın alın.
- Genel bir kitle etkinliği için programlamayı değiştirmek.
- Mekânın kalabalığa uyum sağlayabildiğinden emin olun.
- Satıcıların katılım hacimlerini işleyebileceğinden emin olun.
- Bir bütçe oluşturun ve saygın şirketlerden teklifler alın.
- Bu etkinliği ilk kez planlıyorsanız, dışarıdan bir festival satıcısını işe alın.
02 - Festival Operasyon Yöneticileri İpuçları
Operasyon yöneticisi, saha hazırlığını, aşamasını ve üretimini, etkinlik desteğini ve güvenliği denetler. Son 19 yıldır Chicago Taste operasyon yöneticisi John Truck aşağıdakileri tavsiye eder:
- Festivaller insanlarla çalışmayı gerektirir, bu yüzden dinamik ve akışkan kalmaya hazır olun.
- İyi bir fiyata iyi bir ekipman aldığınızdan emin olun.
- Yapısal olarak satılan evreleme ve iskele kiraladığınızdan emin olun.
- Teklifleri alın ve referanslar dahil olmak üzere tüm satıcıların geçmişlerini kontrol edin.
- Standartları yüksek tutun ve her şeyin kontrol altında olduğundan emin olun.
- İş ekiplerini yönetmek için program süresince günlük olarak satıcılarla tanışın.
- Sözünüze ve satıcınıza sadık olun, sanatçılar ve yemekçiler geri gelecek ve sizinle birlikte çalışacaklardır.
03 - Festival Sponsorluk Yönetimi İpuçları
Sponsorluk yöneticisi, etkinliği desteklemek için pazarlama parası elde etmek için çalışan kişidir. Tad için sponsorluk müdürü Christine Jacob aşağıdaki tavsiyeyi sunar:
- Başka yerlerde karşılaştırılabilir olaylar araştırın ve başarılarını çoğaltın.
- Para, mal ve reklam değeri sunmak için sponsorları hedefleyin.
- Bir sunum sponsor kategorisi oluşturun.
- Büyük sponsorluk kategorileri oluşturun (örneğin, otomobil, finans, içecek, medya, vb.).
- Programlama alanlarının her biri için sponsor kategorileri oluşturun.
- Etkinlik boyunca sponsorların sitede dolaşmasına izin vermeyin.
- Elektrik, su, vb. Gibi sponsor gereksinimlerini önceden tanımlayın ve en iyi konumları belirlemek için operasyon ekibine bildirin.
04 - Festival Konseri / Yetenek Yönetimi İpuçları
Yetenek yöneticisi, sanatçıları bir festivale getirmek için pazarlık eden kişidir. Chicago Taste için yetenek yöneticisi Jenenne Brown Mosely, aşağıdaki ipuçlarını sunuyor:
- Bütçenizi bilin: Büyük isim sanatçıları 60-90 dakika için 500.000 ABD Doları ve 1 milyon ABD Doları arasında olabilir.
- Birden çok günlük etkinlik için tek bir sanatçıya aşırı yükleme yapmayın.
- Giderleri dengelemek için medya sponsoru (lar) ile birlikte çalışın.
- Etkinliğinizin etrafındaki bölgede bulunan sanatçılarla anlaşın.
- Yeteneklerini bedava bir gösteri olarak sunacak olursanız (ücreti düşürebilir) yetenekli olun.
- Sanatçı giderlerini dengelemek için havayolları ve oteller gibi sponsorlarla ortak olun.
- Açılış, orta ve son günler için harika bir isim.
05 - Pazarlama Yönetimi Festivali İpuçları
Pazarlama yöneticisi, bir festivalle ilgili tüm iletişimleri yöneten kişidir. Taste'nin pazarlama müdürü Cindy Gatziolis şunları söylüyor:
- Medya iş ortakları, reklam harcamalarınız için ihtiyaçlarınızı azaltmanıza yardımcı olacaktır.
- Festivali mevcut reklamcılık, halkla ilişkiler ve pazarlama kampanyalarına dahil edin.
- Etkinlik broşürü baskı üretim programı, festival planlama tarihlerinin sürmesine yardımcı olacaktır.
- Festival için her üretim öğesinde bireysel basın bültenleri oluşturun.