Bir müşteriyi telefonla selamlamanın yolu işiniz için önemlidir
Günümüzün sofistike telefon sistemleri, çok sayıda çağrıya sahip olan işletmeler için işleri daha kolay hale getirebilir, ancak aynı sistemler genellikle sadece bir kişiyle konuşmak isteyen arayanlar için can sıkıcıdır.
Müşteriler nihayet personelinizin bir üyesine ulaştıklarında, telefona cevap veren kişinin arayanlara en üst düzeyde nezaket göstermesi çok önemlidir. Basitçe söylemek gerekirse: arayanlarınızı bir iş görüşmesinde ele alınmasını istediğiniz şekilde ele alın.
Aşağıda sizin ve çalışanlarınızın şirketinizde bir iş telefonu kültürü oluşturmasına yardımcı olacak profesyonel telefon etkileşimleri gerçekleştirirken izleyeceğiniz bazı önemli noktalar yer almaktadır.
01 - Aramaları Aktarma
02 - Bir Arayanın Beklemede Tutulması
Arayan kişi beklemeye alındığında, şirketinizin müziği ne kadar hoş olursa olsun, bir dakika sonsuza kadar bekler. Arayanlara beklemede olduğunuzu söylemeden önce, sohbette bir duraklama beklemeyi deneyin; yani, arayan kişilere mümkün olduğunca müdahale etmekten kaçının. Neden onları beklemeye aldığınızı anladığınızdan ve ne kadar süre alabileceği konusunda doğru olduklarından emin olun. Rahatsızlıktan dolayı özür diler ve ellerinde tutamazlarsa, sizi geri aramasını istemekten ziyade onları geri çağırmanız en iyisidir. Arayanıza empatik davranmaya çalışın; Kimse beklemeye almayı sevmez, bu yüzden durum izin verdiği kadar nazik olun.
03 - Çağrı Sonu
Arayan hazır olmadan önce telefon görüşmesi sonlandırmanız gerekebilir çeşitli nedenler vardır. Eğer arayan bir kişi küfürlü veya kaba veya tehdit edici bir dil kullanıyorsa, bu tür davranışlara tahammül etmenize gerek yoktur. Saldırı dilleri nedeniyle aramayı bitirdiğini, ancak hakaret etmediğini veya geri dönmediğini söyle. Bu tür çağrıları amirinize bildirdiğinizden emin olun.
Bir aramayı bitirmeniz gerekiyorsa, arayan kişi sadece uzun bir süre (daha sık olan) uzun bir süreliğine durur, bir ara vermeyi bekleyin ve bir şeyleri nihayetinde sonlandırmaya çalışın. "Seninle konuşmak güzeldi, ama şimdi başka bir çağrı yapmalıyım" gibi bir şey söyleyebilirsin. Arayanın gitmesine izin vermeden önce arayanın başka soruları olup olmadığını sorun, ancak aramayı sonlandıracağınızı açıkça belirtin.
04 - Bireysel Sesli Posta Selamlamalarını Yaratma
Bir sesli mesaj selamı , kim olduğunuzu ve şirketinizin değerlerini ifade eder. Kısa ve ani sesli mesaj selamlama ilk iyi bir izlenim yaratmaz ve uzun, çizilmiş bir tebrik arayanları rahatsız eder. Etkin noktaya gelmeye çalışın: kim olduğunuzu, şirketin adını ve neden çağrıya cevap veremediğinizi (ofis dışında, başka bir çağrıda, belirli bir süre için). Çok fazla ayrıntı sağlamanıza gerek yoktur - sadece arayanın duyulduğunu bilmesi ve aramayı geri döndürmeniz yeterlidir.
05 - Otomatik Görevli için Komut Yazma
Müşterilerinizin ve iş ortaklarınızın şirketinizi aradıklarında duydukları ilk şey, telefon sisteminizin otomatik görevlisi olacaktır. Arayanızın şirkete aşina olmadığı ve rehberliğe ihtiyacı olduğunu varsayarak numaralandırılmış seçenekleri sunun. Arayanların, belirli bir kişi için doğrudan bir uzantıya sahip olmaları durumunda, söz konusu kişiye doğrudan istedikleri zaman ulaşabileceğinden emin olun.
Diğer tüm arayanlar için, her bir uzantı için en tanıdık sayıları kullanmayı deneyin (örneğin, "resepsiyon görevlisine sıfır basın"). Numarayı vermeden önce departmanı tanımlayın - örneğin, "Müşteri desteği için, 5. tuşuna basın."
06 - Çalışma Saatleri veya İş Kapanışları için Otomatik Görevli Komut Dosyası Yazma
İşletmeniz belirli bir süre sonra veya hafta sonları kapanırsa ve arayanlarınızı yanıtlamak veya onlara yardım etmek için kimse müsait değilse, bir saat sonra otomatik görevli tebrik oluşturun. Arayanlara, işin kapalı olduğunu söyleyin ve sonunda geri aramalarını isteyin. Normal çalışma saatlerini eklemeyi unutmayın.
07 - Profesyonel Telefon Mesajını Bırakmak
Sesli mesaj, her bir iş sınıfı telefon sisteminin standart bir parçası haline geldi ve profesyonel bir sesli telefondan nasıl ayrılacağını bilerek - nasıl yanıtlayacağınıza ek olarak - şirketinize olumlu yansıır. Telefonu işlerinin bir parçası olarak kullanan tüm çalışanlar profesyonel bir telefondan nasıl ayrılacağını bilmelidir.