Otomatik Görevlilerin İş Görgü Kuralları
Telefon sisteminizin otomatik görevli özelliğini programlamanın ve kaydetmenin en hızlı ve kolay yolu, kelime işlem programına bir komut dosyası yazmaktır. Dostu bir sese sahip olan, kayıtsız veya tereddütsüz konuşabilen, her kelimeyi ve isimleri açık bir şekilde telaffuz edebilen ve telaffuz edebilen bir kişiyi seçin.
Otomatik Görevlisi Tebrik
Senaryonun ilk kısmı selamlama olacak. Şirketinizi arayanlarınıza sunma ve bunları şirketinize sözlü olarak karşılama fırsatınızdır.
Otomatik Görevlisi Karşılama Do's
- Çağrı ya da iş için bir takdir ile başlayın
- Selamlaşmayı kısa tutun, böylece arayanlar her aradıklarında gecikmezler.
- Sloganınızı, şirket sloganınızı ve web sitenizin adını veya ikisini de sahipseniz kullanın.
Otomatik Görevli Selamlama Yapılmayacaklar
- Arayanlarınızı karşılamak için iki veya üç cümleden fazla kullanmayın
- Müşterilerinize sunacak değerli bir şey yoksa, web sitenizi tanıtmayın.
- Selamlaşmayı doldurmak için slogan veya slogan oluşturmayın.
Otomatik Görevli Seçenekleri
Otomatik görevlendiricinin en önemli kısmı, arayanlarınızın konuşmak istedikleri kişiye ulaşmak için seçecekleri seçenekleri sunmasıdır. İki tür arayıcı vardır: (1) şirketinize aşina olmayan ve rehberliğe ihtiyaç duyan kişiler ve (2) tam olarak kiminle konuşması gerektiğini bilen ve onların uzantısını bilen kişiler.
Otomatik Görevlisi Seçenekleri
- Yaygın olarak kabul edilen seçenekleri kullanın. Örneğin, "Receptionist için sıfır basın", "Önceki menüye dönmek için pound tuşuna basın."
- Arayanlara, eğer zaten biliyorlarsa, partinin uzantısını çevirebilecekleri en kısa sürede söyleyin.
- Menü seçenekleriniz son zamanlarda değiştiyse, arayanlarınızın ön bilgilerini öğrenmelerine izin verin. Üç hafta sonra bu bildirimi kaldırın.
- İlk olarak en sık aranan seçenekleri yapın.
- Seçenek numarasını vermeden önce seçenek açıklamasını verin. Örneğin, "Müşteri Desteği için" 5 "e basın."
- Sisteminizin belgelerini ayrılmış menü seçenek numaraları için kontrol edin. (örneğin, tüm uzantılar "8" ile başlar ve bu nedenle "8" menü seçeneği olarak kullanılamaz).
Otomatik Görevli Seçenekleri Yapılmayacaklar
- Her seçeneği sunmadan önce "Lütfen" deme (örneğin, "Lütfen 1'e basın ... Lütfen 2'ye basın ... Lütfen 3'e basın ..." vb.)
- Bir seferde altıdan fazla seçenek sunmayın. Altıden fazla seçeneğiniz varsa, çok katmanlı bir menü yapısı oluşturun. Örneğin, "Satış ve servis seçenekleri için 5. 5. tuşuna basın."
- Herkesin bir dokunmatik telefon olduğu varsayılmamalıdır. Selamlamanın sonundan itibaren üç saniye içinde bir menü seçeneği belirlenmemişse, arayanı resepsiyona bağlayın.
Örnek Otomatik Görevli Komut Dosyaları
- "Teknoloji ve iş bir araya geldiği" The Operations Tech Company'yi aradığınız için teşekkür ederiz. Partinizin uzantısını biliyorsanız, istediğiniz zaman arayabilirsiniz. Aksi takdirde, aşağıdaki seçeneklerden birini seçin. Müşteri Hizmetleri için '1'e basın. Teknik Destek için '2'ye basın. Düzenli çalışma saatlerimiz için '3' e basın. Muhasebe için '4' tuşuna basın. Satınalma için '5' tuşuna basın. Size yakın bir yer bulmak için '6'ya basın. Aksi takdirde, resepsiyon görevlisi için '0' a basın veya hatta bekleyiniz ve birileri size kısa sürede yardımcı olacaktır.
- Operations Tech Company'ye hoş geldiniz. Hesap durumunuzu kontrol etmek için, bizi web'de ziyaret edin. Kişinin uzantısını biliyorsanız, istediğiniz zaman arayabilirsiniz. Şirket rehberi için '1' tuşuna basın. Kişinin uzantısını biliyorsanız, istediğiniz zaman arayabilirsiniz. Şirket rehberi için '1' tuşuna basın. Teknik Destek için '2'ye basın. Müşteri Servisi için '3'e basın. Satış ve Pazarlama için '4'e basın. Resepsiyonistle konuşmak isterseniz, '0' tuşuna basın ya da hattınızda kalın ve güler yüzlü personelimizden biri size yardımcı olacaktır. "Teknoloji ve iş bir araya geldiği" The Operations Tech Company'yi aradığınız için teşekkür ederiz.
Çalışma saatleri, Haftasonu ve Tatil Kapatma Otomatik Görevlisi Tebrik
İşletmeniz belirli bir süre sonra veya hafta sonları kapanıyorsa ve arayanlarınızı yanıtlayacak veya onlara yardım edecek kimse yoksa, bir saat sonra otomatik görevli selamlama oluşturun. Arayanlara, işletmelerin kapalı olduğunu söyleyin ve sonunda geri aramalarını isteyin. Ayrıca normal çalışma saatlerinizi de ekleyin.
Örnek Otomatik Görevli Sonrası Saatler / Hafta Sonu Komut Dosyası
- Operations Tech Company'yi aradığınız için teşekkür ederim. Şu anda kapalıyız. Pazartesiden cumaya 09:00 - 10:00 arası, cumartesi sabahı ise 10:00 'a kadar, Orta Standart Saati'ne açıktır. Partinizin uzantısını biliyorsanız, istediğiniz zaman arayabilirsiniz. Aksi takdirde, normal çalışma saatlerimizde bizi arayın, böylece size yardımcı olabiliriz. "Teknoloji ve iş bir araya geldiği" The Operations Tech Company'yi aradığınız için teşekkür ederiz. Güle güle.
- Operations Tech Company'yi aradığınız için teşekkür ederim. Şu anda kapalıyız. Bu acil bir durumsa, lütfen 585-555-1234 numaralı telefondan telesekreter servisimizi arayın. Partinizin uzantısını biliyorsanız, istediğiniz zaman arayabilirsiniz. Bizde bir hesabınız varsa, durumunuzu www.operationstech.about.com adresinden haftada 7 gün 24 saat kontrol edebilirsiniz. Normal çalışma saatlerimiz pazartesiden cumaya 09:00 - 17:00, cumartesi ise 10:00 'a kadar, Merkezi Standart Saati. Aksi takdirde, normal çalışma saatlerimizde bizi arayın, böylece size yardımcı olabiliriz. "Teknoloji ve iş bir araya geldiği" The Operations Tech Company'yi aradığınız için teşekkür ederiz. Bu mesajı tekrarlamak için pound tuşuna basın. {3 saniye duraklama} Güle güle.
Mevsimlik Otomatik Görevli Selamlar
Şirketinizin mevsimsel özelliklerini tanıtmak ya da sadece tüm arayanlarınıza özel bir mevsimsel tebrik sunmak için, sınırlı bir süre için otomatik görevli karşılama öykünüzü önceden görmek isteyebilirsiniz. Bu idareli ve sadece şirketinizin ruhunu yansıtırsa kullanın. Örneğin, Yeni Yıl'da arayanlarınızın sevinç ve refahını dileyen mevsimsel bir tatil selamı bir koleksiyon ajansı için pek uygun olmaz.
- Operations Tech Company'ye ulaştınız. "Ailemiz" den "ailene" kadar, size keyifli bir tatil sezonu ve başarılı bir Yeni Yıl diliyoruz. Partinin uzantısını biliyorsan, ...
- Operations Tech Company'yi aradığınız için teşekkür ederim. Tüm değiştirme hizmetlerinde 4 Temmuz indirimlerimizle ilgili müşteri servis temsilcinizden bilgi alın. Partinin uzantısını biliyorsan, ...
Prova ve Test
Otomatik katılımcı komut dosyasını kaydetmeden önce, okumak için seçmiş olduğunuz kişinin önünüzde birkaç kez prova yapmasını sağlayın. Telaffuz ve ihbarda ince ayar yapmak için bunu kullanın. Yeni selamlama kaydedildikten sonra, kaydı kontrol etmek için hemen telefon sisteminizi arayın ve bildirilen tüm seçeneklerin istenen şekilde çalıştığından emin olun.