Müşterilere ve diğer arayanlara saygı gösterdiğinizden emin olun.
Sesli mesaj, her işletme sınıfı telefon sisteminin standart bir parçası haline gelmiştir. Sadece profesyonel bir sesli mesaj telefonundan nasıl ayrılacağınızı bilmekle kalmaz, aynı zamanda şirketinize de olumlu yansıyacaktır, aynı zamanda profesyonel imajınız için de önemlidir.
Telefonu işlerinin bir parçası olarak kullanan her çalışanın profesyonel bir telefondan nasıl ayrılacağını bilmesi gerekir. İşte yeni veya tecrübesiz çalışanlar için iade edilecek profesyonel, nazik telefon mesajlarını bırakacak birkaç ipucu.
01 - Önce Düşün
02 - Kendinizi Tanıtın
Her sesli mesaja kendinizi tanıtarak başlayın, böylece alıcı hemen kimin aradığını bilir. Tam adınızı ve şirket adınızı içermelidir. Örnek: "Bu, Jane Doe'nin Suzy Jones için X hesabından hesabınızı almasını istiyor." Aradığınız kişinin adını nasıl telaffuz edeceğinizi bildiğinizden emin olun, onlarla konuşmadan önce onlara hakaret etmek istemezsiniz.
03 - Yavaş Konuş
Yeterince yavaş konuşun böylece mesajı alan kişi her kelimeyi duyabilir. Bir mesaj almak için sadece diğer kişinin çok hızlı konuşulduğunu anlamaya çalışmak için gittiğinizde çok sinir bozucu. Bir geri arama numaranızdan ayrıldığınızdan emin olun, iki kez tekrarlayın, böylece kişi onu ele geçirebilir.
04 - Açıkça Konuş
Telefonunuzun ağızlığına doğrudan ve yeterince modüle edilmiş bir ses tonuyla konuşun. Telefonu yanağınız ile omuz arasında tutmayın, böylece ağızlık boynunuz tarafından konumlandırılır; Bu, çevirirken veya telefonun diğer ucunda çalarken sorun değil, ancak bağlandığınızda değil.
05 - Kısa Tutun
Sesli mesaj iletinizde her ayrıntıyı bırakmak zorunda değilsiniz. Çoğu iş telefonu sistemi, aramayı sonlandırmadan önce mesajlar için bir iki dakikaya kadar bir zaman sınırına sahiptir. Aramanızın nedeninin kısa bir özetini bırakın ve geri arama isteği ile kapatın.
06 - Profesyonelce Sona Erdirin
Profesyonel bir iş mektubu gibi, iletişim bilgilerinizi vererek bitirin. Kişinin size tanıdık gelmediği veya sizi yerleştirmekte zorlanabileceğini düşünüyorsanız, adınızı ve şirketinizi, size ulaşmanın en iyi yolu ile birlikte tekrarlayın. Zaten güçlü bir çalışma ilişkiniz varsa, adınızı tekrarlamayı atlayabilirsiniz, ancak yine de size geri aramak için size en uygun numarayı verdiğinizden emin olun.
07 - Bırakılan Çağrı?
Sesli mesaj sisteminizin bittikten önce sesli mesaj sisteminiz tarafından düştüğüne inanıyorsanız, tekrar aramayı deneyin ve bir önceki mesajınızın düşmüş olabileceğini düşündüğünüz kişiyle görüşün. Kısa tutmaya çalışın; haşere olarak gelmek istemezsiniz. Sadece isminizi tekrar belirtin ve numaranızı bırakın, "Sadece mesajımı aldığınızdan emin olmak istedim, kesildiğimiz gibi geldi. Teşekkürler!"
08 - Uygula ve Kendini Test Et
İş mesajlarını bırakmak konusunda endişeli veya endişeli hissediyorsanız, bir arkadaşınızla veya meslektaşınızla çalışın. Onlara örnek bir sesli mesaj bırakın ve onları eleştirilerinden isteyin: Çok hızlı mı konuşuyorsunuz yoksa anlayabilmek zor mu? Nasıl çalıştığını dinlemek için kendine bir sesli mesaj bırakmaya değebilir.