İşletmelerde e-posta kullanmanın dos ve yapılmaması gerekenler
E-postalar o kadar popüler oldu ki, bazı durumlarda insanlar telefondan daha sık kullanıyorlar. Yazılı kelime çok kolay anlaşılabileceğinden, iş ortamında uygun e-posta görgü kurallarının anlaşılması önemlidir.
Ne yazık ki, pek çok insan e-postayı kendi avantajlarına nasıl kullanacağını anlamıyor ve bir işe verebileceği avantajlar sıklıkla gözden kaçırılıyor. Aşağıdaki iş e-posta etik kuralları kuralları, çalışanlarınızın etkili ve etkili e-postalar oluşturmasına yardımcı olabilir.
01 - Sadece Açık ve Muhtasar E-postaları Gönder
02 - Her zaman anlamlı bir konu satırı kullanın
Bir e-postanın konu satırını asla bırakmayın. Boş bir konu satırı, e-postanızın spam olarak işaretlenmesini sağlayabilir ve hiçbir zaman hedefine ulaşmayabilir. Boş konu satırlarına sahip olan e-postalar, özellikle de belirli bir günde genellikle belirli bir alıcıya çok sayıda e-posta aldığında, gözden kaçar. Her zaman e-postanızın içeriğini yeterince yansıtan bir konu satırı kullanın. Alıcılarınızın e-postalarını daha verimli bir şekilde sıralamasına yardımcı olacak ve e-postanıza daha hızlı yanıt vermeyi teşvik edecektir.
03 - Biçimlendirilmiş e-postalardan kaçının
Profesyonel formatlarda e-posta gönderin. Arka plan için çok renkli yazı tiplerinden ve resimlerden kaçının. Bu muhabirler okuyucuyu rahatsız edebilir veya mesajın okunmasını zorlaştırabilir. Eklediğiniz herhangi bir arka plan resmi, e-postanızın dosya boyutunu şişirebilir. Bu, alıcıların karşıdan yüklenmesini zorlamak için yavaş bağlantılarla zorlayabilir. Bu durumda, eklediğiniz arka plan resimleri e-postanızın dosya boyutunu küçültebilir. Bu, iletilerinizin karşıdan yüklenebilmesi için alıcıları yavaş bağlantılarla zorlayarak uzun bir süre beklemek zorunda kalabilir.
Şirketiniz, tutarlı bir görünüm ve izlenim yaratmak için belirli bir e-posta kırtasiye malzemesi kullandığınızda ısrar ederse, bundan yararlanın. Şirket logosu ve imza satırı, e-postalarınıza profesyonel bir görüntü yansıtabilir.
04 - Zamanında Yanıtlar Gönder
İnsanları e-postalarına zamanında yanıt vermelerini beklemeyin. Net ve özlü bir mesajla hemen yanıtlayın. Bir yanıtı araştırmak veya daha fazla bilgi toplamak için daha fazla zamana ihtiyacınız varsa, e-posta göndericinize bir yanıt bekleyebileceklerini söyleyin.
05 - Ofis Dışı Yanıtlama Araçlarını Kullanma
Ofisinizden uzakta olacak ve e-postanızı okuyamayacaksanız, sizinle iletişim kurmaya çalışan herkese otomatik olarak yanıt vermek için e-posta sisteminin ofis dışı aracını kullanın. Otomatik yanıtınızın, gönderenlerin yanıt almayı beklediklerinde bilmelerini sağladığından emin olun.
06 - Yüksek Öncelikli Bayraklarla Kurtulmasın
Çoğu e-posta sistemi, bir e-postayı "Yüksek Öncelikli" veya "Hızlı" olarak işaretlemenizi sağlar. Bunu varsayılan e-posta bayrağınızı yapmayın. Dikkatli kullanın ya da alıcılarınız öncelikli bayrağı görmezden gelecektir. Sonunda gerçekten önemli bir e-posta gönderdiğinizde, hak ettiği ilgiyi almayacaktır.
07 - "Tümünü Cevapla" Gerekirse Düşün
Birden fazla gönderen veya alıcıya sahip olan her e-posta için "Tümünü Yanıtla" düğmesini içgüdüsel olarak tıklama. Konuyu düşünün ve cevabınızı kimin okuması gerektiğine karar verin. Herkese sürekli olarak yanıt vermek, hızlı bir şekilde "ticari spam gönderen" olarak ün kazanacak ve insanlar e-postalarınızı tamamen görmezden gelmeye başlayabilir.
08 - Ayrı İş ve Kişisel E-posta Hesapları
Acil bir durum olmadıkça, kişisel yazışmalarınız için asla iş e-postanızı kullanmayın. Kendi işinize sahip olsanız bile, iki ayrı e-posta hesabınızın olması iyi bir fikirdir. E-postalarınızı önceliklendirmenize ve ilgisiz kişisel mesajları iş ağından uzak tutmanıza olanak tanır.
09 - Profesyonel E-posta Hesap Adlarını Kullan
Herhangi bir iş e-posta adresinin bir parçası olarak kendi adınızı kullanın. Örneğin, james.bucki@example.com veya jbucki@example.com. Takma adlar, tutamaçlar, takma adlar veya müstehcen referanslardan kaçının. Örneğin, soccer.mom@example.com veya baseball.nut@example.com kullanmayın.
10 - Bu Cevap İçin En İyi E-posta mı?
Tek iletişim aracınız olarak e-posta kullanmayın. Tüm mesajlar e-postaya uygun değildir ve kısa bir telefon görüşmesi veya kısa bir ofis ziyareti mesajı iletmenin daha etkili bir yolu olabileceği zamanlar olacaktır. Telefonla tanışmak veya telefonda konuşmak, insan unsurlarını etkileşime sokabilir ve bu, bir şeyi açıklamaya çalıştığınızda tüm farkı yaratabilir veya birisini bir harekete geçmeye ikna etmek isteyebilirsiniz.
11 - Hassas ve Erişilebilir Olun
Bir ilişkiyi veya sözleşmeyi feshetmek için asla e-posta kullanmayın. Profesyonel iş yazışmasında, her zaman size ulaşmanın alternatif yollarını sunan bir imza satırı bulundurun. Örneğin, ofis, faks ve cep telefonu numaralarınızı ve ofis posta adresinizi ekleyebilirsiniz.
12 - Massive Attachments Emailing kaçının
Alıcının e-postalarına nasıl ve nerede erişeceğini asla bilemezsiniz. Mobil cihazlar, kullanıcının indirme işlemini onaylamasını istemeden önce dosyayı indirmeye başlayabilir. Uzun zaman alabilir ve alıcının ödemesi gereken bant genişliğini tüketebilir. Birleştirilen eklerin boyutunu 50 MB'ın altında tutun.
Büyük bir dosya göndermeniz gerekiyorsa önce alıcılarla iletişim kurun ve dosyayı nasıl almak istediklerini sorun. Ayrıca dosyayı göndermek için bir dosya aktarma servisi kullanın.
13 - Bu E-postayı Göndermeden Önce Düşün
Son olarak, "gönderme" düğmesine basmadan önce bir dakikanızı ayırın ve yazdıklarınızı düşünün. Bir e-postada gönderilmemesi gereken bir şey mi? Şirketin kişisel ehliyeti var mı ve şirketin e-posta sistemini kullanmak için uygun değil mi? E-postayı öfkelenirken yazdınız mı ve pasajlar dahil edip sonradan pişman olabilir misiniz? Eğer öyleyse, "sil" düğmesine basın.