Burada tartışılan iş sınıfı telefon sistemleri on kişi veya daha fazla olan ofisler içindir.
İhtiyacınız Olan Özellikler
İşletmenize değer katan ve işletmenizi dünyaya bağlayan özellikler, telefon sisteminin toplam maliyetini artıracak.
Bir telefon sisteminin satış temsilcisi size tüm zilleri ve ıslıklarını satmaya çalışacaktır (bu onların işi), ancak her bir özelliğe bakmanız ve işinize değer katacak veya para biriktirip getirmeyeceğine karar vermeniz gerekir.
Temel özellikler
İşte bir iş telefon sisteminde mevcut olan daha yaygın özelliklerden bazıları. Her marka farklıdır, bu yüzden tam bir seçenekler listesi için satış görevlisine danışın.
Otomatik görevli, genellikle, arayanlara çağrılarını yönlendirmek için bir seçenekler listesi sunarak bir resepsiyon görevlisinin yerini alır (örneğin, “Satış'ta biriyle konuşmak için 3'e basın”). Ayrıca arayanların bir partinin uzantısını doğrudan aramasına izin verebilir.
- Konferans Özellikleri , bir konuşmada paylaşmak üzere iki veya daha fazla uzantının bağlanmasına izin verir. Genellikle, varsayılan ikidir. İkiden fazla gerekiyorsa, maksimum katılımcı sayısının ne olduğunu sorun. Bazı sistemler sadece dahili uzantıların görüşülmesine izin verir. Harici konferans görüşmelerine ihtiyacınız varsa, bunu da sorunuz.
- Otomatik Dizin , arayanların adının ilk birkaç harfini girerek bir çalışanın uzantısına bakmalarını sağlar.
- Sesli Posta , kullanılamayan veya telefonda çalışanlar için mesajların kalmasına izin verir. Bazı sistemler sesli posta mesajlarını bir çalışanın e-postasına iletebilir ve ayrı üçüncü taraf sesli posta ekipmanlarının ekipmanlarıyla arayüz oluşturmasına izin verebilir. Fiyatlamaya bağlı olarak, bu size para kazandırabilir.
- Çağrı Bekletme , kullanıcı diğer konulara katılırken bir çağrıyı bekletme yeteneğidir. Genellikle sisteme dahil.
- Çağrı Yönlendirme , kullanıcıya tüm çağrıları başka bir uzantıya veya sesli postayı geçici olarak iletme olanağı verir.
- Hızlı Arama , sık kullanılan telefon numaralarını kaydeder ve kullanıcının bir tuşa basma veya iki tuş ile arama yapmasını sağlar. Sık aranan numaralar için yararlı bir zaman tasarrufu.
- Yeniden arama, bir düğmeye dokunarak aranacak son numaraya tekrar izin verir.
- Çağrı , kullanıcının bir çalışanı aramak veya duyurular vermek için bir genel adres sistemi üzerinden konuşmasına izin verir.
- Beklemedeki Müzik, arayanlara beklemede iken dinlemelerini sağlar. Firmanızı tanıtan müzik veya önceden kaydedilmiş mesajlar olabilir.
- Yedek Güç , bir elektrik kesintisi durumunda 10 ila 60 dakika boyunca alternatif bir elektrik kaynağı sağlayacaktır.
Gelişmiş özellikler
Gelişmiş özellikler toplam sisteme önemli maliyetler katacak ve sistemin ömrü boyunca devam eden bir maliyet ekleyecektir. Ancak, bu durum azalan müşteri hizmetleri ve getirdikleri zaman tasarrufu avantajlarıyla dengelenebilir.
- Uzak Konum özelliği, dahili bir dahili numarayı çevirerek saha çalışanlarına veya küçük uzak ofislere basit bağlantılar sağlar.
- Beni Bul / Takip Et , kullanıcıların telefonlarını başka bir telefona, cep telefonuna, ev telefonuna, sekretere vb.
- Bilgisayar Telefon Entegrasyonu (CTI) , telefon sisteminin bir bilgisayar sistemi ile etkileşime girmesine izin verir. Örnekler arasında, kullanıcının bir telefon numarasını ekranda tıklayabilmesi ve telefon sisteminin otomatik olarak numarayı çevirmesi (yanlış sayılar azaltılması ve zaman tasarrufu) olması; veya müşterinin hesabını çekmek ve telefonu cevaplamadan önce çalışanın ekranını ekranda görüntülemek için telefon numarasının aranan bir bilgisayara gönderilmesi. Bu seçenek çok pahalı.
Sistem Ne Kadar Büyük Olmalı?
Cevaplamak zorunda olduğunuz bir sonraki soru, telefonların nerede bulunduğudur. Aşağıdaki liste, bir telefon uzantısını bulmak istediğiniz ortak yerleri tanımlar:
- Resepsiyonist
- Her ofis
- Faks makinesi
- Kredi kartı terminalleri, veri portları
- Konferans odası
- Dükkan / depo katı
- Genel alanlar (bekleme odası, koridorlar, giriş yolları, vb.)
Ardından, kaç eş zamanlı telefon görüşmesinin geleceğini ve ofisten ayrılacağını belirlemeniz gerekecektir. Herhangi bir anda gelen ve giden aramaların toplamı toplamı, ihtiyaç duyacağınız hatların (veya sandıkların) sayısıdır.
Ortak konfigürasyonlar 3, 8, 12, 16, 24 veya 48 satırdır. Daha büyük sistemler genişleme yuvalarına sahiptir, böylece daha sonraki bir tarihte daha fazla satır ekleyebilirsiniz. Gelecekteki büyümeyi açıklamayı unutmayın (% 25'i nadir değildir). Önemli: Bunu hafife alırsanız, tüm hatlar kullanımdaysa arayanlar meşgul sinyali alır.
Telefon Sistemi Satıcısı Bulma
Bir satıcı bulmak zor değil. İlk olarak, size yakın bir satıcı bulmak için “Telefon Ekipmanı ve Malzemeleri” için Web'de arama yapabilirsiniz.
İş ve ofis teknolojisi fuarları da başlamak için iyi yerlerdir. Sadece satışları destekleyebilecek ve insanları destekleyemeyeceksiniz, aynı zamanda bir sistemi de deneyebilirsiniz.
Son olarak, en iyi yol etrafta sormaktır. Ofisi olan bir iş sahibi olduğunu bildiğiniz kişilere sorun. Ayrıca, ekipmanın kalitesi ve sağlanan hizmet seviyesi ile ilgili değerlendirmelerini de alabilirsiniz.
Toplam Maliyeti Hesaplamak
Sistemin toplam maliyeti aşağıdaki bileşenlerden oluşacaktır:
- Temel Birim / Sistem , tüm telefon altyapısını kontrol eden birimdir. Maliyet, sahip olduğunuz özelliklerin sayısına, kullanabileceği telefon setlerinin sayısına ve telefon şirketinden gelen hat sayısına bağlıdır.
Cep Telefonları / Masa Takımları , masalarda oturan veya duvara monte edilen birimlerdir. Birkaç farklı stilde, yetenekte ve fiyatta gelirler. Fiyatlar 70 ila 1.000 $ arasında değişebilir. Örnekler şunlardır: Temel (en ucuz), Orta düzey, Yönetici / Üst Düzey, Resepsiyonist Setleri (en pahalı) ve Konferans Tablo Birimleri. Diğer seçenekler eller serbest kulaklıklar ve kablosuz bağlantılar içerir. Çoğu el cihazı tescillidir ve yalnızca bu üreticiden bir temel sistemle çalışacaktır. Mevcut bir telefon sistemini değiştiriyorsanız, tüm yeni telefonların maliyeti (markaları değiştirirseniz), bir sonraki yüksek modele sahip olduğunuz tek ekonomik çözüm için bir yükseltme yapabilir.
- Kablolama , kuruluşun kan damarıdır ve marjinalize edilmemelidir. Bir ofis inşa ediyorsanız, ileride bir telefona ihtiyacınız olabileceğini düşündüğünüz herhangi bir alana fazladan kablo ve priz takın. Daha sonra geri dönüp tavan ve duvarlarda delikler açmanız gerekiyorsa maliyet bedelinin bir kısmı olacaktır. Mevcut kablo tesisatı olan bir binaya monte ediyorsanız, sözleşmeyi imzalamadan önce satıcınıza uygunluğu kontrol edin.
- Kurulum ve Başlangıç Yapılandırması , projenin en çok zaman alan kısmı olacaktır. Telefon sistemleri kutudan çıkar çıkmaz çalışır ve büyük olasılıkla eğitimli bir teknisyen tarafından kurulmalı ve başlangıçta yapılandırılmalıdır. Mümkün olduğunca çabuk kalkıp çalışabilmek için bunun sözleşmeye dahil edildiğinden emin olun. Anlaşılabilecek diğer seçenekler bakım, gelecek değişiklikler ve çalışanlarınız için eğitimdir.
Son Kararın Yapılması
Son karar senin omuzlarına dayanıyor. Telefon sistemi satış temsilcileri agresif olabilir, ancak siz “müşteri” olduğunuzu ve sorumlu olduğunuzu unutmayın. İstediğiniz sistem için en iyi fiyatı alabilmek için ihtiyaçlarınızı birkaç şirkete verin ve projeye teklif vermelerini sağlayın. Yukarıda belirtilen tüm alanları kapsayan ayrıntılı bir teklif aldığınızdan emin olun.
Elma-elma karşılaştırmasını geri almayacaksınız, bu nedenle özelliklerin maliyetinin ayrı olarak listelenmesini isteyin (ya da bir özellik paketi olarak dahil edilmişse ayrıntılı). Bu, fiyatlardaki farklılıklara neyin yol açtığını belirlemenizi sağlayacaktır. Hala net bir liderden emin değilseniz, mevcut bir müşterinin sitesinde bir demo görmesini isteyin. Son olarak, teklifleri karşılaştırın ve ihtiyaçlarınızı karşılayanı seçin, büyümeye izin verin ve en önemlisi kendinizi en rahat hissedin.