Erken Başlarken Başlamıyor
Erteleme düşmanınızdır. Bu, kaçınmak istediğiniz en yaygın etkinlik planlama hatalarından biridir.
Etkinlik planlama sürecine erken başlanamaması, hattın aşağısında birtakım sorunlara neden olabilir. Bir tarih seçildiğinde ve etkinliğinizin ve bütçenizin genel bir kapsamı olduğunda, işe başlayın. Oteller ve diğer mekanlar önceden rezervasyon yaptırdığından bu en kısa zamanda mümkün. Bunu yapmamak, mekan seçimlerinizi sınırlandırır ve maalesef, hangi mekan mevcut olursa olsun bırakılırsınız. Konuk konuşmacılar ve canlı eğlenceler de gerçek olay tarihinden önce rezervasyon yaptırmaktadır. Etkinlik tarihiniz güvende olduğunda, araştırmanızı yapın ve seçtiğiniz sanatçıya karar verdiğinizde, hemen imzalanmış bir sözleşme alın.
Bir etkinlik planlama kontrol listesi ile kendinizi organize etmek, derhal ele alınması gereken başka bir görevdir. Etkinlik planlama sürecindeki tüm adımları haritalayarak, ne zaman tamamlanmaları gerektiğini belirleyerek ve her biri için bir zaman çizelgesi geliştirerek, başlamanıza ve sizi takip etmenize yardımcı olacak değerli bir kılavuza sahip olacaksınız.
Çok geç başlama, en yaygın etkinlik planlama hatalarından biridir.
Rekabetçi Olaylar İçin Kontrol Edilmiyor
Etkinliğinizi sadece planlama sürecini başlattıktan sonra - planlama süreci başladıktan ve etkinlik tarihi belirlendikten sonra - aynı günde başka bir yarışmacı etkinlik olduğunu düşündünüz mü? Sadece bir etkinlik kalabalığı çekecek, bu yüzden şansınızı kullanmayın ve davet edilenlerin etkinliğinizi seçeceği parmaklarınızı geçmeyin.
Durumu tamamen ortadan kaldırın.
Durumunuzu yerine getirin ve çok geç olmadan herhangi bir olay çakışmasını kontrol edin. Sektör toplantıları (hem büyük hem küçük), tatillere yakınlık, büyük spor etkinlikleri ve etkinliğe gidenler için hasara yol açabilecek yerel toplantılara yönelik programlara bakın. Etkinliğiniz için bir randevuya karar verdikten sonra, kelimeyi konuklarınıza çıkarın. “Tarihi Kaydet” bildirimleri ve “Yaklaşan Etkinlikler” listeleri, ilgililere takvimlerinizde etkinliğinizi işaretleme fırsatı sunar.
Satıcıları Onaylama
İmzalı bir satıcı sözleşmesi yasal olarak bağlayıcı bir sözleşmedir ve tedarikçiyi sunacakları hizmetlerden sorumlu tutmak için yazılı olarak size bir şey verir. Bununla birlikte, satıcının bir no-show olduğunu fark ettiğinizde, olay anında sizin için hiçbir şey yapmaz. Elinizde bulunan bu etkinlik sözleşmesi, acıkan konuklar için yemek yemeye ya da masa ve sandalyeleri boş bir balo salonuna teslim etmeyecektir. Her bir satıcıyla bir kez değil iki kez onaylayın. Evet, iki kere . Her iki şartı da kabul ettiğinizde, imzalı sözleşmenizin alındığını teyit edin. Etkinliğin kendisinden önce bir kez daha onaylayın. Bu, yemek teslimatı veya dekor ile ilgili detaylar hakkında sahip olduğunuz konuşma değildir; Bu, etkinliğinizin hala takvimlerinde olduğundan emin olmak için özel bir takiptir.
Etkinlik satıcıları birden fazla etkinlik için rezervasyon yaparlar ve evraklarınızın karmakarışık halde kaybolması veya şirketteki başka bir kişinin yanlış yönlendirmesi çok kolaydır. Bu nedenle, check-in işlemine geri dönüp, gerçekleşecek tarih, saat ve hizmetlerle ilgili bilgilerin ve etkinliklerin gerçekte planlanmış olduğunu doğrulayın. Ve bu satıcı sözleşmesini hazır bulundurun.
“B Planı” Olmamak
Bir olasılık planına sahip olmak, herhangi bir etkinlik için, ancak özellikle dışarıda yapılması planlanan etkinliklerde şarttır. Hava koşulları tahmin edilemez ve bir kasırga, ağır rüzgar danışmanı veya ucube dolu fırtına olayınızı iptal etmek için tehdit varsa, bir yedekleme planı var. Açık hava etkinliğiniz veya bir bölümünüzün içeride taşınması gerekiyorsa, yağmur tarihleri, alternatif etkinlik mekanları ve değiştirilmiş etkinlik programları tüm seçeneklerdir.
Hava durumu belirsizliklerine hazırlanmanın yanı sıra, diğer olağandışı durumlar da zamanın önüne geçebilir. Elektrik kesintileri, sahada bir jeneratöre sahip olarak azaltılabilir. Taşma park yeri, önceden ayarlanmış başka bir yere taşınabilir. Otel oda müsaitliğiyle ilgili sorunlar, otel bloğunuzda yedekte birkaç oda tutularak çözülebilir. Etkinliğinizin ayrıntılarını göz önünde bulundurun ve ortaya çıkan sorunlara daha duyarlı olan alanlara düşünün. İleriyi planlayarak ve alternatif senaryolar geliştirerek, en maliyetli olay planlama hatalarından birini önleyebilirsiniz.
Yeterli Yardım Alma
Olay personelini işe almak söz konusu olduğunda, daha fazlası daha iyidir. Daha fazla paraya mal olacak ama olayınızı kurtarabilir. Resim: Otopark görevlilerine park ederken bir arabaya binmek için bekleyen bir yedek. Bir sunucu sipariş beklemek için mücadele bir sunucu olarak bekleyen bir hayal kırıklığına uğramış misafirler hattı. Olay kayıt işçileri, yeni gelen misafirlerin çok sayıda tarafından boğulmuş, yorgun gezginler kontrol etmek için çok uzun süre beklemektedir. Yoğun zamanlarda yardımcı olabilmek için ekstra etkinlik ekibine sahip olmak, ihtiyaç duyulan alanlara ek hizmet sağlamak, ortaya çıkan sorunları çözmek ya da gelecekteki misafirlere iyi bir etkinlikten mükemmel bir etkinliğe kadar etkinliğinizi yükseltmek için konuklarla bir karşılama varlığı.
Etkinlik personelini işe alırken, planladığınız etkinlik türünü çalıştıran tecrübeli personele bakın. Sadece profesyonel, tavsiye edilen personelleri işe alın. Etkinliğinizin ne olduğu, katılacak misafirleriniz, beklentileriniz ve kiminle iletişim kuracakları konusunda soru veya problemleri olması için eğitin. Etkinlik personeli - dışarıdan bir satıcı tarafından sağlansalar bile - sizi ve etkinlik planlama işinizi temsil eder. Etkinlik personeli ile olumsuz bir karşılaşma, hem misafirin hem de müşterinin anısına yaşayacak ve en iyi planlanmış olayları bile ekebilecek.