Chicago'daki Belediye Özel Etkinlikler ve Illinois Restoran Derneği, bu yıllık yemek festivalini planlamak ve yürütmek için birlikte çalışır.
Bir Topluluk Yemek Festivali Planlama
Chicago Taste gibi büyük bir yemek festivali ya da daha küçük bir versiyonu olsun, topluluk festivallerini planlamak yerel yönetim ve belediye etkinlik plancıları için önemli bir sorumluluktur. Chicago Taste benzer bir program göz önüne alındığında herhangi bir topluluk için büyük bir örnek çalışma olarak hizmet vermektedir. Herhangi bir topluluk yemeği festivalinin birincil fonksiyonel alanları aşağıdakileri içerecektir:
- Operasyonlar
- Gıda Satıcıları
- Programlama
- kefillik
- Pazarlama / Halkla İlişkiler
- Muhasebe / Sözleşme Yönetimi
Her bir bölgeye daha derine ineceğiz, ancak önce, Chicago Tadı'nın fiili planlamasını kullanarak böyle bir olayın zaman çizelgesi ve genel yönetimi için bir fikir edinelim.
Topluluk Yemek Festivali Planlama Zaman Çizelgesi
Bu tür bir etkinliğe ilk kez yaklaşan veya mevcut bir festivale genişletmeyi düşünenler için, etkinliğinizden en az bir yıl önce planlamaya başlamak önemlidir.
Somut bir örnek için, Belediye Özel Etkinlikler Ofisi, her yılın Chicago Şöhreti için aşağıdaki kaba programı takip eder:
- 12 Ay : Festival haritasının yerini, tarihlerini ve kaba taslaklarını tanımlayın. İlgili şehir kurumlarını yolun her adımına dahil edin
- 9 Ay : Festival haritasını güncelleyin ve fonksiyonel alan RFP'lerini başlatın
- 6 Ay : Satıcıları, sponsorları, programları ve tedarikçileri onaylayın
- 4 Ay : Eğlenceyi sonlandırın ve fonksiyonel alanı tekrar doğrulayın
- 3 Ay : Festival pazarlama materyalleri üretin
- 1 Hafta : Yüklemeyi yönetin
- 1 Gün : Satıcı yükünü yönetin
- Etkinlik Sonuç : Operasyon yükünü yönetin
- 1 Hafta Sonra : Toplantı toplantısı düzenleyin ve önerilerde bulunun
Genel Topluluk Festival Yönetimi
Bir hükümet ajansı olarak, Belediye Özel Etkinlikler Ofisi, Chicago Taste'sinden ve Chicago'nun göl, mahalle festivalleri ve diğer alanlarındaki diğer etkinliklerden sorumludur. Taste, Chicago'da benzersiz bir etkinliktir, çünkü ücretsiz bir etkinliktir, ancak Taste'dan elde edilen gelir, ofis tarafından yönetilen diğer tüm etkinliklerin çoğunu öder.
1980 yılına dayanan yemek festivali yönetimi tecrübesi ile, Belediye Başkanları Özel Etkinlikler Ofisi ve Illinois Restoran Derneği'nin fonksiyonel ekiplerinin çoğu kendi alanlarında oldukça deneyimlidir. Bu, Chicago Taste genel müdürünün ilgili tüm tarafların planlama ve yürütme çabalarına odaklanmasını ve etkinliği devam ettirmesini sağlar.
Ofis üyelerine ek olarak, genel müdür, aşağıdakileri de içeren (ancak bunlarla sınırlı olmayan) en az 20 farklı şehir ofisleri ve ajansları ile çalışır:
- Polis departmanı
- İtfaiye
- Sağlık Bakanlığı
- Sokaklar ve Sanitasyon
- Park Bölgesi
- Acil Durum Yönetimi İletişim Ofisi
Belediye Başkanının Özel Etkinlikler Ofisi'nin bir diğer önemli işlev alanı, muhasebe / sözleşme yönetimi. Bir hükümet olayı olmak, yüksek düzeyde yapılandırılmış bir tedarik süreci ve tüm anlaşmalar şehir kurallarına uymak zorundadır.
Olay planlama zaman çizelgesi ve genel olay yönetimi sağlandığında, olayın birincil işlevsel alanlarının her birine bakabiliriz.
Taste of Chicago etkinliğinin tarihine tanışmış ve bir vaka çalışması olarak planlama ve yürütmeyi kullanarak, olayın birincil işlevsel alanlarının her birine biraz daha derinden kazmaya hazırız.
Operasyonlar
Operasyon alanı, site hazırlama, sahne ve üretim, olay desteği, güvenlik ve daha fazlası için sorumludur.
Operasyonlar birçok etkinlik öncesi toplantı gerektirir ve operasyon ekibi olay haritasının düzenine sıkı sıkıya bağlıdır.
Chicago'daki Taste operasyon yöneticisine göre, tüm şehir acentelerini sürece dahil etmek büyük bir fark yaratıyor. Operasyon ekibi aşağıdaki süreçleri yönetir:
- Etkinlik öncesi yükleme (kurulum)
- Etkinlik boyunca işlemler
- Etkinlik sonrası yükleme (düşme)
Bu süreçler arasında cadde kapanları, inşaat çadırları, forklift operatörleri, marangozlar, elektrikçiler, bakım ekipmanı ve personeli, güvenlik kamyonları, yönetim kamyonları için lojistik, yönetim römorkları ve daha fazlası yer almaktadır. Operasyon ekibinizin kendileriyle ne yapacağını ve etkinliğiniz için neyi dışarıda bırakacaklarını düşünün. Ekibinizin başka hangi ajanslarla çalışması gerekiyor? En kısa sürede onlarla iletişime geçin.
Restoranlar / Satıcılar
Chicago Taste gibi yiyecek festivallerinin karmaşıklığı ve büyüklüğü göz önüne alındığında, Illinois Restaurant Association, yıllık etkinliğe katılan gıda satıcılarını yönetme konusunda başı çekiyor. Chicago 2015 Taste için etkinlik, Chicago'nun farklı mahallelerinin çoğunu temsil eden 19'dan fazla yeni restoran dahil olmak üzere 60'ın üzerinde gıda firmasıyla işbirliği yaptı. Tabii ki, Chicago'da, pizza, kaburga, dondurma ve cheesecake dahil olmak üzere, etkinlik için seçilen yiyecek satıcılarında her zaman belirli eşyalar bulunacaktır. Topluluğun yemek festivalinin geleneksel yiyecekleri de muhtemelen var.
Bu özel yemek festivaline katılan bir restoran satıcısı olarak seçilmek için seçkin bir yer ve kriterler, katılımcıların Chicago'nun mahallelerini yansıtan yerel restoranlar olmasını gerektiriyor. Buna ek olarak, bu hacimleri halledebilmeli ve şehirle tamamen temiz bir statüye sahip olmalıdırlar. Katılımcı restoranlar aşağıdaki kurslara ve çeklere tabi tutulur:
- Illinois Restoran Derneği Yaz Festivali Sanitasyon Sertifikası Kursu'nu tamamlayın
- Chicago Halk Sağlığı Dairesi, günde üç kez standları ziyaret ediyor
- Kabinleri ve soğutmalı kamyonlar arasında envanter akışını yönetin
Topluluk etkinliğiniz söz konusu olduğunda, katılımcı gıda satıcılarının hangi kriterlere sahip olabileceğini ve kaç tane sahip olmak istediğinizi düşünün. İlk yıl zor olabilir, ancak her yılın başarısı ile daha fazla istekli katılımcılarınızın olduğunu keşfedeceksiniz.
Programlama
Chicago Taste genel bir topluluk olaydır. Bu demektir ki “yiyecek” kalabalıkları çekerken, insanları orada tutan diğer aktivitelerdir. Yıllar boyunca, programlama ekibi aşağıdaki programların çoğunu genel programa dahil etmiştir:
- Birden çok aşamada ücretsiz konserler (ulusal ve yerel eğlence)
- Üst şefler ve yemek kitabı yazarları ile gösteri gösterileri pavilyon
- Çocuk aşamasını da içeren aile köyü
- “Yeşil” eğitim için çevre çadırı
- Fitness ipuçları ile spor köşk
- Uluslararası pavyon (alışveriş)
- 2 mil yürüyüş
- Gıda tedarikçileri
- Budweiser Clydesdales ve onların Dalmaçyalı arkadaşları
- Eğlence sürmek
- Fireworks programı
- Açılış töreni
Yiyecek festivalinize dahil etmek isteyebileceğiniz diğer program ve etkinlikleri düşünün.
kefillik
Chicago Taste, sponsorluklar için bir çok fon kategorisi ve ayni destek kaynağı olan çeşitli kategoriler içerir. Kurumsal pazarlamacılar ve kurumsal etkinlik planlayıcıları, markalarını güçlendirmek ve maruz kalmak için Tat gibi topluluk etkinliklerine katılmaya eğilimlidir.
Konukseverlik, sponsorların bir kısmının paketlerinde yer alması ve bu sponsorların kendi oturma alanlarını ve özel çadırları kendi müşteri etkinliklerini barındırmaları için elverişli bir şekilde almalarını sağlayan bir unsurdur.
Taste'de sponsor çeşitleri aşağıdakileri içeriyordu:
- Hücresel iletişim
- Bakkal zinciri
- İçecek şirketleri
- Perakende mağazaları ve bankalar
- Havayolu ve oteller
- medya
- otomobil
- Gıda tedarikçileri
- Restoranlar
- Fitness ve sağlık kuruluşları
- Şehir Parkı Bölgesi ve Toplu Taşıma
Yerel şirket sponsorlarının topluluk etkinliğinize para yatırmakla ilgilenebileceğini düşünün ve bu sponsorlara ne tür paketler ve avantajlar sağlayabileceğinizi düşünün.
Pazarlama / Halkla İlişkiler
Chicago Taste üzerinde çalışan pazarlamacılar kıskanılacak bir konumdadır çünkü bu, Şikago'da ve başka yerlerde otomatik olarak medya ilgisini çeken olay türüdür. Daha da iyisi, medya sponsorları da Tadı tanıtmaya yardımcı oluyor. Bu, Belediye Başkanı Özel Etkinlikler Dairesi'nin, haberi yaymak ve etkinliği tanıtmak için geleneksel reklam biçimlerine çok fazla harcamak zorunda olmadığı anlamına gelir.
Pazarlamacılar etkinliği etkinliğin her alanına özel basın bültenleri yazarak, etkinlik web sitesini koruyarak ve etkinlik broşürünü hazırlayarak teşvik ederler. Bu öğeler, ortaya çıktıkça zamanlama ve içerik değişikliğini belgelemek için diğer tüm işlevsel alanlarla yakından çalışmayı gerektirir.
Başlangıçta, toplum yemek festivalleri, Chicago'daki Garner gibi büyük ve tanınmış olayların ortaya çıkmasıyla ortaya çıkar. Ancak, hangi medya kuruluşlarının ücretsiz basına ulaşabileceğinizi ve pazarlama ekibinizin bir web sitesi, el ilanları ve broşürler gibi işleyeceği pazarlama materyalleri için planlama yapmaya başlayabileceğinizi düşünün.