Parti Planlama Satıcıları Her Etkinlik Pro Bilmeli

by Rob Hard

En iyi etkinlik planlayıcıları, otellerinden tatil yerlerine ve restoranlardan modaya uygun etkinlik mekanları ile güncel kalırlar. En önemlisi, her ikisinin de bir etkinlik yapmasına ya da kırılmasına yardımcı olacağı için, bu mekanlarda satış ve catering yönetimi ile iyi, hatta dostça bir çalışma ilişkileri kuruyorlar. Bu ilişkiler gelecekteki etkinlikler için de değerli olacak ve umarım mükemmel bir olay sunma işinizi kolaylaştıracaktır.

Aynı şekilde, her etkinlik planlayıcısı (bir kuruluşta bir toplantı planlayıcısı olarak bağımsız veya kiralanmış olsun), çeşitli etkinliklere yönelik olarak kiralanabilecek güvenilir bir olay satıcıları ve tedarikçileri olan kişisel bir iş ağına sahip olmalıdır.

Bu ağ, sadece bu müteahhitler için arama yapmaya adanmış değil, aynı zamanda etkinlik planlayıcısı, müşterileri için en iyi hizmeti alabilmek için bu şirketlerle ve bireylerle nasıl çalışılacağını öğrenmiş olacak. Sonunda, toplantı ve etkinlik endüstrisinde ağ iletişimi son derece önemlidir.

Yönlendirme söz konusu olduğunda, ağınız (ya da eksikliğiniz) bir işin inşası ile rekabete girmesi arasındaki fark anlamına gelebilir. Her büyük etkinlik planlayıcısının kendi ağında olması gereken etkinlik hizmetleri satıcıları, tedarikçileri ve yüklenicileri.

01 - Hedef Yönetim Şirketi (DMC)

Bir yerel yönetim planlayıcısına rakip olmak için bir yerel yönetim planlayıcısının yarışmacısı olmak üzere bir hedef yönetim şirketi (DMC) ortaya çıkabilir, ancak gerçekte etkinlik planlayıcıları için mükemmel ortaklar olabilir.

Olayları şehir dışında veya uzmanlık alanınızın dışında planlarken, iyi bir DMC en iyi arkadaşınız ve en yakın müttefikiniz olabilir. İlişkileri ve geniş yerel bilgi genellikle etkinlik planlamasının tüm yönlerini kapsar. DMC'ler genellikle tüm saha dışı ve akşam aktivitelerini planlamaya ve yürütmeye yardımcı olmak için kiralanır.

02 - İletişim Danışmanı

Müşterilere ve misafirlere muazzam miktarda bilgi iletilmelidir, ancak birçok etkinlik planlamacısı davetiyeler, ajandalar, konferans materyalleri vb. Gibi tüm iletişim materyallerini üretmek için eşsiz bir uzmanlığa sahip değildir.

Bir iletişim danışmanı , her iletişim aracı türü için uygun görgü ve formatları takip eden şablon materyalleri oluşturmaya yardımcı olacaktır.

Yazarlar ve grafik tasarımcılarla çalışmak (veya bu sorumlulukları doğrudan gerçekleştirmek), bu kişi malzemelerin etkinlik temasını, mesajlaşmayı ve müşteri marka standartlarını içerdiğinden emin olacaktır. Bu malzemelerin fiili üretimi ve baskısında bile yardımcı olabilirler.

03 - Kırtasiye Tasarımcısı

Bir olay ne kadar samimi olursa, kullanılabilecek kağıt tipi ile daha fazla esneklik. Yerel veya çevrimiçi kırtasiye mağazaları inanılmaz seçeneklere sahiptir ve bugün çoğu kağıt, bir miktar maliyet tasarrufu sağlayabilen bir mürekkep püskürtmeli yazıcı kullanılarak yazdırılabilir.

Dükkan sahibi ile çalışmayı deneyin. Mağazanın yüzlerce stilini doğrudan mağazada (ve gerektiğinde özel malzemeler sipariş etme yeteneğine sahip) doldurmalıdır. Bir kırtasiye tasarımcısı, önerilerde bulunup kelime hazinesine yardımcı olacak ve materyallerinizi de yazdıracaktır.

Sabit İpucu: Daha klasik veya geleneksel kırtasiye ve davetlere ek olarak, envanterin diğer diğer benzersiz seçenekleri de içerdiğinden emin olun.

04 - Promosyon Ürünleri Distribütörü

Herhangi bir olayın kurallarından biri, bir misafirin evine boş yere gitmesine asla izin vermemektir. Bir müşteri toplantısı, seminer, konferans, ticaret fuarı, teşvik gezisi veya benzeri bir şey planladığınıza bakılmaksızın, bir şey ortak kalır: Konuklarınızın ilgili bir hediyelik eşya almaları ve eve götürmeleri gerekir.

Promosyon ürünleri iletişim bilgileriniz size rozetler, not defterleri, kalemler, kurşun kalemler, kıyafetler, ödüller ve sizin veya müşterilerinizin programınıza katılanlara vermeyi isteyebileceği diğer herhangi bir öğeye erişim sağlamalıdır.

Hediye İpucu: Ev sahibi kuruluşun imajını / markasını yansıtan hediyeler seçmek her zaman en iyisidir. Uygun olduğunda, belirli öğeleri şirket veya dernek logolu markalama olanağına sahip olmak isteyebilirsiniz.

05 - Fotoğrafçı

Bu, birçok müşterinin kaçınmaktan hoşlandığı bir bütçe öğesidir, ancak harika bir fotoğrafçı, bir etkinliğin veya çoklu günlük programların özünü yakalar ve misafirlere bir hatıra verir. Ağınızda birkaç harika fotoğrafçıya sahip olmak, düğün gibi daha kişisel bir etkinlik planlamak için işe alındığında özellikle çok değerli olabilir.

Fotoğrafçınız video üretimi, A / V teknisyenleri ve diğer fotoğrafçılar gibi bir kaynak ağı da bulundurmalıdır. Pazarlama uzmanlığı ile teknik uzmanlığı somutlaştıran fotoğrafçı, ağınızda istediğiniz kişidir. Herhangi bir etkinlik için sanat ve iş mantığını anlayacaktır.

06 - Özel Yiyecek Servisi

Her etkinlik, catering hizmetlerinin otomatik olarak sağlandığı bir otelde veya restoranda yapılmaz. Kurum içi toplantılar ve etkinlikler genellikle planlı olarak planlanmakta ve yemek siparişi verilip teslim edilmektedir. Sanat galerileri, simgesel yapılar ve hatta güzel parklar gibi en eşsiz etkinlik mekanlarından bazıları özel catering hizmetleri de gerektirecektir.

Bir yemekhanenin kendi restoranı, ziyafet salonu veya dükkanı olabilir. Genel veya etnik yemek deneyimlerine hitap edecek bir dizi menü öğesi sunmanın yanı sıra kahvaltı, öğle yemeği, molalar ve / veya akşam yemeği için inanılmaz seçenekler sunmalıdır.

07 - Şarap Mağazası Sahibi / Sommelier

Yemeğinizin büyük olasılıkla etkinliğiniz için bar ihtiyaçlarını karşılayacaktır, ancak bir etkinlik planlayıcısının kendi ağında bir şarap uzmanı bulundurmak için kendi nedenleri olacaktır.

İyi bir şarap dükkanı sahibi, özel partiler için doğrudan kaynak olarak envanteri (tüketim veya takdir hediyeleri için) sağlayabilir, ancak daha önemlisi, bu sommelier şarapla ilgili planlayıcıyı eğitmeye yardımcı olabilir.

Şarap ipucu: Ek bir bonus için, envanteri doğrudan müşterilerinize göndermek ve sizden kişisel bir not eklemek için şarap dükkanı sahibi ile doğrudan bir ilişki kurun.

08 - Çikolatacı

Bir şarap dükkanına benzer şekilde, harika bir çikolatacı, bir etkinlik planlayıcısının iyi görünmesini sağlayabilir. Herkes el yapımı çikolatalı ganachları ve yer mantarlarını sever.

İsterseniz, tüm taze malzemeleri kullanan yerel bir çikolatacı ile çalışın, ancak doğrudan etkinliğinize gönderilecek çok sayıda gurme çikolata üreticisi var. MarieBelle New York, güzel görüntülenen çikolatalar oluşturur.

Çikolata İpuçları: Eğer gerçekten fantazi elde etmek istiyorsanız, harika bir çikolatacı, çikolataların üzerine özel bir görüntü ekleyebilir, hatta bir çikolata heykelini veya merkez parçasını oluşturabilir. Ayrıca, kişisel kartvizitlerinizi müşterilerinize kişiselleştirilmiş gönderim için mağazada saklamak için kişinize danışmak da kötü bir fikir değildir.

09 - Çiçekçi

Büyük çiçek aranjmanları bir odaya renk, sofistike ve koku katacak. Birçok etkinlik, masa dekorları gibi etkinlik dekorunun bir parçası olarak çiçek aranjmanlarını içerecektir.

İyi bir çiçekçi, etkinliğiniz için temaya, renklere ve bütçeye hitap eden çeşitli fikirler sunacaktır. Ayrıca, etkinliğin süresi ve sıcaklığı (örneğin, açık hava etkinlikleri) ve mevsimi için hangi çiçeklerin en iyi tutulacağını da önerecektir.

10 - Parti Kiralama Tedarikçisi

Çoğu mekanın bir parti kiralama tedarik şirketi ile doğrudan ilişkilerini sürdürmesine rağmen, etkinlik planlayıcılarının güvenilir bir parti kiralama tedarikçisi ile kendi ilişkilerinin olması yararlı olacaktır.

Harika bir etkinlik dekorasyon, nevresim, döşeme, aydınlatma, görsel / işitsel ekipman, yemek takımı, züccaciye, sahne, çadır, vb. Için herhangi bir sayıda eşya içerebilir. İyi bir parti kiralama şirketi tüm bunları ve daha fazlasını sunacaktır. Parti kiralama tedarikçiniz, etkinliğinizin temasını desteklemenin en iyi yollarını beyin fırtınasına yardımcı olacak harika bir kaynak olabilir.

11 - Sözleşme ve Ziyaretçi Bürosu (CVB)

Bir kongre ve ziyaretçi bürosu (CVB) etkinlik hedefi, hizmetleri ve tesisleri hakkında değerli bilgiler sağlayacaktır. Bir CVB, yerel hizmetleri araştırmak gerektiğinde herhangi bir toplantı planlayıcısı için zaman ve enerji tasarrufu sağlayacaktır. Bazı CVB'ler, planlayıcıların katılımcı otellerden ve diğer hizmetlerden ve mekanlardan bilgi talep etmeleri için çevrimiçi araçlar sunabilir.

CVB yerel hedefi tanıtmaktan sorumludur ve genel olarak bir hedefin tarihi ve benzersiz özellikleri hakkında bilgi sağlayabilir. Etkinlik planlamacıları, yerel seyahat ve turizm hakkında ayrıntılı bilgi için CVB ve personeline tek kaynak olarak ulaşmalıdır.