Konu ve Yerinizi Seçin
Bu adım, kitlenizin başka bir şeyden önce bilmek isteyeceği iki değişkeni temsil eder.
Toplantının “nerede ve niçin” davet edileceğini ve kimin katılıp katılmayacağını anında etkileyecektir.
Seçtiğiniz mekan , genel toplantıyı etkiler ve etkinliği planlarken yapmanız gereken diğer kararları etkiler.
Katılımcıları Belirle
Odaklı ve verimli bir toplantı yürütmenin büyük bir kısmı dikkat dağıtıcı unsurlardan kaçınmaktır ve bu da en üst düzey karar vericilere davetleri sınırlamak anlamına gelir. Kurum kültürünün tüm ilgili tarafları haberleşmeye dahil etme eğilimi vardır, fakat önemsiz tartışmalarla ilerlemeyi yavaşlatabilecek ortakları ortadan kaldırarak üretimi artırabilirsiniz. Oy kullanmayan katılımcıları davet etmek yerine, toplantıya gelmeden önce kilit katılımcılarla astlarını konuşmaya teşvik edin.
Üç Tarih ve Zaman Teklifi
Her bir katılımcının uygunluğu hakkında bilgi aldığınız konusunda dikkatli olun. Toplantılarınız için karşılıklı olarak yararlı bir tarih planlarken “Pandora'nın kutusunu” açmak kolaydır.
Bundan kaçınmanın bir yolu, birkaç tarih ve zaman sunmaktır, sonra her birinin en iyi çalıştığını sorun. Eğer şanslıysanız, tarihlerden biri herkes için eşleşir. Eğer değilse, aykırı olanlara, çoğunluğunu alabilmek için takvimlerini ayarlayıp ayarlamadıklarını sormaktan çekinmeyin.
Yol programı oluştur
Toplantının her bir bölümünü kimin yönlendireceği ile birlikte hangi konuların tartışılacağı bir programa sahip olmak çok önemlidir.
Planlamacılar, bir güzergah programını doğru şekilde oluşturmak için üst düzey yöneticilerden tavsiye almalıdır. İlk taslak tamamlandığında, onay için gruba gönderilmelidir.
Sunum İhtiyaçlarını Tartışmak
Fikirleri gruba sunmanın birçok farklı yolu vardır ve planlanan her konuşmacının kendi tercihi olacaktır. PowerPoint işlevselliği, internet erişimi ve beyaz tahtalar, düzenlemek için ihtiyaç duyabileceğiniz bileşenlerden sadece birkaçıdır. Bu ayrıntıları talep etmede proaktif olun ve toplantıdan birkaç gün önce onaylayın.
Zamanlama İkramı
Küçük toplantılar için yemek sipariş etmenin anahtarı, menüyü işlevsel tutmaktır. İkramın, işinizin herhangi bir yönüne müdahale etmesini istemiyorsanız, mümkünse fazla resmi yemeklerden kaçının. Öğle yemeği için talepte bulunulursa, yemek için bitişik bir oda rezervasyonu yaptırınız. Böylece, katılımcılar en kısa zamanda toplantıya geri dönebilirler.
Son Detayları Gönder
Etkinlikten yaklaşık yedi gün önce, güzergahın bir nüshasını ve her bir katılımcının ayrıntılarını göndermek istersiniz. Bu gün için sipariş edilen her şeyi içermelidir. Ayrıca yol tariflerini, park bilgilerini, oda numaralarını ve acil durum irtibatlarını da içerir.
Yöneticilerle çalışıyorsanız, idari asistanlarını da e-postaya kopyalayın.
Toplantı günü
Toplantı planlayıcısı olarak, etkinliğin başarıyla başlatıldığından emin olmak sizin görevinizdir. Tabii ki, oda incelemek ve catering ve A / V koordinatörleri ile tanışmak için yerinde erken gelmek istersiniz. Yere bağlı olarak, herkesin odaya ulaşmasını sağlamak için de tabela yayınlamak isteyebilirsiniz.
Ve işte orada var - başarılı bir küçük toplantı planlamak için sekiz nispeten basit adımlar.
Her adımı yürütmek kesinlikle sizin için zaman ve gayret gösterir, ancak planlarınızı katılımcılara iletmek savaşın yarısıdır. Toplantıdan ne beklemeleri gerektiğini daha çok kişi biliyor, daha hazırlıklı olmak için işe başlayacaklar.