Bir Etkinlik Planlayıcısı Olmanız Gereken Beceriler
En başarılı etkinlik planlayıcıları etkileyici bir yetenekle dolu bir araç kutusuna sahiptir. Bunlardan, bunlar düzenli olarak ulaşacağınız en iyi 5 etkinlik planlama becerisidir ve başarınızı artırabilecek veya bozabilecek olanlardır.
İhtiyacınız Olan 5 Etkinlik Planlama Becerileri
Son derece organize
Etkinlik planlamasında başarı, detaylardadır. Ve bunların çoğu var! Çok sayıda görevi, birden fazla satıcıyı ve sürekli değişen yapılacak iş listelerini takip etmek, müşterinizi mutlu ederken, bazıları için zorlayıcı olabilir ve başkaları için göz korkutucu olabilir. Başarılı bir etkinlik planlaması için son derece organize olmak şarttır. Kişisel yaşamlarını sorunsuz bir şekilde sürdürmek için listeleri hazırlayanlar ve yönetenler için, organize olmak doğal olarak gelebilir. Son teslim tarihlerini hatırlamak veya kuru temizlemeyi almak için mücadele eden diğer kişiler için, organize olmak daha fazla çaba gerektirebilir.
Etkinlik planlayıcıları bir olayı tek seferde yönetebilir veya aynı anda birden fazla etkinliğin planlama aşamasında olabilir.
Yıllık konferanslar gibi bazı etkinlikler, planlamanın bir yıldan fazla sürdüğünü ve bu nedenle etkinlik planlayıcılarının uzun mesafe boyunca organize olması gerektiğini düşünüyorlar.
Kayıt planlarını formlara ve e-tablolara yönelik şablonlara kadar izleyen yazılımlardan, etkinlik planlayıcıları için kurumsal araçlar bolca bulunur. Her etkinlik için özelleştirilmiş bir etkinlik planlama kontrol listesi, doğal organizasyon yeteneğiniz ne olursa olsun en değerli etkinlik planlama araçlarından biridir.
Bu yüzden sizin için çalışan bir organizasyon sistemi bulun, çünkü bu, sahip olabileceğiniz en önemli etkinlik planlama becerilerinden biridir.
Yakışıklı
Tüm olayların ortak noktası nedir? İnsanlar! Olayları planlama sürecinde kiminle etkileşime giriyor ve birlikte çalışıyorsunuz? İnsanlar! Başarılı etkinlik planlayıcıları hoş, ilgi çekici, iyi konuşmacılar ve mükemmel dinleyicilerdir. Etkinlik planlaması son olayın (olayın kendisi) ya da büyük ya da küçük bir grup insan olduğu için çok sosyal bir meslektir. İnsanları anlamak ve onlarla konuşmaktan zevk almak işin bir parçası. Bu, bir etkinlik planlayıcısı olarak, günün çoğunu müşteri öğle yemeğinde ve sosyal etkinliklerde kokteyller yaparak geçireceğiniz anlamına gelmez. Bir şey değil. Etkinlik planlaması zor bir iştir ve çoğu bir telefon ya da bilgisayarla masa başında harcanır. Ancak, bu ortak etkinlik planlama görevlerinden biriyle uğraşırken, kişiliğe sahip olmak bir zorunluluktur:
- Otellerle görüşme
- Menülerin catering yöneticileri ile tartışılması
- Satıcılarla toplantı
- Etkinlik fikirlerinizi olası bir müşteriye dönüştürme
- Her zaman ve her yerde ağ
- Denetleyici etkinlik personeli
- Etkinliğinizi çalışma ve misafirler ve işçiler ile etkileşim
Sonuçta, günlük hayatta, çoğumuz, etkileşimde bulunduğumuz hoş, faydalı insanları hatırlarız ve etkileşim, her iki taraf için de daha keyifli bir deneyim yaratabilir.
Farklı kişiliklerle nasıl ilişki kuracağınızı, iş yapmak istediğiniz biriyle nasıl bağlantı kuracağınızı ve olumlu bir etki yaratan biri olmanın nasıl başarılı olacağının bilinmesi, bu önemli etkinlik planlama becerilerinden birini düşünün. Hiç kimse, konuşması zor, anlaşılması zor veya kaba ve profesyonelce hiçbir şekilde çalışmak istemiyor ya da yardım etmek istemiyor.
Mükemmel İletişimci (Dinlemeyi İçerir!)
Pek çok meslekte mükemmel iletişim becerileri gereklidir. Etkinlik planlamasında, iletişimsizlik hem olay planlayıcısı hem de müşteri için çeşitli sorunlara yol açabilir ve basit bir yanlış anlaşılma felaketle sonuçlanabilir. Düşünceleri ve fikirleri etkili bir şekilde iletebilmek, tüm deneyim düzeylerinin etkinlik planlayıcıları tarafından günlük olarak kullanılan çok pratik bir beceridir.
Etkinlik planlarken bu etkinlik planlama becerilerinin nasıl kullanıldığıyla ilgili birkaç örnek:
Yazılı iletişim:
- potansiyel müşteri için etkinlik önerileri yazma
- Firmanızı pazarlamak için malzeme yaratmak
- Müşteriler ve satıcılarla sözleşmeler yazma
- Konuk konuşmacı ve VIP'ler için teşekkür notları hazırlanması
Sözel iletişim:
- Bir etkinliğin kapsamını ve amacını açıklayabilme
- Fikirlerinizi bir süpervizör, müşteri veya satıcıya etkili bir şekilde iletme
- Bir müşterinin endişeleri veya bir tedarikçiden gelen sorular gibi, sağlanan bilgileri anlamak ve işlemek
- Otel fiyatlarını, sözleşme ayrıntılarını veya bir satıcıdan aldığınız ekstra şeyleri ustaca müzakere etmek
Yaratıcı
Başarılı etkinlik planlayıcılarının fikirleri vardır. Çoğu. Ve bu yaratıcılıkla, fikri somut bir şeye dönüştürme yeteneği. Bir vizyon alıp hayata getirebilirler. Bir parti için küçük bir bütçeyi karşılayan uygun fiyatlı bir dekorasyon çözümü ile gelen benzersiz bir tema geliştirmekten, bir etkinlik planlarken yaratıcılık şarttır.
Yaratıcılık, en titiz ve profesyonelce planlanan etkinlik sırasında bile ortaya çıkan kaçınılmaz problemlerle karşı karşıya kaldığında da devreye giriyor. Bu senaryoda, yaratıcılık problem çözme biçiminde şekillenir. Sorunlara çözüm üretebilmek için yaratıcı düşünebilme, etkinliğinizin başarısını olumlu yönde etkileyebilir.
multitasker
Etkinlik planlama sürecinin çeşitli aşamalarında, yönetilmekte olan çok sayıda görev vardır. Bir otel sözleşmesiyle görüşebilir, potansiyel misafir konuşmacıları tartışmak, bir müşteri için rezervasyon yapmak, kiralık satıcılarla görüşmek ve eğlence seçeneklerini keşfetmek için müşteri ile toplantı yapabilirsiniz. Ve bu sadece bir olay için. Planlama aşamalarında birden fazla etkinliği tek seferde ekleyin ve sonuç bir dönüşümlü harekettir. Başarılı etkinlik planlayıcıları, etkinliğin çok yönlü bir şekilde nasıl ele alınacağını ve olayın birçok yönünü aynı anda hareket etmeyi bilmelidirler.
Başarı, öncelik sırasına göre öncelik sırasına koyma ve dikkat etmeniz gereken çok sayıda şeyle uğraşmak ya da bunlara boğulmak zorunda olan diğer şeylerin dikkatini dağıtmaksızın odaklanabilme yeteneğinde yatmaktadır. Sakin, odaklanmış ve esnek kalmak, başarılı çoklu görevcinin özellikleridir.