Kendinizi süper düzenlenmiş olarak düşünürseniz ve bir etkinlik planlarken zaten bir kontrol listesi kullanırsanız, ancak bazı önemli ayrıntılara yönelmediğinizi fark ettiğiniz (çok geç) durumlarla karşılaştınız. Nerede yanlış yaptın?
Her etkinlik, o olayla birlikte tasarlanan ve bireysel etkinlik özelliklerine göre tasarlanmış bir etkinlik planlama kontrol listesi gerektirir. Böylece her etkinlik planlama kontrol listesi farklıdır. Bununla birlikte, küçük bir doğum günü partisi veya büyük bir şirket işlevi planlıyorsanız, etkinlik planlama kontrol listenizde olması gereken beş öğe vardır.
Etkinlik Sözleşmelerini İmzalayın
Bu durum çok açık görünebilir, ancak etkinliğiniz için ihtiyaç duyduğunuz tüm sözleşmeleri imzaladığınızdan ve imzalanan kopyaları aldığınızdan emin olun. Bu, müşteri, mekan, satıcılar, otel, eğlence vb. Ile yapılan etkinlik sözleşmelerini içerir. Sağlam bir anlaşma, iş yapmanın iyi bir yoludur, ancak herhangi bir tedarikçinin işe alımını güvence altına almanın bir yolu değildir ve bir müşteri için çalışmayı taahhüt etmenin bir yolu değildir. .
Her şeyi yazılı olarak yapın ve tüm evrak imzalanıp teslim edilene kadar etkinliğinizi planlamak için herhangi bir iş yapmayın ya da bir zaman harcamayın. Etkinlik servisleriniz için bir etkinlik sözleşmesi gerektiren bir etkinlik planlayıcısıysanız, burayı tıklayın.
Etkinlik Tarihini ve Saatini Onaylayın
Bu etkinlik için planlama aşamalarında derin diziniz var.
Herkesin tarihi nasıl yanlış anlayabilir ki? Satıcılar genellikle başka işlere de girerler. Müşteriler, etkinlik için bir tarih ve zaman kabul edebilir ve daha sonra planlardaki değişikliği size bildirmeyi unutabilirler. Etkinliğinizi planlamaya başlamadan önce, tarihi ve başlangıç ve bitiş saatlerini iki kez kontrol edin ve herkesin aynı sayfada olması için bunları yazılı olarak alın.
Ek Yardımı Kiralama
Etkinliğinizin günü ek yardıma sahip olmanın değerini küçümseme. Her zaman eğilimi gereken bir şey vardır ve çoğu etkinlik planlayıcısı, olayları ortaya çıkaran olaylara dikkat çekmek için olayı çok meşgul etmektedir. Ek yardım almak, eldeki iş için en iyi etkinlik personelini işe almak için çok geç olana kadar sıklıkla gözden kaçan önemli bir adımdır. Etkinlik personelini işe alırken kalanlar için yerleşme. Bu öğeyi etkinlik kontrol listenizde koyun ve en iyi eğitimli personele, etkinlik bütçenize uygun bir şekilde ihtiyacınız olan deneyimi sağlayın.
Bir Site Yürüyüşü Yapın
Hiçbir şey zihninizde bir şeyi ilk elden deneyimlemek gibi bir şey düşünmeyi karşılaştırır. Etkinlik sitenizin müşteriniz ve satıcılarınızla birlikte gerçekleştirilmesi, etkinlik planlama sürecinde kritik bir adımdır.
Soru sorma, endişeleri ele alma ve oda kurulumu, dekor, kayıt yerleştirme ve olayın genel akışı konusunda bir anlaşmaya varma fırsatı sunar. Çoğu zaman, açıkça iletişim kurduğumuzu düşündüğümüzde bile, bir şey hakkındaki vizyonumuz, bir başkasının bizim tarifimize dayanarak öngördüğü şeylerin tam tersidir. Planlama aşamasında fiziksel alandan bir yürüyüş yapın, böylece olay günü sürpriz olmaz.
Takip için Hatırlatıcıları Dahil Et
İdeal dünyada, birine bir kez söylemek işin yapılmasını sağlamak için yeterli olur. Ne yazık ki, gerçek çalışma dünyası bu şekilde çalışmaz veya en azından etkinlik planlaması mesleği değildir. Etkinliğin çeşitli aşamalarında yer alan çok sayıda oyuncu ve çok sayıda oyuncuyla, bir şeyin kaybolması kolaydır.
Bu nedenle, organize ve planlı kalmanızı sağlamak için etkinlik planlama kontrol listenizi geliştirdiğinizde, belirli takipler için hatırlatıcılar ekleyin. Örneğin, menü fikirleriyle ilgili yemek uzmanıyla konuştuysanız, “Önerilen menüdeki yemek servisini takip et” ve “Hazırlayıcı ile tatmayı planla” yazan etkinlik planlama kontrol listenizde bir öğe ekleyin. bir şeyi çok kez onaylamak gibi bir şey.