Bir İşveren Kimlik Numarası Başvurusu (EIN)
EIN’niz, IRS amaçları için işinize özel olarak atanan benzersiz bir numaradır. Bu sayı, çalışanlarınız hakkındaki bilgileri federal ve eyalet hükümet kurumlarına bildirirken işletmenizi tanımlar. Bu bilgilerin örnekleri, kendi adına ödenen toplam gelir ve vergileri içerir. Form SS-4 veya bir Vergi Kimliği olarak adlandırılan EIN'yi duyabilirsiniz - bunlar EIN ile aynıdır.
Doğrudan IRS aracılığıyla EIN'nize başvurun. Bu işlemi tamamlamak için en uygun yol, çevrimiçi bir uygulamadır. Ancak başvurular faks ve posta ile de kabul edilmektedir.
Ek EIN Gereksinimleri için Eyalet ve Yerel Yönetmeliklere bakınız.
Birçok eyalet ve bölge, kimlik tespiti için federal EIN'nizi kabul etse de, bazıları vergi amaçları için ayrı numaralar gerektirir. Örnekler New York, Massachusetts ve Güney Carolina'dır. Uygun eyaletteki küçük işletme web sitesini ziyaret ederek şehir ve / veya eyalet düzenlemelerinizi belirleyebilirsiniz.
Bağımsız Yüklenici ve Çalışan Arasındaki Farkı Anlama
İster bağımsız yükleniciler veya çalışanlar çalıştırıyor olun, gelir, Medicare, Sosyal Güvenlik ve işsizlik vergilerinin nasıl ödeneceğini önemli ölçüde etkiler, bu yüzden ikisi arasındaki ayrımı anlamak önemlidir.
Temel test aşağıdaki üç soruya kadar kaynar:
- İşveren ne zaman, nerede ve nasıl işin tamamlandığını kontrol eder mi? Eğer öyleyse, işçi muhtemelen bir çalışanıdır.
- İşveren işin mali yönlerini kontrol ediyor mu? Örneğin, masraflar geri ödenir mi? İşveren bilgisayar gibi işle ilgili araçlar sağlıyor mu? Eğer öyleyse, işçi muhtemelen bir çalışanıdır.
- Devam eden ilişki mi, yoksa devam eden istihdam beklentisi olmayan özel bir proje için çalışan mı? İşveren sağlık sigortası ve ücretli izin süresi gibi işçilere fayda sağlıyor mu? Eğer ilişki devam ediyorsa ve / veya fayda sağlanıyorsa, işçi muhtemelen bir çalışantır.
Gerekli Çalışan Formlarını Alın
Kendi belgeleriniz uygun olduğunda, çalışanlarınızı işe almaya hazırsınız. İlk maaşlarını zamanında aldıklarından emin olmak için istihdamın ilk birkaç günü içinde vergi ve bordro bilgisini topladığınızdan emin olun. Daha hızlı ödemeler için çalışanların doğrudan depozito kullanımını teşvik etmek isteyebilirsiniz.
Her çalışanın, doğru vergi stopajını hesaplamanızı sağlayan Federal Gelir Vergisi Stopaj Formu W-4'ü doldurması gerekir. Çalışanlar, Amerika Birleşik Devletleri'nde yasal olarak çalışmasına izin verildiğini doğrulamak için I-9 formunu da doldurmalıdır.
Ödeme Döneminizi Seçin
Sahip olduğunuz daha az ödeme süresi, bordrolarınızı tamamlamanız o kadar kolay olur. Bununla birlikte, bazı devletler, çalışanların belirli bir programa göre, örneğin haftalık veya iki haftalık olarak ödenmesini gerektirir. Eğer bordroyu haftada bir kereden daha sık çalıştırmak isterseniz, önerilen ödeme sürenizin devlet yönetmeliklerine uygun olup olmadığını belirlemek için Eyalet Çalışma Departmanı ile görüşün.
Bordro İle İlgili Süreçler Yaratın
Doğru maaş çeklerini yapabilmeniz için önce çalışanların saatlerini izleme yöntemine ihtiyacınız olacaktır. Bu amaçla, temel giriş sayfalarından telefonlarda veya bilgisayarlarda çalışan etkinliklerini izleyen platformlara kadar pek çok araç kullanılabilir. Teklif vermeyi planladığınız zaman, fazla mesai ücreti ve diğer avantajlar için ödenecek süre için politikalar oluşturmak da önemlidir.
Öte yandan, çalışanlar adına uygun satıcılara ve kurumlara ödenek, vergi ve benzeri kesintilerin ödenmesini sağlamak için bir işleminizin olması gerekir.
Bir Bordro Platformu Seç
Eğer bordroyu şirket içinde idare etmeyi planlıyorsanız, siz veya muhasebecinizin bu görevin nüanslarıyla rahat olduğundan emin olun. İşleri kolaylaştırmak için çeşitli yüksek kaliteli bordro platformları bulunmaktadır. Bununla birlikte, çoğu küçük işletme, dışarıdan denetleyici hizmetlerini tercih etmektedir, çünkü bu profesyoneller bordroyu doğru ve zamanında üretmek için bilgi ve deneyime sahiptir.
Bordrolarınızı Üretin
Siz veya kontrolcünüz çalışanların kişisel bilgilerini bordro sisteminize girdikten sonra, ilk bordro çalışmanızı yapmaya hazırsınız. Saatlik (muaf olmayan) işçiler için hazırladığınız zaman işleyiş araçlarını kullanarak, her biri için saat sayısını girin veya raporlayın. Ücretli (muaf) çalışanlar saatlerini bildirmek zorunda değildir. Her hafta aynı miktarda ödenir.
Not: Muhasebede iş masrafı yapıyorsanız maaşlı çalışanların saatlerini takip etmelerini isteyeceksiniz. Haftalık ödemelerini hesaba katmaz, ancak maliyetleri anlamak için işlere zaman ayırmak isteyebilirsiniz. Bu raporları üretmek için genel muhasebe muhasebe yazılımınızla eşleşen bir zaman izleme programını kullanmayı düşünün. Birçoğunuzun bordrolarınızla bir eşzamanlaması olur, böylece onları ücretli ve saatlik çalışanlar için kullanabilirsiniz.
Gerekli kayıtları sakla
Bazı maaşla ilgili kayıtlar IRS amaçları için saklanmalıdır. Genel bir kural olarak, görev sürelerinin uzunluğuna bakılmaksızın, aktif olarak çalıştırılan bireyler için tüm kayıtları saklamanız gerekir. İstihdam bittikten sonra belli bir süre için birçok kayıt tutulmalıdır. Örneğin, istihdam vergisi kayıtları en az dört yıl süreyle saklanmalıdır. IRS aracılığıyla özel talimatlar mevcuttur.
Federal ve Devlet Bordro Vergilerini Hesaplayın ve Ödeyin
Son olarak, bir işveren olarak bordro ödemeleri yapmaktan ve belirli raporlar üretmekten siz sorumlusunuz. Genel olarak raporlar üç ayda bir veya yıllık olarak ödenmelidir. Tüm vergi ve raporların uygun şekilde ele alındığından emin olmak için IRS ve devlet vergi dairenizden temin edilen kaynakları kullanın.
Doğru, zamanında bordro, işinizin en önemli sorumluluklarından biridir. İlk olarak, bordro hataları çalışanlarını üzmek için kesin bir yoldur. İkincisi, vergi hataları önemli cezalar ve cezalarla sonuçlanabilir. En sık karşılaşılan tuzaklardan kaçınmak için bordrolarınızın nasıl ele alınacağını dikkatle düşünün.