Çevrimiçi defter tutma çözümleri, bir işletmenin finansını yönetmek için ihtiyaç duyduğu bilgileri toplamak ve ilişkilendirmek için bulut bilişim ortamını kullanır. Bu yazılım platformları, defter tutma sürecini basitleştirir, veri girişi için harcanan zamanı en aza indirir ve yönetim kurulu genelinde verimliliği artırır. Birçok işletme sahipleri ve CFO'lar, günlük mali işler için mükemmel bir ortam yaratmak amacıyla akıllı uygulama süreçlerini takip ederek bu avantajlardan yararlanmaktadır.
En İyi Yazılımı Bul
İdeal çevrimiçi muhasebe ortamını oluşturmanın ilk adımı, hangi yazılım platformunun şirket için doğru araçlara sahip olduğunu belirlemektir. CFO'lar en kullanışlı seçeneklere aşina olmalı ve en iyi özellikleri sunan platformların bir listesini geliştirmelidir. Küçük işletmeler büyüklük, kapsam ve ihtiyaçlara göre değişir, bu nedenle finansal verilerindeki sürekli dalgalanmaların üstesinden gelmek için gerekli araçların ne olduğunu tam olarak belirlemek için şirket yöneticilerine danışmak önemlidir.
Bu aşamada dikkat edilmesi gereken hususlar göz önünde bulundurularak, muhasebe platformunun sunduğu destek hizmetlerine sunulan özellik ve faydalardan her şey değerlendirilmelidir. Birçok şirket çok fazla kişiselleştirme gerektirir ya da yazılımın daha kapsamlı raporlar sunmasını ve bu yolda daha kapsamlı raporlar sunmasını gerektirebilir. Gelecekte olduğu kadar bugün için de muhasebe ihtiyaçları noktalı çizgi üzerinde imzalanmadan önce analiz edilmelidir.
Bordroyu Basitleştirin
Küçük işletmeler genişledikçe ve ek çalışanlar aldıkça, bordro giderek daha karmaşık hale gelir. Çalışanların doğru tazmini için gerekli raporları oluşturmak için zaman takibi bilgileri bordro departmanına aktarılmalıdır. Çevrimiçi defter tutma araçları, izleme ve bordro yazılımına girilen verileri alabilir ve doğrudan programdan kontrolleri hazırlamak için kullanılabilecek bir biçime dönüştürebilir.
Bu, doğruluğu arttırır ve her çalışanın, her hafta muhasebe bordrosunda çalışma saatlerini harcamak zorunda kalmadan, her zaman zamanında ödenmesini sağlar.
Birçok zaman izleme uygulaması, mobil bağlantıyla sunulan geniş kapsamlı seçenekler ve avantajları da kapsamaktadır. Kullanıcıların sahadan, mobil uygulamadan ve hatta SMS metin mesajlarından zaman alabilmelerini sağlayan zaman izleme programları vardır. CFO'lar, çeşitli üyeler için çoklu onay süreçleri oluşturabilirler, bu sayede iyileştirilmiş verilere yardımcı olmak ve bordro için takip edilen teslim süresinde ayrıntıları detaylandırmak.
Satış Verilerini Yönet
Küçük işletmeler sürekli satış verileri akışıyla uğraşırlar. Gelen ve giden faturalar, ödemeler, satın alma siparişleri, sipariş yerine getirme ve gönderim bilgileri, nakit akışı söz konusu olduğunda resmin büyük bir bölümünü oluşturan hayati finansal verileri içerir. Bu sayıların doğru ve zamanında takip edilememesi, bir şirketin gelecekteki büyüme hakkında karar verme yeteneğini zorlaştıran karışıklığa yol açabilir.
Çevrimiçi defter tutma yazılımı, şirket yöneticilerinin her zaman belirli bir zamanda ne kadar paranın mevcut olduğuna dair net bir resme sahip olmaları için, bu gerekli tüm verileri yönetir.
Münferit siparişlerin ve faturaların durumunu belirlemek için hızlı ve doğru bir yol sağlayarak, bu platformlar satış hunisi boyunca her adımda zaman kazanır. Bazı yazılım çözümleri, faturaları otomatik olarak oluşturma ve satış departmanını daha da fazla kaldırmak için müşterilere gönderme seçeneği sunar.
Borç ve Alacak Hesaplarını İzleme
Bir işletmenin kâğıt üzerinde karlı görünmesi, ancak gerçekte mücadele etmesi veya başarısız olması mümkündür. Bu, nakit akışının ardındaki gerçek hikayeyi göstermeyen verimsiz defter tutma süreçlerine sahip şirketlerin karşılaştığı yaygın bir sorundur. Ödenecek hesapların ve alacakların hesaplarının durumunu takip etmek için çevrimiçi bir araç kullanmak karışıklığı ortadan kaldırır ve şirketin maliyesinin sağlığını iyileştirmek için yapılması gerekenleri gösterir.
E-posta hatırlatıcılarını ve uyarıları ayarlamak, alacakların tahsil edilme sürecini hızlandırır ve borçların vadesi geldiğinde işletme sahiplerine ve yöneticilere hatırlatır.
Bu, şirketi bütçesini yıkmak yerine kırmızı renkte tutan dengeli bir ödeme planı oluşturmayı kolaylaştırır.
Mobil Kullanımı Teşvik Et
Uzaktan erişim, çevrimiçi muhasebeyi bu kadar etkili kılan şeyin büyük bir parçasıdır. CFO'dan mobil işgücüne kadar herkes, mevcut konumlarına bakılmaksızın, yazılıma herhangi bir cihazdan erişebilir ve gerekli verileri girebilir. Şirketteki herkes satışları ve harcamaları kayıt altına alırken, yönetim kurulunda doğrulukta büyük bir artış sağlamalıdır. Ofisten uzakta iş yapan çalışanlar artık işlem verilerini kaydetmek için bilgisayarlarına geri dönmek için beklemek zorunda değiller. Bunun yerine, tüm numaralar, mobil cihazlarında, ana muhasebe yazılımı ile bütünleşen ve bilgileri doğrudan bulutlara dağıtan bir uygulamayı kullanarak girebilir.
Bankalarla Senkronize Et
Bir iş çek defterinde para yatırma ya da para çekme işlemlerini not etmek ve aylık hesap bildirimi geldiğinde hoş olmayan bir sürpriz elde etmek çok kolay. Banka işlemlerinin gerçekleştiği anda finansal verileri otomatik olarak almak için çevrimiçi defter tutma yazılımının kurulmasıyla bu sorundan kaçınılabilir. Kesin dolar tutarları anlık olarak kaydedilir ve gösterge tablosundan erişilebilir. Bu, yalnızca doğruluğu arttırmakla kalmaz, aynı zamanda kitapların dengelendiğinden emin olmak için her ay kağıda dökülmesiyle zaman harcamasını gereksiz kılar.
İletişimi Açık Tutun
Güvenilir bir çevrimiçi muhasebecilik çözümü, yöneticilerin çeşitli giriş izinleri oluşturmasına izin vermelidir, böylece bir departmandaki bölüm başkanları, amirler ve çalışanlar bilgiye erişebilir ve bilgileri değiştirebilir. İzleme araçları, CFO'ların her şeyin düzgün çalıştığını kontrol etmesine ve uygulama içindeki işbirliği seçeneklerini kullanarak sorulara cevap vermesine izin verir. Bu, bir şirketin finansal kararlarında yer alan tüm taraflar arasında bilgi akışını serbest bırakır ve verimli çalışma yolunda duran engelleri ortadan kaldırır. İşletmenin ihtiyaçları değiştiğinde, CFO ve servis sağlayıcı her zaman geliştirmeler konusunda yardımcı olmak için hazırdır.
Raporlamadan Yararlanın
Yazılımın yardımı olmadan finansal verilerden raporlar oluşturmak, başka yerlerde daha üretken olabilen küçük işletme çalışanlarını bağlayan zorlu bir süreçtir. Veri toplama ve bu elkitabı raporlarının derlenmesi arasındaki gecikme, raporun bittiği zaman bilgilerin geçersiz kalacağı riskini yaratır. Çevrimiçi muhasebecilik platformları, en önemli iş metriklerinin birkaçına yönelik raporlama araçlarını içerir:
- Öngörülen satışlar
- Gelir ve gider
- Nakit akımı
- Kar ve zarar
Sisteme girilen tüm veriler derhal ilişkilendirildiği için, her yeni rapor şirketin maliyesindeki en son değişiklikleri yansıtmaktadır. Platformlar arası senkronizasyon, çevrimiçi raporlama sistemlerinin temel faydalarından biridir, ancak sadece bir tanesi değildir. Kapsamlı panolar, verileri bir araya getirebilir, raporlamayı geliştirebilir ve CFO'ların bilgisayarlarını bile açmadan şirketin önemli performans göstergelerine erişmesine izin verebilir. Muhasebe uygulamalarındaki mobil bağlantı, her yerde ve her yerde ve her zaman gerekli olan tüm önemli verileri sadece görüntüleme değil, aynı zamanda düzenleme, manipüle etme ve analiz etmeyi de sağlar.
Tüm Programları Entegre Edin
Çevrimiçi defter tutma, bir işletmenin işlemleri yönetmek için kullandığı diğer uygulamalara bağlandığında en faydalıdır. Güvenli bir entegrasyon platformu kullanarak zaman takibi, bordro, envanter yönetimi ve diğer yazılımları bir araya getirmek, veri akışını basitleştirir ve çevrimiçi muhasebecilik programı aracılığıyla erişilebilen bilgilerin her zaman doğru olmasını sağlar.
Otomasyonda olduğu gibi, entegrasyon artırılmış verimliliği kolaylaştırır ve bir departmanı daha önce bölümler arasında dağılmış olan bilgi parçalarını avlamak için harcanan zamanı azaltarak önemli miktarda para tasarrufu sağlayabilir. Entegrasyon aynı zamanda çok sayıda tekrarlayan veri girişi görevini de ortadan kaldırır, hata oranını azaltır ve şirketlerin raporları en fazla miktarda ayrıntıyı içerecek şekilde optimize etmesine olanak tanır.
Muhasebe platformu entegrasyonunun önemli bir bileşeni, ilk önce sistemlerin hizalanmasından önce istenen sonucun ne olduğunu anlamaktır. Muhasebe şartlarının ne olduğunu bilerek CFO'lar, şirketin ihtiyaçlarını karşıladıklarından emin olmak için farklı programların birçok özellik ve faydalarının uygunluğunu daha doğru bir şekilde değerlendirebilir. Örneğin, iş maliyeti, bordro, zaman takibi ve genel muhasebe sistemleri arasında birbiriyle konuşmak için birden fazla sistem gerektirir. İş maliyetinin raporlamanın en önemli ilkesi ise, zaman izleme uygulamasının kendi verilerini bordro işleme hizmetleriyle eşzamanlayıp senkronize edemediği belirli ve önemli bir husustur.
Çalışma Ortamı'nı Özelleştirme
Entegrasyon çözümleri sunan şirketler, genellikle, hizmetlerinin bir parçası olarak kişiselleştirmeyi içerir. CFO'lar, herhangi bir şirketin ihtiyaçlarını karşılamak için özel olarak tasarlanmış merkezi bir platform oluşturmak için bundan faydalanabilir. Her iş, iş akışı, veri girişi formları ve yazılım uygulamaları arasındaki bağlantılar açısından belirli bir kurulum gerektirir. Platform, herkesin kapsamlı eğitim gerektirmeden kullanması için yeterince kolay olmalıdır. Çevrimiçi defter tutma, bu ortama sorunsuz bir şekilde entegre edilebilir, böylece veri akışının yönetiminde düzenli bir araç haline gelir.
Özelleştirmelerin, bağlantı kurmak için gereken eğitimli BT hizmetlerinin müdahalesini gerektirebileceğini, verilerin uygun şekilde senkronize edildiğinden ve raporların doğru olduğundan emin olabileceğini unutmayın. Yeni muhasebe çözümlerinin ve online defter tutma hizmetlerinin uygulanmasının maliyeti göz önünde bulundurulduğunda, bu destek bütçelendirilmelidir; çünkü bu, yalnızca kurulum sırasında değil, değişim sırasında, büyüme sırasında ve muhasebe ekibi yeni bilgi ve raporlama gerektirdiğinde gerekli olacaktır. Şirketler buna çeşitli şekillerde yaklaşıyor.
Sınırlı bir bütçeye sahip küçük işletmeler ve muhasebe direğinde kesirli bir CFO, esnek ve ihtiyaç duyulduğunda çağrı yapabilen tek bir mal sahibi ile ilişkiyi sürdürmeyi tercih edebilir. İhtiyaçlar geniş olmadıkça, çalışılan saatlerin faturalandırılması, küçük işletme bütçelerinden aylık olarak bir aylık ücretten daha fazla yararlanır. Tersine, daha büyük işletmeler veya karmaşık muhasebe ihtiyaçları olan işletmeler, BT şirketini devam eden ihtiyaçlarının karşılanması için bir BT şirketini bulundurmaktan daha fazla fayda sağlayabilir. Sınırlı durumlarda, bazı işletmeler personel üzerinde dahili bir BT destek personeline sahip olmak için en uygunudur. Bu, genellikle, daha fazla sistem sorumluluğu üstlenebilecek bir BT çalışanı olan işletmeler için en uygun olanıdır.
CFO'lar, işletme sahipleri ve çalışanlara mali durumları takip edip yönetebilecekleri ortak bir ortam vererek, çevrimiçi defter tutma, zararlı hatalara neden olabilecek doğruluk ve iletişim konularının çoğuna hitap etmektedir. Doğru uygulama, işletmelerin finansmanı sağlama biçimini dönüştüren ve üretkenlik ve büyüme için ideal ortamı sunan bir platform oluşturur.