Çalışanlara Nasıl Giderim Yapmanız Gerekiyor?
Sadece IRS tarafından onaylanmış olan ve çalışanların vergi iadesinden kesinti olarak hareket eden masrafları geri ödemeyle uğraşmak en iyisidir.
IRS'ye göre , çalışanlar için düşülebilir giderler sadece
"makul masraflar:
Evdeki eşyaları ve kişisel eşyaları eski evden yeni eve taşıyarak,
Eski evden yeni eve seyahat (konaklama dahil).
Geri ödeme yapılmayan harcamaların geri ödemeleri, geri ödeme, hesap verebilir bir plan olarak nitelendirilse bile (aşağıda açıklandığı gibi), çalışan için her zaman vergilendirilebilir.
Çalışan Gider Giderlerinin Geri Ödenmesinin Vergi Etkileri
Genel olarak, çalışanlara yaptığınız her türlü ödemenin vergiye tabi olması ve çalışanların taşınma masraflarının ödenmesi vergiye tabi bir fayda olarak kabul edilir. Ancak, çalışanlara vergilendirilemez fayda sağlamak için bir yol var.
Çalışanın hareket eden masraflarının çalışan için vergilendirilemez olmasını istiyorsanız (IRS, “hariç tutulan” terimi vergilendirmeden kullanır), IRS'nin hesap verebilir bir plana çağrı yapması yoluyla onlara ödeme yapmalısınız.
Bu durumda, çalışan masrafları karşılar ve bunları geri ödersiniz.
Sorumlu bir planın kriterlerini karşılamak için harcamalar detaylandırılmalı ve sadece özel harcamalar ödenebilir. Giderler ayrıca bir iş amacı için de olmalıdır.
Çalışan, şirketinizin çalışanı olarak hizmet verirken ödenen veya ödenen giderlere katlanmış olmalıdır. Hareketin işletmeniz tarafından gerekli olduğunu belgelemeniz gerekebilir.
Geri ödeme planının olması için takip edilmesi gereken bazı muhasebe prosedürleri de vardır.
- Çalışan, " bu harcamaları makul bir süre içinde uygun şekilde muhasebeleştirmelidir." Yani, çalışan tüm harcamalar için size makbuz vermelidir.
- Çalışana bu masrafları önceden veriyorsanız, Çalışan herhangi bir fazla parayı makul bir süre içinde iade etmelidir.
Örneğin, hareket masrafları için 5.000 $ 'lık avans verdiğinizi ve çalışanın size 3,660 $' lık makbuz vereceğini varsayalım. Çalışan size dengeyi (1.350 $) kontrol etmelidir. Eğer hesap verebilir bir plan için tüm kriterler yerine getirilmezse, plan sorumlu bir plan değildir. Ve “işten çıkarılmamış giderler için geri ödeme ” (çalışanlara) ve muhtelif veya belirtilmemiş giderler için ödenekler, çalışan için vergilendirilebilir niteliktedir.
Tam olarak açık olmak gerekirse: Çalışanlar için tazmin edilebilecek bir plana yapılan her türlü geri ödeme, geri ödeme işçilere indirilebilecek masraflar için olsa dahi, vergilendirilebilir (tevkif dahil) olarak değerlendirilmelidir. Makbuzlar tarafından onaylanmayan herhangi bir ödeme, hesap verebilir bir planın parçası olsalar bile vergilendirilebilir ve tevkifata tabidir.
Çalışanlara Gider Harcamalarının Giderilmesi Üzerine Bordro Vergi Stopajı
Ödemeler, hesap verebilir bir plan için kriterler altında yapılmışsa ve gerekli tüm şartlar sağlanmışsa, çalışanlara taşınma masrafları için yapılan ödemeler stopaja tabi değildir.
Hesap verebilir bir plan için (yukarıda tarif edilen) kriterlere göre yapılmayan masraf ödemelerinin yapılması, federal gelir vergileri, FICA vergileri (Sosyal Güvenlik ve Medicare) ve federal işsizlik vergileri için stopaja tabidir.
Çalışanların W-2 Formunda Gider Harcamalarını Raporlama
Çalışana geri ödeme, yukarıda açıklandığı gibi, hesap verebilir bir planın tüm koşullarını karşılıyorsa, bu geri ödemeleri çalışanın W-2'sine eklemeniz gerekmez. Eğer çalışan size harcamalar için yeterli muhasebe verirse, ancak fazlalık geri ödenmezse, vergilendirilebilir ve vergiye tabi olmayan miktarların nasıl rapor edileceğini belirlemek için bordro hizmetinizi veya vergi hazırlayıcınızı kontrol etmeniz gerekecektir. Bir önceki yıl için çalışanın yıllık W-2 vergi raporunu tamamladığınızda bu yardım tutarını rapor etmelisiniz.
Patriot Yazılımı, bu masrafların bir çalışanın W-2 formuna nasıl girildiğine dair daha fazla açıklama sağlar. Yukarıdaki örnekte, çalışanın hareket eden giderler için 5.000 dolar aldığı, 3,660 dolarlık makbuzları aldığı ve kalan 1,350 dolar tutarını alacağımız yukarıdaki örneği kullanacağız. Çalışanın tuttuğu miktar çalışan için vergilendirilir. Bu ödemenin, yukarıda açıklandığı gibi, hesap verebilir bir plan için şartlar altında yapıldığı varsayılacaktır:
- Vergilendirilebilir $ 1,350 W-2'nin Kutu 1'inde (ve devlet veya şehir tarafından verilmişse 3, 5 ve 16 numaralı kutularda) yer almaktadır.
- Federal ve eyalet gelir vergisi stopajı ve FICA vergileri, vergiye tabi olan 1.350 dolar için hesaplanmalı ve W-2'deki ilgili kutulara dahil edilmelidir.
- “L.” kodunu kullanarak W-2 Formunun (12) kutusundaki (3,660 $) tutarındaki miktarın (örneğin, saklanamayan kısım) miktarına eşit olması gerekmektedir.
Bunun nasıl çalıştığı hakkında daha fazla bilgi için, bkz. IRS Yayını 15 (Dairesel E).
Taşınan Giderlere Çalışan Ekstra Para Verilmesi
Bazı işletmeler, hareket türüne ve mesafeye bağlı olarak çalışanlara, hareket masrafları için belirli bir miktar verir. Ödeme, işletmenize bir işletme gideri olarak düşülebilir.
Çalışan masraflarını taşımak için bir çalışan para vermek istiyorsanız ve çalışanın bu paranın nasıl harcanacağına karar vermesine izin verirseniz, IRS düzenlemelerine göre hesap veremez bir planınız olur. Bu durumda, yukarıda belirtildiği gibi, çalışanın makbuz göstermek zorunda kalmasını istemiyorsanız, ödemenin tamamı çalışan için bir fayda olarak vergilendirilebilir. Ayrıca, ödemede federal gelir vergisi ve FICA vergisi saklanmalıdır .
Bu durumda, ödenmesi gereken ek vergilerle çalışanlara yardımcı olmak için ödemeye ek bir miktar eklemek isteyebilirsiniz. Buna "kontrol etme" denir ve vergiden sonra çalışanlara ödemenin tam tutarını vermek için yapılır.
Örneğin, bir çalışanı 2.000 ABD Doları tutarındaki masrafları ödüyorsanız, ekstra vergileri karşılamak için 2,000 $ 'dan fazla verilecek brüt hesaplamalar yapabilirsiniz. Patriot Yazılımında size yardımcı olabilecek brüt bir hesap makinesi var.
Çalışan Hareket Giderleri İndirilebilir
Çalışan taşıma giderlerinin ödenmesi, işinize ödenen bir iş gideridir. Çalışanların çalışanlara yönelik gider indirimleri, çalışanın kendi vergi beyannamesi üzerinden mahsup edebileceği paylarla sınırlandırılmalıdır. Bu sadece ev eşyalarının taşınması ve seyahat masrafları için çalışanın ve ailesinin yeni yerine maliyeti anlamına gelir.
Çalışanlara Harcama Gideri Geri Ödeme Planı Hakkında Bilgi Verme
Diğer çalışanlara ait faydalarda olduğu gibi, tüm çalışanlara da aynı şekilde davranılmalıdır. Plan için çalışanın türüne göre ölçüt belirtebilirsiniz (örneğin, saatlik ücrete göre ücretlendirilir), ancak aynı sınıftaki bir çalışanı diğerinden daha çok bu faydaya veremezsiniz.
Bu türden bir yararı yazılı hale getirmek ve çalışanlarla iletişiminize eklemek her zaman iyi bir fikirdir. Çalışan el kitabınız veya politika ve prosedür el kitabınız planı tanımlamak için iyi bir yerdir. Bu faydanın vergi sonuçları hakkında bilgi eklemeyi unutmayın.
Taşınan Gider Giderimleri İle Çalışanlara Yardım Etmek
Nitelikli bir vergi danışmanı olmadığınız sürece, çalışanlara gelir vergisi kesintileri konusunda vergi tavsiyesi vermek iyi bir şey değildir. Çalışanlarınızı profesyonel vergi danışmanlığı almaları veya profesyonel vergi yazılımlarını kullanmaları için teşvik edin. Çalışanların bu harcanan harcama parasını anlamalarına ve vergi oranlarını nasıl etkileyeceğine yardımcı olmak için yapabileceğiniz bazı şeyler şunlardır:
- Çalışanlara şirketinizin masraflarının nasıl ve ne zaman geri ödeneceğini açıklayan bir işe yerleştirme paketi verin.
- Çalışanlara ilk geri ödeme ödemesini hesaplamak için stopajlarını değiştirme imkanı verin (Form W-4'te ).