Ne yazık ki, cevap basit değil. Etkinlik planlama faaliyet giderleri, maaşlar ve karlar dahil olmak üzere kişinin oranını belirleyen birkaç faktör vardır.
Gerçek şu ki, oranlar işletmenizin nerede çalıştığınıza, aldığınız projelerin türüne ve piyasanın ödemeye istekli olduğuna göre değişir.
Aynı zamanda hedef pazarınıza da bağlıdır. Yani, müşteriniz veya beklentiniz akılda bir hedef bütçeye sahip olacak ve hizmetleriniz bu parametreler dahilinde rekabetçi olmalıdır.
Yolları Olay Planlayıcıları Yapısı Ücretleri
Bununla birlikte, yarı zamanlı veya tam zamanlı bir iş kurmak istiyorsanız, etkinlik ücretinizi yapılandırmanın ve ücretlerinizi müşterilerinize aktarmanın yaklaşık beş yolu vardır:
- Düz proje ücreti
- Giderlerin yüzdesi
- Saatlik ücret
- Giderlerin yüzdesi artı saatlik ücret
- Komisyonlanabilir oranlar
Aşağıdaki açıklamalar ve örnekler için, hizmetleriniz için ortalama saatte 75 $ kazanmak istediğinizi varsayalım.
Düz Proje Oranına Dayalı Ücretler
Birçok müşteri, tüm ücretlerin dahil olduğu bir projenin ne kadar mal olacağını bilmeyi tercih eder. Bir etkinlik planlayıcısı olarak , bunu sunmak için, sabit bir ücret belirlemeli ve bu tutar için hangi hizmetlerin karşılanacağını belirlemelisiniz.
Bu, doğrudan sizin tarafınızdan bir bütçeye yönetme sorumluluğunu getirir ve planlayıcının koşullarının değişebileceği çeşitli senaryoları öngörmeyi gerektirir. Bu senaryoda, müşteri tüm lojistik, ikram, mekan, konaklama masraflarını vb. Koordine etmek için etkinlik planlayıcısı ile doğrudan sözleşme yapabilir.
Düz proje ücretleri, genellikle spor pazarlama programlarında bulunanlar gibi paketlenmiş etkinlikler için kullanılır ve birçok şart ve uyarıyla kişi bazında hesaplanabilir.
Örneğin, 15 konuk için bir günlük tarihi şehir turu düzenlemek için kiralandığınızı varsayalım. Müşteriniz, ulaşım için özel bir ücret, özel bir rehber, öğle yemeği ve herhangi bir giriş / çıkış ücreti teklif etmenizi istiyor; Ancak, aynı zamanda, her masraf kaleminin yüksek düzeyde bir dökümünü sağlamanızı ister.
Bu senaryoda, zamanınız da dahil olmak üzere tüm hizmetlerin maliyetini müzakere etmeli / hesaplamalı ve masraflar için birleştirilmiş toplam teklif vermelisiniz. Gerekli planların belirlenmesi, tüm hizmetler için ödeme yapılması ve tüm hizmet sözleşmelerinin sorumluluğunu alması olay planlayıcısının sorumluluğunda / riskinde olacaktır.
Giderler Yüzdesine Dayalı Ücretler
Ortalama olarak, en nitelikli etkinlik planlayıcıları, ücretinin bir parçası olarak bir etkinliğin toplam maliyetinin% 15-20'si arasında ücretlendirme yapmakla kendilerini rahat hissetmelidir. Programın karmaşıklığına ve bir olayı planlamak ve yürütmek için harcadığı süreye bağlı olarak, bazen bir planlayıcının tüm maliyetini ve kar kaynaklarını kapsamak için bu yeterlidir.
Örneğin, 40 kişilik özel bir restoranda özel bir akşam yemeği düzenlemek için kişi başına ortalama 175 $ tuttuğunuzu varsayalım.
Müşterinizle görüşmek, planlamak, katılmak ve bu etkinliğin tüm takibini tamamlamak için toplam 15 saat sürdüğünü tahmin edelim. Toplam harcamaların% 18'lik bir oranını tahsil ederseniz, hedeflenen saatlik 75 ABD doları / saatlik ücretinizden biraz daha fazla kazanırsınız:
175 x 40 konuk = 7,000 x 18% = 1.260 $
15 saat x 75 TL / saat = 1,125 ABD doları
Müşteri doğrudan tüm hizmetler için sizinle sözleşme yapıyorsa, müşteriye yapılan alt toplam olay masrafı ücreti toplam 8.260 dolar olacaktır.
Saatlik Orana Dayalı Ücretler
Bazı müşteriler, etkinlik planlayıcısını, hizmetler için bir saatlik ücret belirtmeyi ve belirli bir istemci programını yönetmek ve yürütmek için toplam saat sayısını tahmin etmeyi tercih eder. Düz proje oranına benzer görünebilir, ancak her iki tarafın da yol boyunca ihtiyaç duyulabilecek değişikliklere uyum sağlaması için daha fazla esneklik sağlar.
Birçok iş etkinliği planlayıcısı, hizmetler için saatlik olarak faturalandıracaktır. Bir müşterinin hizmetlerinizi kiralamanın ne kadar tutacağını bilmesini ve makul bir bütçe hesaplamasına olanak tanımasını sağlar. Sık sık, bunun sebebi, müşterinin beklenmedik masraflar konusunda daha iyi bir şekilde davranmasını istemesidir.
Her iki tarafın da hangi hizmetlerin sağlanacağı konusunda mutabakata varmak için her zaman beklentilerin etrafındaki dikkatli parametreleri tanımlamayı unutmayın. Bir etkinlik planlayıcısı olarak, oluşabilecek tüm makul iş harcamaları için faturaya bir referans eklemeniz gerekir.
Bazı etkinlik planlayıcıları, nakliye, araba kiralama ve diğer muhtelif gider kalemleri gibi işletme giderlerini% 15-20 oranında artırabilir; Eğer yaparsanız, bu gibi işaretlemeleri açıklamalı ve müşterinizle önceden anlaşma sağlamalısınız.
Saatlik etkinlik planlama oranları söz konusu olduğunda, zaman için ne kadar sıklıkla faturalandırılabileceğinizi belirlemek de önemlidir.
Örneğin, bir müşterinin Mart ayında bir günlük bir seminer düzenlemek için Ekim ayında işe aldığını varsayalım. Hizmetleriniz, mekan, catering hizmetleri , A / V için kaynak sağlamak ve pazarlık etmek üzere sözleşmeli hale getirilmekte ve sınırlı sayıda iletişim öğesi için içerik yaratılmasına katkıda bulunmaktadır (örn. Davetiyeler, gündem, değerlendirme formları, vb.).
Müşteriniz ayrıca yerinde yönetim sağlamak için sizi işe alıyor. Tanımlanmış hizmetler için farklı zamanlarda faturalandırılacağınız bir anlaşma imzalarsınız ve bugüne kadar yapılan tüm hizmetler için haftalık, iki haftalık veya aylık olarak faturalar gönderirsiniz.
Bu anlaşma uyarınca hem siz hem de müşteriniz, her iki tarafın da beklenen sorumluluklarını içeren ayrıntılı bir çalışma bildirimi yapmalısınız. Ardından, çok fazla saatlik toplam bütçe ve makul masrafları tahmin edebilirsiniz (bu ayrıntıların neler içerebileceği konusunda net olun).
Masraflar Artı Yüzdelik Ücret / Saatlik Orana Dayalı Ücretler
Bazen bir etkinlik düzenlemek için kiralanırsınız ve her ne sebeple olursa olsun, müşteri masrafların yüzdesini esas alarak bir oran tercih eder. Ancak, bu toplam süre ve hizmetlerin maliyetini karşılamak için yeterli değildir. Bu durumlarda, ücretlerinizi iki farklı kategoride birleştirilmiş maliyetle sunmak mantıklıdır.
Örneğin, bir müşteri konferansla ilişkili etkinlikleri organize etmenizi sağlar. Göreviniz, her biri 50 kişilik iki özel akşam yemeği ve bir golf gezisi düzenlemektir. Bu birleştirilmiş etkinliklerin toplam maliyeti yaklaşık 20.000 dolar tutar, ancak yaklaşık 60 saatinizi gerektirir ve bu projenin karmaşıklığı daha yüksek kar marjını haklı gösterebilir. Bunu akılda tutarak, aşağıdaki hesaplamalarla son sabit ücretinize + saatlik ücrete ulaşabilirsiniz:
Tahmini Gider Yüzdesi:
20.000 ABD doları x% 18 = 3,600 ABD dolarıSaatlik Fiyat Tahmini:
60 saat x 75 TL / saat = 4,500 ABD dolarıSaatlik Açık: 900 $
Yukarıdaki örnekte yaptığımız gibi bir açıklığa gelirseniz, birden fazla dış satıcının lojistik hizmetlerini yönetmek için 15 saat teklif vermeyi tercih edebilirsiniz. Alıntı, daha sonra aşağıdakileri yansıtabilir:
Subtotal Olay Giderleri: 23.600 $
Daire Ücreti: 1,125 $ (15 saatte 75 $ / saat)
Bu senaryoda, saatlerinizi uygun bir şekilde tahmin ettiğinizi (kişisel seyahat gibi standart olmayan işletme giderlerini karşılayan bir hesap) dikkatlice saptamanız gerekecektir. Beklendiği gibi, az sayıda müşteri, haklı nedenler sağlanmadıkça daha sonra harcamalardaki artışları görmekten memnuniyet duymaktadır.
Komisyona Göre Ücretlere Dayalı Ücretler
Etkinlik planlayıcılarının hizmet için ücret alabilmelerinin bir başka yolu da, komisyonlanabilir bir ücret sunan mekanlardan etkinlik alanı sağlamaktır. Bu biletler, otel odaları ve diğer ulaşım şekilleri için seyahat acentelerine verilen ücretlerdir.
Örneğin, pek çok otel, odalar ve diğer masraflar için komisyonlanabilir oranı% 10'a kadar uzatabilir.
Bazı etkinlik planlayıcıları, komisyonlanabilir oranları kendileri için bir gelir kaynağı olarak benimsemelerine rağmen, sorumlu müşteriler, devreye alınabilir oranlar söz konusu olduğunda, etkinlik planlayıcısının sadakat duygusunu sorgulayabilirler. Bu nedenle, birçok tecrübeli planlayıcı, programlanabilir bir fiyat içeren herhangi bir planlama seçimini sınırlandıracak veya programlarına devredilemez fiyatlandırmayı müzakere edecek ve bu tasarruf kaynağını doğrudan müşterilerinin alt çizgisine iletecektir.
Ayrıca, bazı müşteriler, komisyonlanabilir oranların mevcut olduğunun farkında olabilirler ve dışardan danışmanlarının, belirttiğimiz diğer faturalama yöntemlerinden herhangi birini kullanarak faturalandırmalarını beklemezler ve yine de komisyonlanabilir bir ücret ödeyebilirler. Genel olarak, pek çok etkinlik planlamacısı tarafından gelir akışlarını esasen "iki katına çekecek" şekilde iyi bir form sayılmaz.
Devreye alınan ücretleri kabul ediyorsanız, alternatif faturalama yöntemlerini kullanarak hizmetleriniz için müşteri ücretlerinizi tahsil etmemek en iyisidir.
Devreye alınabilir oranların, bir üyelik etkinliği veya toplantı için hizmetlerinizi kiralayan daha küçük bir kâr amacı gütmeyen kuruluş veya dernek gibi, en fazla anlam çıkardığı senaryolar vardır ve ücretlerin büyük bir kısmı doğrudan kuruluştan ziyade katılımcılar tarafından ödenir.
Başka bir senaryo müşteriniz sizden müşteri hediyeleri alıyorsa ve promosyon ürünleri dağıtım hizmetleri de sunabilir. Bu durumda, müşteriniz tüm ön ödemelerin farkında olmadıkça, promosyon ürünleri için pazarlık yapın ve hizmetleriniz için saatlik olarak ücret talep etmeyin.