İşletmeniz sorumlu bir plana sahipse, belirli iş harcamalarının geri ödenmesi çalışanlara vergilendirilemez. İş geri ödeme planınız, hesap verebilir bir plan için IRS gerekliliklerine uymuyorsa, bu geri ödemeler çalışanlara vergilendirilebilir ve bu ödemeler üzerinde federal gelir vergisi ve bordro vergileri saklı tutulmalıdır.
Ayrıca, işveren olarak bu ödemeleri çalışanın W -2 formunda rapor etmelisiniz.
Sorumlu planlar, aşağıdakiler de dahil olmak üzere bir dizi farklı personel masrafları için geri ödeme içerebilir:
- Yemek ve eğlence dahil olmak üzere çalışan seyahat masrafları ,
- Alet ve ekipman alımı , ve
- Çalışanların ev ofis giderleri.
Sorumlu plan ayrıca, çalışanların fazla geri ödeme (izin verilen miktarların üzerinde olanlar) işverene iade etmelerini gerektiren bir prosedür içermelidir. Bir işveren, hesap verebilir bir plan oluşturup sürdürürse, çalışanların seyahat masraflarının vergiye tabi gelir olarak değerlendirilmesi gerekmez.
İzin Verilen Plan Gereklilikleri
IRS tarafından "hesap verebilir bir plan" olarak değerlendirilmek için, düzenlemeniz aşağıdakilerin tümünü içermelidir:
- Giderlerin bir iş bağlantısına sahip olması gerekir; Yani, bir çalışan olarak hizmet verirken ödenmiş veya ödenmiş olmalılar.
- Çalışan, makul bir süre içinde bu masraflar için işvereni yeterli şekilde hesaba geçirmelidir . Çalışanların, masraflar için tarih, saat, yer, tutar ve iş amacı da dahil olmak üzere bu harcamalar hakkında ayrıntılı bilgi vermelerini şart koşmanız gerekir.
- Koşullara bağlı olarak, çalışanın fazla ve makul bir süre zarfında fazla geri ödeme yapmasını talep etmeniz gerekir.
Bu şartların üçünün tamamı yerine getirilmezse, plan IRS tarafından hesap sorulmaz ve işçiye işçiye geri ödenen masraflar çalışan için vergilendirilir.
Fazla geri ödeme
Fazla geri ödeme, izin verilen miktarlardan daha yüksek geri ödeme tutarıdır. Çalışan, makul bir süre içinde fazla geri ödeme yapmazsa, bu fazla miktarlar çalışanlara vergilendirilebilir. En sık karşılaşılan durum, bir işçiye yolculuktan ayrılmadan önce bir avans verdiğiniz bir durumdur ve yolculuk sırasındaki harcamaları, ilerlemiş miktardan daha azdır.
Aşırı geri ödemelerin iadesi için makul bir süre, örneğin IRS tarafından belirlenir:
- Gider zamanından sonraki 30 gün içinde alınan avans
- Çalışan, ödeme yapıldıktan veya gerçekleştikten sonra 60 gün içinde yeterli bir harcama hesabı sağlar.
- Çalışan, ödenmesinden veya gerçekleştikten sonraki 120 gün içinde fazladan geri ödeme yapar.
- Çalışana, olağanüstü avanslar için iade veya yeterli muhasebe talebinde bulunan bir beyan (en az üç ayda bir) verilir ve çalışan, beyanı aldıktan sonra 120 gün içinde uygun olur.
IRS'ye Sorumlu Bir Plan Sunmak
Hayır, IRS'ye yazılı bir plan göndermeniz gerekmez. Ancak, masrafları için çalışanlara geri ödeme taleplerinizi tanımladığınızı kanıtlayabilmeniz gerekir. IRS'yi, hesap verebilir bir planın ne olduğunu anladığınızı ve işletmenizin gereksinimlerini karşıladığını anladığınızı göstermek için yazılı olarak bir şeye ihtiyacınız olacaktır.
Öncelikle, bu gereksinimleri çalışan politikanızın ve prosedürler kılavuzunuzun bir parçası olarak yazılı hale getirmeniz gerekir .
İkincisi, masrafları geri ödemeleri için çalışanlarla olan tüm işlemleri belgelendirmeli ve hesap verilebilir planın tüm şartlarının yerine getirildiğini gösteren kayıtları tutmalısınız.
Sorumlu Plan Etkileme ve İşletme Vergileri
Bu harcamaların hesap verebilir bir plan dahilinde yapılıp yapılmadığı, bu giderleri iş vergisi beyannamenizden mahsup etme yeteneğinizi doğrudan etkilemez. Ama yine de bu harcamaların işle ilgili olduğunu kanıtlamak için yeterli belgeleri sağlamalısınız .
Seyahat tazminatları için, örneğin, iş vergisi beyannamenizdeki ilgili satırdaki masrafı düşebilirsiniz. Örneğin, yemek ve eğlence masrafları için Çizelge C satırını 24b kullanın (tek mal sahipleri veya tek üyeli LLC'ler için).