Deneme Dengesini Hazırlama Adımları
Hesap çizelgenizdeki her açık defter hesabını hesap numarasına göre listeleyin. Hesap planını oluşturduğunuzda hesap numarası, hesaba atanan dört basamaklı sayı olmalıdır. Genel muhasebe hesabınızdan toplam borçlarınızı ve kredilerinizi listeleyin. Dört sütunlu bir tablonuz olmalı. Sütunlar hesap numarası, hesap adı, borç ve kredi olmalıdır.
Her açık defter hesabı için, deneme bakiyesini kullandığınız hesap dönemi için borçlarınızı ve kredilerinizi toplam olarak alın. Her bir hesap için toplamları uygun sütuna kaydedin. Borçlar ve krediler eşit değilse, genel muhasebe hesaplarında bir hata var demektir. Deneme bakiyesini düzenli aralıklarla çalıştırmak, en az ayda bir, herhangi bir sorunu hızlı ve kolay bir şekilde tanımlamanıza ve ortaya çıktığı anda bunları düzeltmenize yardımcı olur. Deneme bakiyesinin hazırlanması, şirketin fatura döngüsüne bağlı olmalıdır.
Henüz herhangi bir ayar girişi yapmayın. Deneme bakiyesi, herhangi bir ayarlama girişi yapmadan önce hazırlanır. İlk deneme bakiyesi, herhangi bir matematiksel hatayı tespit edip, kayıt girişlerini yapmadan veya muhasebe dönemine ait defterlerinizi kapatmaya başlamadan önce hazırlanır.
Dengesiz bir deneme bakiyeniz olduğunu fark ederseniz, diğer bir deyişle borçlar krediye eşit değildir, o zaman muhasebe sürecinde bir hata var demektir. Bu hatanın bulunması ve düzeltilmesi gerekiyor.
Bir hatayı bulmanın ilk adımı, matematiğinizi kontrol etmek için kredi ve borç sütunlarını tekrar eklemektir. Hala eklemiyorlarsa, daha küçük olan sütunu daha büyük olandan çıkarırlar ve eksik sütunu daha küçük sütunda ararlar. Bulursanız, hatayı buldunuz.
Deneme bakiyesinde bir hatayı takip etmek için başka standart teknikler vardır. Borçlar ve krediler eşit değilse, 2 rakamının eşitliğe eşit olarak ayrılıp ayrılmadığına bakın. Bunu yaparsa, bir hesap arayın, sütunun içinde yanlış bir hesap olup, aradaki farkın yarısına eşit olan daha büyük toplamla. Bunu bulursanız, hatayı buldunuz.
Başka bir teknik bir transpozisyon hatası bulmak için 9 numarayı kullanmaktır. 9 rakamı krediler ve borçlar arasındaki farkı eşit bir şekilde ayırırsa, bir aktarım hatası alırsınız. Aktarım hatasını bulmak için kredi ve banka girişlerinizi geri alın.
Deneme bakiyesini dengeleyebilecek diğer hataların örnekleri şunlardır:
- Denge bakiyesi hesaplamasında hesap defteri dahil değil
- Bileşik günlük girişinde hata yapma
- Deneme bakiyesi sütunlarında yanlış defter hesaplarının yapılması
- Muhasebe hesabı tutarlarının yanlış hesaplanması
- Bir muhasebe günlüğü girdisini yanlış genel muhasebe hesabına gönderme
Ek Hususlar
Bir günlük girişi yapamazsanız, deneme bakiyesinde bir hata olarak görünmez.
Finansal bir işlemi yanlış bir hesapta kaydederseniz, deneme bakiyesinde bir hata olarak görünmez.
Borç sütunundaki rakamı kredi sütunundaki numarayla aktarırsanız, deneme bakiyesinde görünmez.
Muhasebe günlüğü defterine muhasebe günlüğü girişi yapılmaması, deneme bakiyesinde görünmeyecektir.