Bir Kuyu Çalışması Toplantısı için 7 İpuçları
Bu sıkıcı toplantılara elveda deyin ve çalışanların ilgisini çeken ve motive eden etkili toplantıların nasıl yapılacağını öğrenin.
Etkili Toplantılar İçin 7 İpucu
Toplantı Hedefinin Kurulması
Bir toplantı uyarısı göndermeden ve takvime koymadan önce, bir toplantı düzenlemek ve hedefi belirlemek için neden kendinize sorun. Çalışanları yönetimdeki değişikliklere hızlandırmak için bir toplantı mı? Bir proje ile ilgili bir karar veriyor musunuz? Yeni bir iş stratejisi için beyin fırtınası mı? Yüz yüze tartışma ve etkileşim için bir odada çalışanları bir araya getirmenin amacınız için gerekli olduğundan emin olun; Toplantının amacı bir durum güncellemesiyse, belki de bir grup e-postası göndermek herkesin zamanının daha iyi bir kullanımıdır.
Toplantının amacını iletin
Başkalarını toplantınıza davet ederken, toplantının amacı hakkında net olun. Bu sadece odaklanmanızı sağlamakla kalmayacak, aynı zamanda çalışanların belgelerle ya da konuyla ilgili düşünceleriyle hazırlanan toplantıya katılmalarını sağlayacaktır.
Etkin bir toplantı için iletişim şarttır.
Katılımcılar hakkında seçici olun
Kimse kendileriyle veya işleriyle hiç bağlantısı olmayan bir toplantıya katılmayı takdir etmiyor. Orada kimin ve neden olması gerektiğini gerçekten belirle. Kimin girişine ihtiyacınız var? Hangi meslektaşların katılması ve konuyla ilgili soruları olması muhtemeldir?
Listenizde birileri sadece tartışılan şey hakkında bilgilendirilmeleri gerekiyorsa, onlara bir iyilik yapın ve onları listeden çıkarın. Takip eden bir e-posta ile kolayca güncellenebilir. Zaman değerlidir ve hiçbir işveren, çalışanların gereksiz toplantılara girmesini sağlayarak verimliliği olumsuz yönde etkilemek istemez.
Bir Toplantı Gündemi Oluşturmalısınız
Belirlenmiş bir toplantı gündemi olmadan bir toplantı yapmak, bir yelkenliye tırmanmak ve rüzgarın sizi gitmek istediğiniz yere götürmesini ümit etmek gibidir. Tam anlamıyla - denizde kaybolacaksın. Toplantı gündeminiz sizi nihai hedefinize yönlendirecektir. Tartışılacak konuları ve başkalarının katılması halinde her bir öğeyi ele alacak konuları dahil edin. Gündemi katılımcılara önceden e-postayla gönderin, böylece herkes ne bekleyeceğini ve hazırlanacağını bilir.
Planınıza Sopa
Tartışmanın raydan çıkarılması ve teğet konuların üzerine çıkması durumunda en iyi planlanmış toplantı bile yanlış gidecek. Bu nedenle toplantıların çoğu hedeflerine ulaşmakta başarısız oluyorlar - yolda kalmıyorlar. Toplantınızın başlangıcında, genel kurul toplantısının yanı sıra, gündeminizdeki her bir madde için temel kurallar ve belirlenen bir zaman dilimi oluşturun. Örneğin, “Bugün geldiğiniz için teşekkür ederim. Herkesin zamanı çok değerli ve bu toplantıyı bir saatten az bir süre tutmak benim amacım.
Elimizdeki eşyalara sadık kalacağız ve daha sonra başka konular hakkında tartışmalar yapalım. ”Tartışmayı tekelleştiren veya gündemde değil, konuların tanıtımını yapan herkesi eğlendirelim.
Onları Nişan Edin
Görsel araçlar, herkesi toplantıya odaklanmakta ve telefonlarına ya da saatlerine odaklanmamak için çok yol kat ederler. Gündemi, odanın önündeki bir Akıllı Tahtada yayınlayın. Proje bilgisayar kullanarak büyük bir ekran üzerine görseller; Gözlerini öne tutmak için her şey.
Toplantının özetlenmesi
Hiç bir toplantı bırakın ve meslektaşınızdan tamamen farklı bir paket var mı? Bu, 24 saat içinde bir takip e-posta ile toplantınızın gerçekleşmediğinden emin olun. Bir özet ekleyin, ele alınan önemli konuları, atanan görevleri ve son başvuru tarihlerini belirtin. Bunu zamanında göndermek, katılımcıların yanlış yöne gitmemesini sağlayacaktır.