Kaynak Belgedeki Önemli Bilgileri Öğrenin
Kaynak Belgeleri Neden Önemlidir?
Kaynak belge, finansal işlemin gerçekleştiğine dair kanıt olduğu için defter tutma ve muhasebe süreci için gereklidir.
Bir şirket denetlenirse, kaynak belgeler muhasebe muhasebesini ve genel muhasebeciyi tartışmasız bir denetim izi olarak yedekler.
Bir işletme için bir kaynak belge tutmak tıpkı kişisel vergileriniz için vergiden düşülebilir öğeler için makbuz tutmak gibidir. Vergileriniz denetlendiyse, bu satın alma işlemlerini yaptığınızı kanıtlar. Aynısı işiniz için de geçerlidir, ancak işinizde, yalnızca vergiden düşülebilir masraflar için makbuzları tutmazsınız. Her finansal işlem için orijinal belgeleri saklıyorsunuz.
Hangi Kaynak Belgelerin Sağlanması
Bir kaynak belge, işlemin miktarı, işlemin kime yapıldığı, işlemin amacı ve işlem tarihi gibi işlemin tüm temel gerçeklerini açıklar.
İşte ortak kaynak belgelere birkaç örnek:
- iptal edilmiş bir çek
- fatura
- yazarkasa makbuzu
- bilgisayar tarafından oluşturulan makbuz
- müşteri iadesi için kredi notu
- çalışan zaman kartı
- mevduat fişi
- satın alma emri
Kaynak Belgeleri Nasıl Tedavi Edilir
Kaynak belge, işlemin ardından mümkün olan en kısa zamanda uygun muhasebe günlüğüne kaydedilmelidir. Kayıttan sonra, tüm kaynak belgeler, gerektiğinde ve gerektiğinde alınabilecekleri bir sistemde dosyalanmalıdır.
Belirli durumlarda, söz konusu kaynak belgenin sizin kontrolünüzde kaldığını belirleyebilmek için gözetim zincirinin sağlanması bile önemli olabilir.
Kaynak Belgeler ve Fotokopiler
Çoğu durumda, kaynak belgelerin fotokopileri yasal olarak kabul edilebilir. Örneğin, Gelir İdaresi Hizmeti, 1997'den beri makbuzların fotokopilerini kabul etmiş, okunaklı oldukları, orijinalde mevcut olan tüm bilgileri içermesi ve tarama sürecinin sınırları dahilinde, bu bilgilerin, orijinal.
Satın alınan objeleri ve ödenen bedeli belirten ancak tedarikçinin adı olmadan taranan malzeme makbuzu uygun değildir. Orijinal makbuzdaki tüm bilgileri sunan, ancak Word veya Excel formatında yeniden yazılan bir belge de uygun değildir.
IRS standardı - orijinalin eksiksiz, okunaklı ve doğru bir şekilde çoğaltılması - birçok işletme ve devlet kurumlarında kullanılan aynı standarttır. Bununla birlikte, diğer kurumlar bu genel gereklilikleri ekliyor.
Örneğin, Washington Üniversitesi, yalnızca asgari 300 puntoluk yoğunlukta (dpi) taranan orijinal belge fotokopileri için ikame olarak kabul eder ve PDF veya TIFF formatlarında sunulur; JPEG fotokopileri kabul etmez.
Depolama işlemini kolaylaştırmak için muhasebe veya yasal belgeleri taramayı planlıyorsanız, kullanmayı planladığınız biçimde belgeleri kabul edeceklerinden emin olmak için ilgili kurumla kontrol edin.