İş kazanmak için telefon cevaplama ipuçları
1) Üçüncü zil sesinden önce gelen tüm telefon aramalarını cevaplayın.
2) Telefona cevap verdiğinizde, sıcak, hevesli ve profesyonel olun .
Telefondaki sesiniz bazen şirketinizin alacağı tek izlenimdir.
3) Telefona cevap verirken, arayanları kibarca karşılayın ve kendinizi ve kuruluşunuzu hemen tanımlayın. Örneğin, "Günaydın. Cypress Teknolojileri. Susan konuşuyor. Size nasıl yardımcı olabilirim?" Kimsenin böyle bir işe ulaşıp ulaşmadığını sorması gerekmeyecek.
4) Açık bir şekilde ifade edin, ses seviyesini ılımlı tutun ve telefonu cevaplarken yavaşça ve net bir şekilde konuşun, böylece arayanınız sizi kolayca anlayabilir.
( Başarı için ücretsiz Konuşma online ekoloji size daha profesyonel konuşmayı öğretecektir.)
5) Telefonu cevaplarken dilinizi kontrol edin. Argo veya buzzwords kullanmayın. Örneğin, "Tamam" veya "Sorun yok" demek yerine, "Kesinlikle", "Çok iyi" veya "Tamam" deyin. Eğer “uh huh”, “um” veya “like” veya “you know” gibi ifadeler gibi, konuşmacıları kullanan bir kişiyseniz, telefonla konuşurken bunları kullanmamaya dikkat edin. .
6) "Aşağı" bir günde bile, telefon cevaplarken olumlu olmak için sesinizi ve sözlüğünüzü eğitin. Örneğin, "Bilmiyorum" demek yerine, "Bunu senin için öğreneyim."
7) Telefon mesajlarını tamamen ve doğru bir şekilde alın.
Bir kişinin soyadı gibi, anlamadığınız veya hecelemediğiniz bir şey varsa, arayandan tekrar etmesini ya da sizin için yazmasını isteyin. Ardından mesajın hedeflenen alıcıya ulaştığından emin olun.
8) Tüm telefon görüşmelerinize bir iş günü içinde cevap verin. Bunu yeterince vurgulayamıyorum. Erken kuşu hatırlıyor musun? Erken arayıcı sözleşmeyi , satışı , problemi çözebilir ... ve işinizin dolaşımını istediğiniz olumlu izlenimini pekiştirir. Birkaç şey rahatsız edici iş arayanlara işten daha fazla ulaşmaya çalışan rahatsız ediyor.
9) Her zaman telefona cevap verirken onu beklemeye alma hakkını arayan kişiye sorun ve kişiyi beklemeye almayın. Her 30 ila 45 saniyede bir ilerleme raporları ile arayanları beklemeye alın. Mümkünse "Bu hat hala meşguldür. Mümkün müsade etmeye devam edersiniz, ya da ________ 'sizi geri çağırmalı mıyım?"
10) Kesinlikle gerekli olmadıkça bir hoparlör telefonu kullanmayın. Hoparlörlü telefonlar, arayan kişiye çağrısına tam olarak konsantre olmadığınız izlenimini verir ve görüşmesinin özel olmadığını düşünmesini sağlar. Bir konuşmacı telefonunu kullanmanın tek zamanı, sonunda sohbette bulunmak için birden fazla kişiye ihtiyaç duymanızdır. Bunu yapmadan önce onları hoparlöre koyabilirseniz arayan kişiye sorun.
11) Arama yapamadığınızda çağrıları cevaplamak için telesekreter veya telesekreter kullanıyorsanız, kaydedilen profesyonel bir mesajınız olduğundan emin olun, bu da # 3 ile aynı şeyi yapar ve arayanlara kayıt yapmadan önce ilgili diğer bilgileri verir onların mesajları. Sesli posta mesajınızı gerektiği gibi güncelleyin. Örneğin, işletmeniz bir tatil için kapatılacaksa, sesli posta mesajınızı söyleyin ve işletmenizin yeniden açılacağını söyleyin.
12) Ev tabanlı bir şirket çalıştırıyorsanız, diğer aile üyeleri de dahil olmak üzere telefonu aynı şekilde cevaplamak için herkese eğitim verin. Telefonunuzun profesyonel bir şekilde yanıtlanıp yanıtlanmadığını arayarak iş yerinizin telefonunun nasıl yanıtlandığını kontrol edin. Testi geçemezlerse, işinizdeki herkesin telefon çağrılarını doğru şekilde nasıl yanıtlayacağını bildiğinden emin olmak için bu "telefona nasıl cevap verilir" listesinin üzerinden gidin.
Ayrıca bakınız:
Gelen Telefon Görüşmeleri için Zaman Yönetimi İpuçları
İyi Müşteri Hizmeti için 8 Kural
İşiniz için Ağzınızın Olumlu Sözünü Edinmenin 10 Yolu
İşletmenizi Tanıtmak için 10 Düşük Maliyetli Yol