Doğru İş Telefonu Tebrik ile Telefonunuzu Cevaplayın.
Örneğin, telefona cevap verirken "Cypress Technologies. Susan konuşuyor. Nasıl yardımcı olabilirim?" Bu sadece arayan kişinin bir işletmeye ulaştığını bilmesine izin vermez, aynı zamanda soruyu cevaplamak için "Bu Cypress Teknolojileri mi?", Ve boşta kalma sohbeti gibi keşif sorularına zaman kazandırmak için ondan vazgeçer.
Konuştuğunuzda Düşün ve Öncelik Ver.
Çağrı şu anda veya daha sonra ele alınır mı? İşletmenin aldığı telefon görüşmelerinin çoğu, "Ne kadar geciktiriyorsunuz?" Gibi kolayca yanıtlanan hızlı soruları yanıtlıyor. Ancak diğerleri daha karmaşık ve zaman alıcı cevaplar içerir. Bu durumda, arayan kişiye söyleyin ve tartışmak için onu geri çağırmanın ne zaman uygun olacağını sorun.
Telefon Görüşmelerini Yolda Tutmak için Paraphraseing ve Özetleme kullanın.
Eğer telefonda sohbet etmek veya noktadan sapmak isteyen biriyle konuşuyorsanız, "O halde söylediklerini duyduğum şey ..." veya "Yani anahtar noktalar ..." gibi bir şey söyle veya "(özet yaz), söylediklerinizin adil bir özeti"? Sohbet etmeyi reddeden biriyle konuşmanın zorluğu.
Her Aracınızı, Sizin ve Arayanın Anlaştığınız Eylemin Özeti ile Kapatın
Bu, çoğu durumda yalnızca birkaç saniye sürecek olsa da, hatalardan ve iki kere kontrol etme gereğinden kaçınarak size çok fazla zaman kazandırabilir. Örneğin, bir müşteri ile bir görüşme yaptığınız bir görüşmeden sonra , "İyi" diyebilirsiniz.
Seninle ofisinde seninle buluşacağım (yarın saat 10'a kadar) ve birlikte örnekleri beraber geçireceğiz. ”
Telefonla Mesaj Panosunu Saklayın, böylece Arama Sırasında Ayrıntıları Kısıtlayabilirsiniz.
Bu sadece o zamanlar iyi bir zaman yönetimi değil, aramaya odaklanmanıza yardımcı olur, ancak belirli bir görüşmenin ayrıntılarını bulup / veya gözden geçirmeniz gerekiyorsa, zaman yönetimine yardımcı olur.
Müşterilerinize ve Müşterilerinize Email Seçeneği Verme
Birçoğu, e-posta adresinizin ne olduğunu bilseler bile, telefon etmekten ziyade sizinle iletişim kurmak için e-posta kullanacaktır. Varsa, şirketinizin e-posta adresinin kartvizitinizde ve web sitenizde öne çıktığından emin olun. E-posta adresleriniz varsa, mevcut müşterilerinize ve müşterilerinize e-posta gönderin, e-posta seçeneğini belirtin ve iletişimi iyileştirmenin bir yolu olarak sunun.
Telefonu Cevaplamak İçin Harcadığınız Süreyi Yönetmek için Teknolojiyi Kullanın
En azından, işletmenizde telesekreter ve telesekreter bulunmalıdır. Bunları uygun iş betikleriyle ayarlayın ve bunları ofis dışındayken ya da kesintisiz bir şekilde çalışmanız gerektiğinde sizin yerinize cevaplamak için kullanın. Ardından, her gün bu telefon mesajlarına cevap vermek için bir zaman planlayın. Zaman yönetimi açısından, telefon görüşmelerini birlikte gruplayarak değerli zaman kazanırsınız.
Ev Tabanlı Bir İşletmeyi Çalışıyorsanız, Ayrı Bir İş Telefonu veya Satırı Alın
Kendi "iş amaçlı" telesekreteri ve / veya sesli postası ile ikinci bir "yalnızca iş amaçlı" telefona sahip olmanız gerekir. Bu sadece daha profesyonel olmakla kalmaz, aynı zamanda mesajlar aracılığıyla beklemek ve hangilerinin işle ilgili olduğunu belirlemek için harcayacağınız zamandan tasarruf sağlar.
Bir Kişinin Her Zaman En İyisi Telefona Cevap Vermek
Bir makine almak ya da daha kötüsü, otomatik bir Etkileşimli Ses Yanıtı (IVR) sistemi, insanlar mesaj bırakmaya ya da geri arama yapmaya çalışmadıklarında işinize mal olacak gerçek bir kapanıştır. Gelen telefon görüşmelerini yanıtlamak gün içinde çok fazla zaman alıyorsa, telefonu cevaplamak için bir resepsiyon görevlisi veya profesyonel bir cevaplama servisini işe almayı düşünün. Bir başkasına sahip olmanın maliyeti, üretkenliğinizdeki artış ve daha iyi satışlarla dengelenebilir.
Sık Sorulan Sorular Yazılı Bir Komut Yazan Telefonunuz tarafından gönderildi.
Cevapları aramak zorunda kalmazsanız veya telefonu yanıtlarken belirli bir talebi nasıl yanıtlayacağınızı düşünürseniz sizi ve çalışanlarınızın zamanını size kazandırır.
Telefon İpuçları Özeti
Unutmayın, telefonun bir iş aracı olması gerekiyor, iş gününüze hükmedici bir müdahaleci değil. Bu zaman yönetimi ipuçlarına göre gelen telefon görüşmelerinizin ele alınması, zamanınızı daha iyi yönetmenize, üretkenliğinizi artırmanıza ve telefonunuzu doğru yerine koymanıza yardımcı olur - işinizi yürütmek yerine işletmenize yardımcı olur.