Giden telefon aramalarınızı nasıl daha verimli hale getirir ve daha az zaman harcarsınız
Ama ya konuşmak istediğimiz insanlarla konuşup konuşabilirsek, söylemek istediğimiz şeyi söyleyip devam edersek ne olur?
Ne kadar verimli olabileceğimizi ve başka şeyler yapmak için ne kadar zamana ihtiyacımız olacağını hayal edin.
Eh, yapabiliriz - ve tek yapılması gereken biraz önceden hazırlıktır.
Giden Çağrılar için Zaman Yönetimi Telefon İpuçları
- Tedarikçiler , düzenli müşteriler veya yükleniciler olsun , çoğumuz tekrar tekrar aynı kişileri ararız. İletişim bilgilerinizi zaman kazandıran detaylarla güncel tutun, böylece uygun olmayan kişilere ulaşmaya çalışmak için zaman kaybetmeyin.
Örneğin, ulaşmak istediğiniz belirli bir kişinin her gün 1'den 2'ye öğlen yemeğini aldığını biliyorsanız, neden bu süre boyunca onu aramak için zamanımı harcadım? - Telefonla aradığınız numaraları düzenli olarak programlayın. Bunu yapmayan insanlar tarafından hayrete düşüldüm, sayıları ararken ve onları yumruklamadığınız zamanlarda kaydettiğiniz zaman aynı derecede şaşırtıcı.
- Giden çağrılarınızı planlayın. Aramadan önce, aramanın ana amacını ve kapsamak istediğiniz temel noktaları not alın. Bu, telefonda bulunduğunuz noktaya sadık kalmanıza yardımcı olur ve gizlemek istediğiniz her şeyi kapsamanızı sağlar, arama sırasında zamandan tasarruf etmenizi sağlar ve bir şeyleri unuttuğunuz için tekrar aramak zorunda kalmazsınız.
- Rehber veritabanınıza giren birini çağırıyorsanız, aradığınızda, aradığınız kişi ile ilgili tüm bilgilere sahip olun. Bir masaüstü bilgisayar, bir mobil cihaz veya bir Rolodex kullanıyor olun, bu çağrı sırasında harika bir hafıza yardımcısıdır. Ayrıca, müşterinin kocasının adı gibi bir şeyi aramak zorunda kalmazsanız, arama sırasında not alma seçeneğiniz olur ve daha da fazla zaman kazanırsınız.
- Tabii ki, bir arama sırasında not almak (veya telefonda konuşurken başka bir şey yapmak) istiyorsanız, iyi bir hoparlör veya kulaklık gereklidir. Ellerini serbest bırakmak çok zaman alabilir.
- Birisinin telesekreterine veya sesli postasına ulaşırsanız , telefon numaranızı iki kez veren tam bir mesaj bırakın ve nedeninizi belirtin . Örneğin, "Bu Susan Ward (telefon numarası). Projeniz için tahmini tartışmak için arıyorum. Bu öğleden sonra bana (telefon numarası) ulaşabilirsiniz."
Numaranızı iki kez belirtmek, mesajın alıcısını mesajın doğru olarak alınmasını ve mesajı tekrar yazmadan yazılmasını sağlar. - Telefon zorlamalarına katılma . Birisine ulaşmaya çalıştığınız zaman ve yapmadıysanız, geri aramak cazip gelebilir - belki her yarım saatte! Ancak uygun bir mesaj bıraktıysanız, tekrarlanan mesajlar bırakarak (ve kişinin telesekreterini veya sesli mesajını dolduruyor) zamanınızı harcamaya gerek yoktur. Aramak için aradığınız kişiye, bir sonraki iş gününe kadar geri aramak için makul bir süre verin.
- Telefon görüşmelerinizi planlayın ve mümkünse hepsini tek bir blok halinde bir araya getirin. Çoğumuz çoklu görevlerde bu kadar iyi değil ve bir görevden diğerine geri döndüğümüzde çok fazla verimlilik kaybediyoruz. Yani, belirli bir günde bir düzine çağrınız varsa, hepsini bir saat içinde bir ya da iki yapmaktan daha verimli hale getirmek ve daha sonra bir saat sonra üç kez daha arama yapmak ve daha sonra iki 45 dakika daha etkilidir.
- Mümkünse giden telefon görüşmelerinizi yapın. Hızlı bir çağrı olmayacaksa, önce birisini aradığınızda, kendinizi tanıtın, neden aradığınızı söyleyin ve sonra konuşmak için uygun bir zaman olup olmadığını veya tartışmak için bir zaman ayırmayı tercih edip edemeyeceğini sorun. . O zaman onu o sırada arayacağınızı söyleyin. Bu, yalnızca sizi zamandan tasarruf etmekle kalmaz, aynı zamanda kişiyi aradığınızda zaman kazanamazsınız, çünkü her ikiniz de orijinal olarak aradığınız konuyu tartışmaya hazır olursunuz.
- Mümkünse, giden telefonlarınızı "prime time" da yapın. Araştırmalar, sabah saatlerinde daha fazla kişinin ofislerinde olduğunu ve sabah 8 ile 11:00 arasında ulaşılabileceğini gösterdi.